Digital søk kunngjøring prosess (EHF)
Prosess for å søke etter interessante kunngjøringer. Dersom søk får treff i publiseringsdatabasen returneres aktuelle kunngjøringer til leverandør.
Prosess Definisjon Dokument (PDD) DFØ ANS
1. Informasjon
| Prosess navn | Digital søk kunngjøring prosess |
|---|---|
| Prosess ID | X.3.1.4 Søk på kunngjøringer |
| Organisasjon | DFØ-ANS |
| Prosess eier | |
| Henvendelser | Jan Mærøe |
2. Historikk
| Versjon | Dato | Endring | Forfatter/Rolle |
|---|---|---|---|
| 1.0 | 2020.08.17 | Dokument etablert | Petter Vinje |
| 1.0 | 2023.10.20 | Tekst endring | Jan Mærøe |
3. Om prosessen
I denne prosessen søker leverandør sitt system etter interessant kunngjøringer. Dersom søk får treff i publiseringsdatabasen returneres aktuell kunngjøringer til leverandør.
4. Bruk av KI/AI
Hvis du har kompetanse på kunstig intelligens (KI) / artificial intelligence (AI), og ser muligheter for å forbedre denne prosessen ytterligere, vil vi gjerne ha en tilbakemelding/innspill fra deg om hvordan det kan gjøres.
Innspill sendes til EHF@dfo.no. Merk melding med KI + navn på prosessen. Når vi mottar innspill, gjennomgår vi dem og legger dem inn fortløpende i den aktuelle prosessdefinisjonen.
5. Brukere og deres behov
Leverandør trenger prosesser når han skal søke i publiseringsdatabaser.
6. Formål
Sikre at leverandøren til enhver tid kan få oversikt over kunngjøringer som er interessante.
7. Mål
Automatisert innhenting av kunngjøringer.
8. Fordeler/gevinster
Oppdragsgiver: Flest mulig leverandører får se kunngjøringen når den publiseres vil kunne bidra til økt antall tilbydere i hver konkurranse.
Leverandør:
- Effektiv måte å få oversikt over alle offentlige anskaffelser – sparer tid og ressurser.
- Leverandør kan gjenbruke informasjon fra kunngjøringen i neste prosess – sikrer riktig informasjonsflyt og økt effektivitet i mottakende prosess.
Samfunnsgevinst: Enten redusert bruk av ressurser og/eller økt produktivitet - utføre andre/flere oppgaver
9. Definisjoner/forkortelser
Nei
10. Utløsere og forutsetninger
Behov for nye kontrakter
11. Input og leverandører
| Input | Avleverende prosess | Leverandør/avsender - organisasjon | Referanse |
|---|---|---|---|
| Kunngjøringen | EHF kunngjøring prosess | Publiseringsdatabaser som Doffin og TED | |
12. Deltakere
| Organisasjon | Rolle | Forkortelser | Kommentarer |
|---|---|---|---|
| Oppdragsgiver | O | O brukes når du bare vil spesifisere at disse aktivitetene utføres av en oppdragsgiver. | |
| Oppdragsgiver person | Person/rolle | O-per | O-per brukes når du vil spesifisere at denne aktiviteten utføres av en person hos kjøperen, uten å måtte spesifisere en rolle. |
| Oppdragsgiver | System | O-sys | O-sys brukes når du vil angi at aktiviteten utføres av kjøperens system. |
| Leverandør | L | L - Indikerer at aktivitet utføres av en leverandørorganisasjon. | |
| Leverandør | Person | L-per | L-per Indikerer at aktiviteten utføres av en person i leverandørorganisasjonen |
| Leverandør | System | L-sys | Indikerer at aktiviteten utføres av systemet i leverandørorganisasjonen |
| Systemleverandør | S | S brukes når det er behov for å indikere at aktiviteten utføres av en tjenesteleverandør. Det er som regel ikke nødvendig å spesifisere hvilken rolle systemleverandørens aktivitet utfører. |
13. Prosessdiagram
14. Aktiviteter
| ID | Aktiviteter | Ansvar | Beskrivelse |
KP (x) |
Kommentar |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Systemsøk i publiseringsdatabasebasert på CPV-koder | L-sys | ||||
| 2. Send forespørsel om kunngjøringer | L-sys | ||||
| 3. Søk i databasen og samle alle kunngjøringer relatert til CPV | Pub | ||||
| 4. Organiser kunngjøringer og pakk de sammen i forsendelsekontainer | Pub | ||||
| 5. Motta alle kunngjøringer som tilhører CPV gruppe | L-sys | ||||
15. Sjekkpunkter
| Akt. nr. | Hva som skal kontrolleres, måles | Hvordan det skal gjøres | Hvorfor det er nødvendig |
|---|---|---|---|
| Nei |
16. Output og bruker
| Output | Mottakende prosess: Navn på prosess. Dersom prosessen har et navn og en ID sett inn dette. | Mottaker/bruker | Referanse |
|---|---|---|---|
| Kunngjøring vist i leverandør system | Enten EHF vis interesse proses eller EHF utsendelse av anskaffelsedokumet prosess | Leverandør | |
17. Sluttkriterier
Nei
18. Unntak og alternativer
| Hvor | Unntak - betingelser og endring |
|---|---|
| Nei |
19. Risiko
| Aktivitet | Risiko | Sannsynlighet | Alvorlighet | Metode for å forebygge | Tiltak hvis risiko oppstår |
|---|---|---|---|---|---|
| Ingen |
20: Behov for støtte
| Aktivitet | Risiko | Sannsynlighet | Alvorlighet | Metode for å forebygge | Tiltak hvis risiko oppstår |
|---|---|---|---|---|---|
| Ingen |
21. Kobling til spesifikasjoner (EHF / PEPPOL BIS)
Peppol BIS: https://docs.peppol.eu/pracc/
22. Ytterligere informasjon
Nei
23. Vedlegg
Nei
Kontakt
e-post: ehf [at] dfo.no (ehf[at]dfo[dot]no)