X.6.1.2.1 Analysere implementering av bestillingsløsning
I analyseprosessen kartlegges og analyseres dagens prosesser og nåsituasjon for kontraktsoppfølgning. Med det som utgangspunkt defineres fremtidig/ønsket situasjon (målbildet) og endringsbehov kartlegges.
Prosess Definisjon Dokument (PDD) DFØ ANS
1. Informasjon
| ID og navn | X.6.1.2.1 Analysere implementering av bestillingsløsning |
| EHF prosess | |
| Organisasjon | DFØ-ANS |
| Prosess eier | |
| Henvendelser | Jan Mærøe |
2. Historikk
| Versjon | Dato | Endring | Forfatter/Rolle |
|---|---|---|---|
| 1.0 | 2021.02.22 | Dokument etablert | Petter Vinje |
3. Definisjoner/forkortelser
System: Er i denne sammenheng det helhetlige samspillet mellom alle ressurser som kreves for å bruke og nyttiggjøre seg av den digitale løsningen: Mennesker, teknologi (it-systemer), metoder (prosesser, prosedyrer), målesystemer (KPI, rapporter, bruk av rapporter), arbeidsmiljø (fysisk, psykisk), informasjon, etc.
Endringsledelse: Planlegging, organisering, ledelse og kontroll med de aktiviteter som må utføres for å få til endringene som kreves for å realisere de planlagte gevinstene.
4. Om prosessen
I analyseprosessen kartlegges og analyseres dagens prosesser og nåsituasjon for kontraktsoppfølgning. Med det som utgangspunkt defineres fremtidig/ønsket situasjon (målbildet) og endringsbehov kartlegges. Prosessen avsluttes med en rapport som beskriver funn og anbefalinger til implementering og forvaltning av bestillingsløsning. Analysefasen kan også benyttes i generelt forbedringsarbeid.
5. Brukere og bruksområde
Oppdragsgiver: Har behov for prosessen når de skal velge og implementere ny bestillingsløsning. Aktiviteter i analyseprosessen som utføres i forbindelse med kartlegging av prosess, nåsituasjon, identifisere endringsbehov kan også benyttes som et ledd i internevaluering og forbedringsarbeid.
Leverandører: Når oppdragsgiver benytter et digitalt system må leverandør også benytte et digital system for å kunne sende og motta meldinger – samhandle med oppdragsgiver. I den sammenheng vil leverandøren også kunne benytte prosessdefinisjonen (PDD) i forbedring av egne prosesser.
6. Formål
Implementering, gevinstrealisering og forvaltning av bestillingsløsning forutsetter at virksomheten har de nødvendig kunnskaper for å lykkes med det. Hensikten med denne prosessen er å gi virksomheten en metode for å samle inn og bruke de kunnskaper som kreves for lykkes med prosjektet.
7. Mål
- Sikre at alle som deltar blir informert og involvert så tidlig som mulig. Tidlig involvering er motiverende i tillegg til at det gjør det enklere for deltakerne å forstå og planlegge hvordan de skal bidra.
- Sikre felles forståelse. Analyse, implementering og forvaltning forutsetter et effektiv samarbeid som igjen forutsetter at alle har samme forståelse for hva, hvorfor, hvordan, når, hvem, etc. Tidlig informasjon og involvering sikrer dette.
- Fremskaffe et best mulig fakta/kunnskapsgrunnlag for planlegging og implementering av bestillingsløsning. Mangelfull kunnskap/forståelse i planleggingen er en av de vanligste årsakene til at prosjekter ikke lykkes.
8. Gevinster
Oppdragsgiver: Ved å benytte denne prosessen vill det bli enklere for prosjektleder å planlegge og gjennomføre prosjektet på en god og effektiv måte. Enklere for de som skal delta i prosjektet å forstå og gjøre det som kreves. Brukerne av bestillingsløsning vil oppleve god tilrettelegging og støtte ved innføring og bruk av løsning. Ledelsen vil oppleve at alle de viktige prosessen blir etablert og fulgt. At målene nås og gevinster realiseres.
Leverandør: God tilgang til informasjon om hva oppdragsgiver forventer av leverandør når ny prosess og system er implementert hos oppdragsgiver. Enklere å tilrettelegge egne prosesser for god digital samhandling. Kan benyttes i eget forbedringsarbeid.
Systemleverandører: Vil oppleve at samarbeidet i alle faser av prosjektet blir enklere. Enklere å synliggjøre løsningens fordeler/gevinster. Styrker kunderelasjonen.
Samfunn: Bidrar til spredning av ønsket praksis for implementering og forvaltning av bestillingsløsning i kontraktsoppfølgning. Som igjen vil bidra til forbedring av kontraktsgjennomføringsprosessen. Med tanke på hvor viktig kontraktsoppfølgingsprosessen er. Hvor avhengig den er av bestillingsløsning. Og hvor mange som er avhengig av prosessen. Vil en riktig og effektiv digitalisering av kontraktsoppfølgingsprosessen gi en stor samfunnsøkonomisk gevinst.
