Digital eBevis prosess (EHF)

eBevis eller «Hente bevis» er en prosess der oppdragsgiver digitalt og i sanntid kan innhente bevis/dokumentasjon fra leverandører relatert til den spesifikke anskaffelsen.

Prosess Definisjon Dokument (PDD) DFØ ANS

1. Informasjon

Prosess navn Digital eBevis prosess 
Prosess ID X.3.2.4 Vurder kvalifikasjoner basert på leverandørens utfyllelse av ESPD/egenerklæring og andre anskaffelsesdokumenter
Organisasjon DFØ-ANS
Prosess eier Ellen Schive
Henvendelser Jan Mærøe

2. Historikk

Versjon Dato Endring Forfatter/Rolle
1.0 2020.06.03 Dokument opprettet Jan Mærøe
1.0 2023.10.20 Tekstredigering Jan Mærøe
       
       

3. Om prosessen

eBevis eller «Hente bevis» er en prosess der oppdragsgiver digitalt og i sanntid kan innhente bevis/dokumentasjon fra leverandører relatert til den spesifikke anskaffelsen.

Bevisene/dokumentasjonen kan gjelde avvisningsgrunner eller kvalifikasjonskrav enten i kvalifikasjons- eller i kontraktsoppfølgningsfasen. Mange av bevisene/dokumentasjonen er basert på det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD). Beviskilden kan både være offentlige databaser, sertifiseringsdatabaser eller leverandørspesifikke baser. 

4. Bruk av KI/AI

Hvis du har kompetanse på kunstig intelligens (KI) / artificial intelligence (AI), og ser muligheter for å forbedre denne prosessen ytterligere, vil vi gjerne ha en tilbakemelding/innspill fra deg om hvordan det kan gjøres.

Innspill sendes til EHF@dfo.no. Merk melding med KI + navn på prosessen. Når vi mottar innspill, gjennomgår vi dem og legger dem inn fortløpende i den aktuelle prosessdefinisjonen.

5. Brukere og deres behov 

Brukere

Kan brukes av offentlige oppdragsgivere ved alle former for anskaffelsesprosedyre.

Bruksområde

Kan brukes over og under terskelverdi.  

Kan brukes både ved konkurransegjennomføring/kvalifisering og ved kontraktsoppfølging

6. Formål

Hovedformålet er at du skal kontrollere dokumentasjon på at leverandører er kvalifisert jfr. LOA/FOA.

7. Mål

At oppdragsgiver henter inn informasjonen som det offentlige har ansvar for kun én gang – “once-only- principle” 

8. Fordeler/gevinster

Oppdragsgiver: Forenkle og effektivisere innhenting av bevis i anskaffelsesprosessen. Sikre at oppdragsgivers bevisinnhentingsprosess er i henhold til LOA/FOA. Redusert mulighet for at leverandører kan forfalske dokumenter – hentes direkte fra kilden. Enklere dokumentasjonsprosess. Enklere å gjenbruke maskinlesbar informasjon. Enklere kontraktsoppfølging.

Leverandør:Redusere arbeidsbelastning for leverandør ved at oppdragsgiver henter inn dokumentasjon selv fra offentlige eller andre databaser. Enklere for leverandør å formidle leverandørspesifikke beviser.  

Systemleverandør: Tilby markedet nye tjenester.  

Samfunn: Forebygge arbeidslivskriminalitet. Betydelig effektiviseringsgevinst. Stimulere til seriøsitet i markedet. Enklere kontraktsoppfølging. 

Samfunnsgevinst: Enten redusert bruk av ressurser og/eller økt produktivitet - utføre andre/flere oppgaver

9. Definisjoner/forkortelser

Nei

10. Utløsere og forutsetninger 

Trigger

>Melding eller manuell start. eBevis er en del av kvalifiseringsprosessen og kontraktsoppfølgingsprosessen. For DPS vil prosessen trigges automatisk. For andre anskaffelsesprosedyrer vil det være en person eller system som setter i gang eBevis-prosessen.   

>Systemteknisk/tidsintervall. eBevis kan også trigges basert på tidsintervall som en del av kontraktsoppfølgingsprosessen. Triggeren vil mest sannsynlig være definert i KGV basert på en risikovurdering per anskaffelse.   

Andre forutsetninger

>EHF ESPD/EHF egenerklæringsskjema skal være fylt ut 

   

​​11. Input og leverandører

Input Avleverende prosess: Navn på prosess + ID dersom den er definert og navngitt. Hvis ikke, la den stå tom Leverandør/avsender - organisasjon Referanse
EHF ESPD; EHF egenerklæring  Innlevering av tilbud og kontraktsoppfølgingsprosessen Leverandør  
       

12. Deltakere

Beskrivelse av roller

ID Aktiviteter Ansvar Beskrivelse

KP (x)

Kommentar
  1. Tolke ESPD, egenerklæringsskjema eller andre krav o-sys  >Systemet ser på ESPD, egenerklæringsskjema eller andre input til krav og identifiserer hvilke bevis som skal hentes/sjekkes.    
  2. Forberede eBevis/Get evidence o-sys

>Lage og sende eBevis melding basert på ESPD, egenerklæringsskjema eller andre input til krav.  

>Validere i henhold til EHF eBevis

   
  3. Vurdere meldingsinnhold eBT-sys 

>Lese eBevis melding. 

>Kontrollere at avsender har lov til å innhente bevis.  

>Definere hvilke bevis som krever samtykke.  

>For bevis som krever samtykke sende forespørsel om samtykke via Altinn.  

