Digital eBevis prosess
eBevis eller «Hente bevis» er en prosess der oppdragsgiver digitalt og i sanntid kan innhente bevis/dokumentasjon fra leverandører relatert til den spesifikke anskaffelsen.
Prosess Definisjon Dokument (PDD) DFØ ANS
1. Informasjon
| Prosess navn | Digital eBevis prosess |
|---|---|
| Prosess ID | X.3.2.4 Vurder kvalifikasjoner basert på leverandørens utfyllelse av ESPD/egenerklæring og andre anskaffelsesdokumenter |
| Organisasjon | DFØ-ANS |
| Prosess eier | |
| Henvendelser | Jan Mærøe |
2. Historikk
| Versjon | Dato | Endring | Forfatter/Rolle |
|---|---|---|---|
| 1.0 | 2020.06.03 | Dokument opprettet | Jan Mærøe |
| 1.0 | 2023.10.20 | Tekstredigering | Jan Mærøe |
3. Om prosessen
eBevis eller «Hente bevis» er en prosess der oppdragsgiver digitalt og i sanntid kan innhente bevis/dokumentasjon fra leverandører relatert til den spesifikke anskaffelsen.
Bevisene/dokumentasjonen kan gjelde avvisningsgrunner eller kvalifikasjonskrav enten i kvalifikasjons- eller i kontraktsoppfølgningsfasen. Mange av bevisene/dokumentasjonen er basert på det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD). Beviskilden kan både være offentlige databaser, sertifiseringsdatabaser eller leverandørspesifikke baser.
4. Bruk av KI/AI
Hvis du har kompetanse på kunstig intelligens (KI) / artificial intelligence (AI), og ser muligheter for å forbedre denne prosessen ytterligere, vil vi gjerne ha en tilbakemelding/innspill fra deg om hvordan det kan gjøres.
Innspill sendes til EHF@dfo.no. Merk melding med KI + navn på prosessen. Når vi mottar innspill, gjennomgår vi dem og legger dem inn fortløpende i den aktuelle prosessdefinisjonen.
5. Brukere og deres behov
Brukere: Kan brukes av offentlige oppdragsgivere ved alle former for anskaffelsesprosedyre.
Bruksområde: Kan brukes over og under terskelverdi. Kan brukes både ved konkurransegjennomføring/kvalifisering og ved kontraktsoppfølging.
6. Formål
Hovedformålet er at du skal kontrollere dokumentasjon på at leverandører er kvalifisert jf. LOA/FOA.
7. Mål
At oppdragsgiver henter inn informasjonen som det offentlige har ansvar for kun én gang etter “once-only-prinsippet”
8. Fordeler/gevinster
Oppdragsgiver: Forenkle og effektivisere innhenting av bevis i anskaffelsesprosessen. Sikre at oppdragsgivers bevisinnhentingsprosess er i henhold til LOA/FOA. Redusert mulighet for at leverandører kan forfalske dokumenter – hentes direkte fra kilden. Enklere dokumentasjonsprosess. Enklere å gjenbruke maskinlesbar informasjon. Enklere kontraktsoppfølging.
Leverandør: Redusere arbeidsbelastning for leverandør ved at oppdragsgiver henter inn dokumentasjon selv fra offentlige eller andre databaser. Enklere for leverandør å formidle leverandørspesifikke beviser.
Systemleverandør: Tilby markedet nye tjenester.
Samfunn: Forebygge arbeidslivskriminalitet. Betydelig effektiviseringsgevinst. Stimulere til seriøsitet i markedet. Enklere kontraktsoppfølging.
