Digital utsendelse av anskaffelsesdokument prosess (EHF)

Leverandør sender en forespørsel om oppdragsgiver kan sende anskaffelsesdokumentene til sitt system. Oppdragsgivers system sender dokumentene til leverandøren. Leverandør system bekrefter mottak av dokumentene.   

Prosess Definisjon Dokument (PDD) DFØ ANS

1. Informasjon

Prosess navn Digital utsendelse av anskaffelsesdokument prosess 
Prosess ID X.3.1.6 Tilgjengeliggjøre/sende anskaffelsesdokumenter 
Organisasjon DFØ-ANS
Prosess eier  
Henvendelser Jan Mærøe

2. Historikk

Versjon Dato Endring Forfatter/Rolle
1.0 2020.08.19 Dokument etablert Petter Vinje
1.0 2023.10.20 Tekstredigering Jan Mærøe
       
       

3. Om prosessen

EHF utsendelse av anskaffelsedokumenter prosess, er en prosess hvor leverandør sender en forespørsel om oppdragsgiver kan sende anskaffelsesdokumentene til sitt system. Oppdragsgivers system sender anskaffelsedokumentene til leverandøren. Leverandør system bekrefter mottak av anskaffelsedokumentene.   

4. Bruk av KI/AI

Hvis du har kompetanse på kunstig intelligens (KI) / artificial intelligence (AI), og ser muligheter for å forbedre denne prosessen ytterligere, vil vi gjerne ha en tilbakemelding/innspill fra deg om hvordan det kan gjøres.

Innspill sendes til EHF@dfo.no. Merk melding med KI + navn på prosessen. Når vi mottar innspill, gjennomgår vi dem og legger dem inn fortløpende i den aktuelle prosessdefinisjonen.

 5. Brukere og deres behov 

Leverandør har behov for å få informasjon som er maskinlesbart.  

Oppdragsgiver trenger prosessen for å effektiv sende ut anskaffelsedokumenter i maskinlesbart format til riktig leverandør(er).  

6. Formål

Høyne kvalitet på informasjonsinnhold. Samt tilrettelegge for at leverandør kan effektivisere sine prosesser.

7. Mål

Få en mest mulig optimal prosess som kan stimulere til økt deltakelse.  

8. Fordeler/gevinster

Leverandør:

  • Enklere å besvare en anskaffelse. 
  • Mer effektive prosesser – spare tid og ressurser.  
  • Sannsynligheten for å vinne anskaffelser øker.  

Oppdragsgiver

  • Sikre at leverandør mottar og gir riktig informasjon.  
  • Mer effektive prosesser – spare tid og ressurser.  
  • Sikrer økt kvalitet og effektivitet i mottakende prosess(innleveringsprosessen). 

Samfunnsgevinst: Enten redusert bruk av ressurser og/eller økt produktivitet - utføre andre/flere oppgaver

9. Definisjoner/forkortelser

Nei

10. Utløsere og forutsetninger

Trigger

Har lest kunngjøringen som de finner interessant.

Andre forutsetninger

Må ha system som kan motta standard format.

​​11. Input og leverandører

Input Avgivende prosess  Leverandør av input Referanse
Kunngjøringen   Doffin/TED   
       

12. Deltakere

Beskrivelse av roller

Organisasjon Rolle Forkortelser Kommentarer
Oppdragsgiver  System O-sys   
Leverandør Person L-per   
Leverandør System L-sys   
       

13. Prosessdiagram

EHF utsendelse av anskaffelsesdokumenter
pdf 86.79 KB

14. Aktiviteter

IDAktiviteterAnsvarBeskrivelseKP (x)Kommentar
 1. Legg inn kunngjøringsreferanse i system for å kunne be om riktige dokumenter for anskaffelsen L-per   
 2. Forespørsel om anskaffelsedokumenter sent L-sys    
 3. Sjekk kunngjøringsreferanse og klargjør de aktuelle dokumenter for sendingO-sys  Legg inn standard klassifiseringskode UNSPSC for varer og tjenester EHF forespørselskatalog
 4. Motta anskaffelsedokumenterL-sys    
 5. Klargjør bekreftelse på mottatt forsendelseL-sys   
 6. Bekreftelse sent L-sys   
 7. Lagre mottaksbekreftelseO-sys   
      

15. Sjekkpunkter

Akt. nr. Hva som skal kontrolleres, måles Hvordan det skal gjøres Hvorfor det er nødvendig
Nei      

16. Output og bruker

Output Mottakende prosess: Mottaker/bruker Referanse
Mottatt anskaffelsesdokumenter    Leverandør  
       

17. Sluttkriterier

Nei

18. Unntak og alternativer 

Hvor Unntak - betingelser og endring
Nei  

​​​​​​19. Risiko

AktivitetRisikoSannsynlighetAlvorlighetMetode for å forebyggeTiltak hvis risiko oppstår
Ingen     

20: Behov for støtte

Støtte Forklaring/Lenker
Behov for prosessopplæring og systemopplæring.    
   

21. Kobling til spesifikasjoner (EHF / PEPPOL BIS)

Lenke: 

https://peppol.org/documentation/technical-documentation/pre-award-documentation/

22. Ytterligere informasjon 

Nei

23. Vedlegg

Nei

Oppdatert: 12. januar 2024

Kontakt

  • ehf [at] dfo.no (ehf[at]dfo[dot]no)

Fant du det du lette etter?

Nei

Det beklager vi!

Tilbakemeldingen din er anonym og vil ikke bli besvart. Vi bruker den til å forbedre nettsidene. Hvis du vil ha svar fra oss, ta kontakt på telefon, e-post eller kundesenter på nett.