9. Startkriterier/forutsetninger
| Trigger |
Prosessen begynner med at bestillingsløsning er anskaffet. |
|---|---|
| Andre forutsetninger |
>Prosjektet bør være forankret i virksomhetens mål og strategi for digitalisering og/eller anskaffelser. >Må ha gjennomført et grundig forarbeid – kartlegging av nåsituasjon, ønsket situasjon, etc. Dersom dette ikke er gjort, må dette gjøres i prosessen, se aktivitetene 9-12 i prosessdiagram, og pkt. 13 beskrivelse av aktiviteter. |
10. Input og leverandører
| Input | Avgivende prosess: | Leverandør av input | Referanse |
|---|---|---|---|
| Løsning er anskaffet | Ledergruppen | ||
11. Deltakere
| Organisasjon | Rolle | Forkortelser | Kommentarer |
|---|---|---|---|
| Oppdragsgiver | O | O benyttes når man kun ønsker å angi at denne aktivitetene utføres av oppdragsgiver. | |
| Oppdragsgiver | Ledergruppe | O-LG | |
| Oppdragsgiver | Prosjektleder | O-PL | |
| Oppdragsgiver | Prosjektdeltakere | O-PD | IT-avdeling, linjeleder, økonomi, HR, o.l. |
| Oppdragsgiver | Prosesseier | O-PE | Den som har ansvaret for prosessen. Alle virksomheter har ikke prosesseiere. Bør vurderes. |
| Oppdragsgiver | Innkjøper | O-IN | Person som leder innkjøpsprosessen. |
| Oppdragsgiver | E-handelsansvarlig | O-EH | Ansvarlig for forvaltningsprosessen. Kontroll og tilgjengeliggjøring av avtale avropsmetode, herunder kontroll og godkjenning og distribusjon av katalog, punch-out, mm. |
| Leverandør | L | Angir at aktivitet utføres av en leverandørorganisasjon. | |
| Systemleverandør | SL | SL benyttes når det er behov for å angi at aktiviteten utføres av en systemleverandør. Som regel er det ikke behov for å angi hvilke rolle som utfører aktiviteten hos systemleverandør. | |
12. Prosessdiagram
Dersom du har Visio og ønsker å bruke/redigere diagrammet.
- Høyre-klikke på diagrammet
- Klikk "Visio-objekt"
- Klikk "Rediger" eller Åpne" diagram i Visio.
13. Aktiviteter
| ID | Aktiviteter i prosesskart | Ansvar | Aktivitetsbeskrivelse | KP (x) | Kommentar |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Avklare om det er tilstrekkelig informasjon og forankring for å utarbeide plan – O. | O-PL | Dersom du har tilstrekkelig informasjon, forankring og mandat kan du gå til aktivitet nr. 5. Hvis ikke må du utføre aktivitet 2, 3 og 4. | |||
| 2. Skaffe informasjon og/eller utforme forslag til mandat – O. | O-PL | ||||
| 3. Forberede og gjennomføre presentasjon av mandat for ledelsen i virksomheten – O. | O-PL | ||||
| 4. Godkjenne mandat – O. | O-LG | ||||
| 5. Lage prosjektplan – D. | O-PL | Se aktivitet nr. 1 | |||
| 6. Godkjenne prosjektplan – O. | O-LG | ||||
| 7. Forberede kick-off – O. | O-PL | ||||
| 8. Gjennomføre Kick/off – O. | O-PL | ||||
| 9. Lage og (foredle) AS-IS prosessmodell – D. | O-PE eller O-PD | >Kartlegging av prosesser og bruk av BPMN 2.0. | Dersom man ikke har prosesseier, er det naturlig at en av prosjektdeltakerne med kompetanse i prosesskartlegging gjør det. Alternativ får ekstern bistand. | ||
| 10. Kartlegge og analysere nåsituasjon for AS-IS prosessmodell – D. | O-PL | >Se veileder over. | I aktivitet nr. 9 kartlegges aktivitetene. Mens i denne aktivitetene kartlegges og analyseres situasjonen når vi utfører disse aktivitetene. For eksempel: Hva er bra som bør videreføres? Hva er problematisk – som må løses i en ny løsning? Hva kan forbedres med bruk av ny løsning? Etc. | ||
| 11. Definere fremtidig situasjon – målbildet – D. | O-PL | Prøve å beskrive situasjonen når løsning er implementert. For hvem er dette en fordel? For hvem er dette en ulempe? Hvordan må/ønsker vi at situasjonen skal være med ny løsning? | |||
| 12. Beskrive TO-BE prosessmodell og roller. Benytte eksisterende rollebeskrivelser eller lage nye – D. | O-PE O-PD | >Lenke til rollebeskrivelse. | Basert på beskrivelse av fremtidig situasjon, må prosessen defineres som grunnlag for utarbeidelse av rollebeskrivelser og opplæring. | ||