Samfunnsgevinst: Enten redusert bruk av ressurser og/eller økt produktivitet – utføre andre/flere oppgaver
9. Definisjoner/forkortelser
Nei
10. Utløsere og forutsetninger
| Trigger |
>Melding eller manuell start. eBevis er en del av kvalifiseringsprosessen og kontraktsoppfølgingsprosessen. For DPS vil prosessen trigges automatisk. For andre anskaffelsesprosedyrer vil det være en person eller system som setter i gang eBevis-prosessen. >Systemteknisk/tidsintervall. eBevis kan også trigges basert på tidsintervall som en del av kontraktsoppfølgingsprosessen. Triggeren vil mest sannsynlig være definert i KGV basert på en risikovurdering per anskaffelse. |
|---|---|
| Andre forutsetninger |
>EHF ESPD/EHF egenerklæringsskjema skal være fylt ut |
11. Input og leverandører
| Input | Avleverende prosess: Navn på prosess + ID dersom den er definert og navngitt. Hvis ikke, la den stå tom | Leverandør/avsender - organisasjon | Referanse |
|---|---|---|---|
| EHF ESPD; EHF egenerklæring | Innlevering av tilbud og kontraktsoppfølgingsprosessen | Leverandør | |
12. Deltakere
| Organisasjon | Rolle | Forkortelser | Kommentarer |
|---|---|---|---|
| Oppdragsgiver | O | O brukes når du bare vil spesifisere at disse aktivitetene utføres av en oppdragsgiver. | |
| Oppdragsgiver person | Person/rolle | O-per | O-per brukes når du vil spesifisere at denne aktiviteten utføres av en person hos kjøperen, uten å måtte spesifisere en rolle. |
| Oppdragsgiver | System | O-sys | O-sys brukes når du vil angi at aktiviteten utføres av kjøperens system. |
| Leverandør | L | L indikerer at aktivitet utføres av en leverandørorganisasjon. | |
| Leverandør | Person | L-per | L-per indikerer at aktiviteten utføres av en person i leverandørorganisasjonen |
| Leverandør | System | L-sys | L-sys indikerer at aktiviteten utføres av systemet i leverandørorganisasjonen |
| eBevis-tjenesten | System | eBT-S | S brukes når det er behov for å indikere at aktiviteten utføres av en tjenesteleverandør. Det er som regel ikke nødvendig å spesifisere hvilken rolle systemleverandørens aktivitet utfører. |
| Offentlige beviskilder | System | OBK-S | Offentlige bevisdatabaser |
Under beskrives eksisterende aktiviteter og prosesstegning for disse og en mulig fremtidig prosess som baserer seg på 4-hjørnersmodellen.
13. Prosessdiagram
13a Prosessdiagram etablert prosess
13b Prosessdiagram mulig fremtidig prosess baser på 4-hjørnersmodellen
14. Aktiviteter
14a Aktiviteter i etablert prosess
| ID | Aktiviteter | Ansvar | Beskrivelse | KP (x) |
|---|---|---|---|---|
| 1. Tolke ESPD eller andre krav | O-sys | >Systemet ser på ESPD, egenerklæringsskjema eller andre input til krav og identifiserer hvilke bevis som skal hentes/sjekkes. | ||
2. Forberede innhenting av bevis via eBevis-tjenesten
Innkjøper ber om beviskilde som inneholder åpne data og samtykke-beskyttende data | O-sys | >Lage og sende eBevis-melding basert på ESPD, egenerklæringsskjema eller andre input til krav. >Validere i henhold til EHF eBevis | ||
| 3. Lag en SMS/epost m/lenke til ebevis som skal sendes til leverandør for samtykke | eBevis | |||
| 3.a. Sender SMS/epost varsel med lenke til samtykke | Altinn | x | ||
| 4. Klikker på lenke for å gi samtykke | L-per | |||
| 5. Leverandør omdirigeres til ebevis.no med samtykkeidentifikator og status på om samtykke er avgitt | Altinn | |||
| 5a. eBevis varsler opdragsgiver om at samtykke er gitt | eBT-sys | |||
| 6. Oppdragsgiver ber om data | ||||
| 7. eBevis henter token ved bruk av authcode | eBT-sys | |||
| 7a. Sender token | Altinn | |||
| 8a+b. Henter åpne data fra Brreg og ber om data fra Skatt | Skattetat-sys og Brreg-sys | |||
| 9. eBevis mapper og transformerer data | eBT-sys | |||
| 10. Data returneres til KGV | eBT-sys | |||
| 11. Motta, presenterer og lagrer bevis | O-sys | >Mottar EHF eBevis-respons og presenterer resultatet for bruker, for eksempel et ok-signal. >Arkivere eBevis-respons | ||
| 12. Vurdering av data i henhold til krav i anskaffelsesdokumentet (ESPD) | O-per |
14b Aktiviteter i fremtidig prosess basert på 4-hjørnersmodellen
| ID | Aktiviteter | Ansvar | Beskrivelse | KP (x) |
|---|---|---|---|---|
| 1. Tolke ESPD eller andre krav | O-sys | Systemet ser på ESPD, egenerklæringsskjema eller andre input til krav og identifiserer hvilke bevis som skal hentes/sjekkes. | ||