>For bevis som ikke krever samtykke, sende forespørsel til beviskilde. 

x  
  4. Beslutte samtykke l-per

>Leverandør tar beslutning om samtykke via Altinn.  

>Leverandør beslutter Ja til samtykke om at bevis kan hentes via eBevis. 

>Leverandør beslutter Nei til samtykke forutsetter manuell innlevering av bevis eller at leverandør vurderes avvist . 

>Svarer ikke

   
  5. Forespørre bevis fra avgivende kilde eBT-sys >Sende forespørsel.    
  6. Henter ut relevante bevis oFF-sys >Systemet henter informasjonselementer fra avgivende kilde.     
  7. Populere EHF eBevis respons eBT-sys >Systemet sammenstiller informasjonselementer fra avgivende database og lager EHF eBevis respons.    
  8. Motta bevis oFF-sys 

>Mottar EHF eBevis respons og presenterer resultatet for bruker, for eksempel et ok-signal.  

>Arkivere eBevis respons

   
           

13. Prosessdiagram

Digital eBevis prosess.xlsx
xlsx 216.52 KB

14. Aktiviteter

ID Aktiviteter Ansvar Beskrivelse

KP (x)

Kommentar
  1. Tolke ESPD, egenerklæringsskjema eller andre krav o-sys  >Systemet ser på ESPD, egenerklæringsskjema eller andre input til krav og identifiserer hvilke bevis som skal hentes/sjekkes.    
  2. Forberede eBevis/Get evidence o-sys

>Lage og sende eBevis melding basert på ESPD, egenerklæringsskjema eller andre input til krav.  

>Validere i henhold til EHF eBevis

   
  3. Vurdere meldingsinnhold eBT-sys 

>Lese eBevis melding. 

>Kontrollere at avsender har lov til å innhente bevis.  

>Definere hvilke bevis som krever samtykke.  

>For bevis som krever samtykke sende forespørsel om samtykke via Altinn.  

>For bevis som ikke krever samtykke, sende forespørsel til beviskilde. 

x  
  4. Beslutte samtykke l-per

>Leverandør tar beslutning om samtykke via Altinn.  

>Leverandør beslutter Ja til samtykke om at bevis kan hentes via eBevis. 

>Leverandør beslutter Nei til samtykke forutsetter manuell innlevering av bevis eller at leverandør vurderes avvist . 

>Svarer ikke

   
  5. Forespørre bevis fra avgivende kilde eBT-sys >Sende forespørsel.    
  6. Henter ut relevante bevis oFF-sys >Systemet henter informasjonselementer fra avgivende kilde.     
  7. Populere EHF eBevis respons eBT-sys >Systemet sammenstiller informasjonselementer fra avgivende database og lager EHF eBevis respons.    
  8. Motta bevis oFF-sys 

>Mottar EHF eBevis respons og presenterer resultatet for bruker, for eksempel et ok-signal.  

>Arkivere eBevis respons

   
           

15. Sjekkpunkter  

Akt. nr. Hva som skal kontrolleres, måles Hvordan det skal gjøres Hvorfor det er nødvendig
3 >Kontrollere at avsender har lov til å innhente bevis.  Systemet sjekker om leverandør har gitt samtykke Skal ivareta leverandørs rettigheter.
       

16 Output og bruker

Output Mottakende prosess: Navn på prosess. Dersom prosessen har et navn og en ID sett inn dette. Mottaker/bruker Referanse
Dokumentasjon for kvalifikasjonskrav og avvisningsgrunner >Vurdering/evaluering av kvalifikasjon i henhold til krav (ikke definert prosess) >Oppdragsgiver  
    >Kontraktsoppfølgingssystem  
       

17. Sluttkriterier

>Alle definerte bevis må være innhentet og tilgjengeliggjort for neste prosess.

>De som ikke har gitt samtykke har fått purring slik at de formelt sett kan vurderes om de skal avvises.  

18. Unntak og alternativer 

Hvor Unntak - betingelser og endring
I offentlige eller andre databaser kan bevis innhentes manuelt

>Hvor det ikke finnes bevis i offentlige databaser.  

>KGV har ikke implementert eBevis tjeneste (støtte for) 

>Oppdragsgiver har ikke kjøpet modul for eBevis. 

   

​​​​​​19. Risiko

Risiko Sannsynlighet Alvorlighet Metode Tiltak
Risiko for at leverandør leverer bevis manuelt i stedet for samtykke til utlevering lav lav   >Regelverksendring for å muliggjøre uthenting av informasjon uten forhåndssamtykke fra leverandør.
Nedetid ut over definerte SLA krav. lav middels   >Prosess for avviksmelding hos Brønnøysund registrene.
Valideringsfeil lav lav  

>Kontakt systemleverandør. 

>Krev at systemleverandør følger forvaltning av format VEFA.

         

20: Behov for støtte

Støtte Forklaring/Lenker
Behov for prosessopplæring.    
   

21. Kobling til spesifikasjoner (EHF / PEPPOL BIS) 

Nei

22. Ytterligere informasjon 

Nei

23. Vedlegg

 

Oppdatert: 20. oktober 2023

Kontakt

e-post: ehf [at] dfo.no (ehf[at]dfo[dot]no)

Fant du det du lette etter?

Nei

Det beklager vi!

Tilbakemeldingen din er anonym og vil ikke bli besvart. Vi bruker den til å forbedre nettsidene. Hvis du vil ha svar fra oss, ta kontakt på telefon, e-post eller kundesenter på nett.