| 13. Kartlegge virksomhetens avdelinger/divisjoner som skal ta systemer/verktøy i bruk og hvilke roller som skal dekkes med hvilke personer – O. | O-PD | Benytt rollebeskrivelsene utarbeidet i aktivitet nr. 12. | |||
| 14. Kartlegge virksomhetens leveransepunkter og identifiser disse med en maskinlesbar unik identifikator (eks. GLN) – O. | O-PD | >Sjekk i GS1 systemet om dine leveringspunkter er opprettet av en leverandør allerede. Sørg i tilfelle for å ta over eierskapet av disse. | Må kartlegge hvilke leveransepunkter dere har og sjekke ut at de stemmer. Dersom det er besluttet at virksomheten skal lage sin egne unike identifikatorer må disse knyttes mot leveransestedene. Det er viktig at denne listen holdes oppdatert og ved endring at det kommuniseres ut til leverandører. Dersom det er besluttet å kjøpe en GLN nummerserie fra GS1 Norge. Bestill nye GLN nummer og knytt disse mot leveringspunktene. Dette videreformidles til leverandørene slik at de får lagt det inn i sine systemer, knyttet til riktig kundenummer. er Leverandør informeres om endringer av GS1 systemet. | ||
| 15. Kartlegge og analysere gap – forskjellen på as-is og to-be. Kartlegger endringsbehov og behov for use case – D. | O-PL | >Veileder kommer. | Det er veldig viktig å kartlegge alle endringsbehov, ikke bare det tekniske. | ||
| 16. Definere områder for måling (KPI) for alle avdelinger. Etablere måltall per avdeling og informere om rapporteringsrutiner – O. | O-PD | Mulige kilder for informasjon: HR-system, organisasjonskart og økonomisystem for å finne fullmaktsstruktur. | |||
| 17. Skrive analyserapport – O. | O-PL | Lenke til veileder kommer. Se aktivitet nr. 9. | Rapporten er viktig fordi den sikrer et felles forståelse, målbilde og godt grunnlag for planlegging av implementering og forvaltning. | ||
| 18. Kvalitetssikre analyserapport – O. | O-PL | ||||
| 19. Presentere analyserapport for ledelsen – O. | O-PL | ||||
| 20. Godkjenne analyserapport – O. | O-LG | ||||
14. Kontrollpunkter og målinger
| Aktivitet nr. | Hva som skal kontrolleres, måles | Hvordan det skal gjøres | Hvorfor det er nødvendig |
|---|---|---|---|
| Nei | |||
15. Output og mottaker/bruker
| Output | Mottakende prosess | Mottaker/bruker | Referanse |
|---|---|---|---|
| Analyserapporten | >Ledelsesprosess >X5122 Implementere digital løsning i kontraktsoppfølging | >Ledergruppen >Deltakere i implementeringsprosess | |
| Rollebeskrivelser | >Rekrutteringsprosessen >Opplæringsprosessen >Ledelse (veiledning og coaching) | >HR >Ledergruppen og linjeledere | Lenke til veileder og sjekkliste til prosess for implementering og forvaltning av bestillingsløsning |
16. Sluttkriterier
Nei
17. Unntak/spesielle hensyn
Vi anbefaler alle å ta utgangspunkt i prosessdefinisjonen når prosjekter skal planlegges: Gå gjennom hver enkelt aktivitet for å diskutere og avklare om det er behov for aktiviteten eller ikke, hvem som er ansvarlig, hvordan den skal gjennomføres, hvor lang tid man antar det vil ta. Etc. En slik gjennomgang vil sikre at alle utvikler en felles forståelse for prosjektet og ens egen rolle og bidrag i det.
| Del-prosess, aktivitet | Unntak/hensyn |
|---|---|
| Dersom ledergruppen har besluttet implementering | Kan man hoppe over aktivitet 1-4, starte planleggingen i aktivitet 5. Lage prosjektplan |
| Aktivitet 18-21 | Må vurdere omfang og behov. I noen tilfeller kan det være tilstrekkelig med informasjon om status, videre arbeid. I andre tilfeller kan det være nødvendig å avsette ekstra tid på informasjon, forankring, avklaringer og beslutninger. Det er viktig at alle spørsmål besvares og alle avklaringer tas før man begynner implementering. |
18. Risiko
| Risiko | Sannsynlighet | Alvorlighet | Metode | Tiltak |
| Ikke fulgt definert analysefase. | Medium | Stor | Sikre at prosjektet følger analysefasen som er definert. | Benytte denne prosessbeskrivelse for å avdekke hvor det er feil, mangler og rette opp. |
19: Behov for støtte
| Støtte | Forklaring/Lenker |
|---|---|
| Nei | |
20. Tilleggsinformasjon
Nei
21. Vedlegg
Nei
Kontakt
- ehf [at] dfo.no (ehf[at]dfo[dot]no)