| 2. Forberede eBevis / Get Evidence | O-sys | Lage og sende eBevis-melding basert på ESPD, egenerklæringsskjema eller andre input til krav. Validere i henhold til EHF eBevis. | ||
| 3. Vurdere meldingsinnhold | eBT-S | Lese eBevis-melding. Kontrollere at avsender har lov til å innhente bevis. Definere hvilke bevis som krever samtykke. For bevis som krever samtykke, sende forespørsel om samtykke via Altinn. For bevis som ikke krever samtykke, sende forespørsel til beviskilde | x | |
4. Beslutte samtykke | L-sys | Leverandør tar beslutning om samtykke via Altinn. Leverandør beslutter Ja til samtykke om at bevis kan hentes via eBevis. Leverandør beslutter Nei til samtykke forutsetter manuell innlevering av bevis eller at leverandør vurderes avvist . | ||
| 5. Forespørre bevis fra avgivende kilde | eBT-S | Sende forespørsel | ||
| 6. Hente ut relevante bevis | OBK-S | Systemet henter informasjonselementer fra avgivende kilde | ||
7. Populere EHF Get Evidence response | eBT-S | Systemet sammenstiller informasjonselementer fra avgivende database og lager EHF eBevis-respons. | ||
8. Motta, presentere og lagre bevis | O-sys | Mottar EHF eBevis-respons og presenterer resultatet for bruker, for eksempel et ok-signal. Arkivere eBevis-respons. |
15. Sjekkpunkter
| Akt. nr. | Hva som skal kontrolleres, måles | Hvordan det skal gjøres | Hvorfor det er nødvendig |
|---|---|---|---|
| 3 | >Kontrollere at avsender har lov til å innhente bevis. | Systemet sjekker om leverandør har gitt samtykke | Skal ivareta leverandørs rettigheter. |
16. Output og bruker
| Output | Mottakende prosess: Navn på prosess. Dersom prosessen har et navn og en ID sett inn dette. | Mottaker/bruker | Referanse |
|---|---|---|---|
| Dokumentasjon for kvalifikasjonskrav og avvisningsgrunner | >Vurdering/evaluering av kvalifikasjon i henhold til krav (ikke definert prosess) | >Oppdragsgiver | |
| >Kontraktsoppfølgingssystem | |||
17. Sluttkriterier
Alle definerte bevis må være innhentet og tilgjengeliggjort for neste prosess.
De som ikke har gitt samtykke, har fått purring slik at de formelt sett kan vurderes om de skal avvises.
18. Unntak og alternativer
| Hvor | Unntak – betingelser og endring |
|---|---|
| I offentlige eller andre databaser kan bevis innhentes manuelt | >Hvor det ikke finnes bevis i offentlige databaser. >KGV har ikke implementert eBevis tjeneste (støtte for) >Oppdragsgiver har ikke kjøpet modul for eBevis. |
19. Risiko
| Risiko | Sannsynlighet | Alvorlighet | Metode | Tiltak |
|---|---|---|---|---|
| Risiko for at leverandør leverer bevis manuelt i stedet for samtykke til utlevering | lav | lav | >Regelverksendring for å muliggjøre uthenting av informasjon uten forhåndssamtykke fra leverandør. | |
| Nedetid ut over definerte SLA-krav. | lav | middels | >Prosess for avviksmelding hos Brønnøysund-registrene. | |
| Valideringsfeil | lav | lav | >Kontakt systemleverandør. >Krev at systemleverandør følger forvaltning av format VEFA. | |
20. Behov for støtte
| Støtte | Forklaring/Lenker |
|---|---|
| Behov for prosessopplæring. | |
21. Kobling til spesifikasjoner (EHF / PEPPOL BIS)
22. Ytterligere informasjon
Nei
23. Vedlegg
| Referanse | Tekst og/eller lenke |
|---|---|
| Lov og forskrift | Forskrift om offentlige anskaffelser https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2016-08-12-974/KAPITTEL_3-6#%C2%A717-1 https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2016-08-12-974/KAPITTEL_3-13-2#%C2%A724-7 |
| eBevis, anskaffelsesfaglig veiledning: | /anskaffelsesprosessen/anskaffelsesprosessen-steg-steg/konkurransegjennomforing/velge-tilbud-og-innga-avtale/vurdere-kvalifikasjoner/ebevis |
| Beskrivelse av eBevis-tjenesten som datadelingstjeneste hos Brønnøysundregistrene: | https://www.brreg.no/offentlig-sektor/enklere-offentlige-innkjop-med-ebevis/ |
| Teknisk beskrivelse av eBevis (data.altinn.no) hos Digitaliseringsdirektoratet: | https://ebevis.no/ |
| Teknisk beskrivelse av samtykke hos Digitaliseringsdirektoratet: | https://altinn.github.io/docs/utviklingsguider/samtykke/ |
| Lenke til referansekatalogen: | https://www.digdir.no/digitale-felleslosninger/digitale-anskaffelser/1486 |
Kontakt
- ehf [at] dfo.no (ehf[at]dfo[dot]no)