X.6.3 Aktivere og deaktivere leverandører

Prosessen beskriver aktiviteter virksomheten må gjøre for å sjekke om varen/tjenesten er egnet for katalog eller punch-out, og om leverandørene kan delta i en elektronisk bestillings- til betalingsprosess.

Prosess Definisjon Dokument (PDD) DFØ ANS

1. Informasjon

ID og navn X.6.3 Aktivere og deaktivere leverandører i bestillingsløsning, knyttet til X.4.3.3. Avslutte kontrakt.
EHF Prosess  
Organisasjon DFØ-ANS
Prosess eier Wenche Ludviksen
Henvendelser Jan Mærøe

2. Historikk

Versjon Dato Endring Forfatter/Rolle
1.0 2021.05.28 Dokument etablert Petter Vinje
       
       
       

3. Definisjoner/forkortelser

Ingen 

4. Om prosessen

Prosessen beskriver aktiviteter virksomheten må gjøre for å sjekke om varen/tjenesten er egnet for katalog eller punch-out, og om leverandørene kan delta i en elektronisk bestillings- til betalingsprosess. Hvordan de aktiveres i den digitale samhandlingen. Og hvordan samhandlingen avsluttes ved kontraktens opphører.

5. Brukere og bruksområde 

Virksomheten v/kontraktsansvarlig: Har ansvar for å forberede leverandørmarkedet på den digitale samhandlingen, tilrettelegge for mottak av varer/tjenestekatalog eller innleggelse av punch-out lenke og sjekk av punch-out løsningens kvalitet. Fjerne katalog og/eller punch-out lenke ved kontraktens avslutning.    

6. Formål

Sikrer at leverandører leverer varer og tjenester ihht avtalt kvalitet, tid og pris.

7. Mål

Tids- og ressursbruk: Leverandøraktiveringen skjer med minst mulig bruk av tid og ressurser.

Kvalitet: Kvalitetssikre at brukerne/bestillerne får et riktig vare-/tjenestesortiment i henhold til kontrakt.

Avtalelojalitet: Legge til rette for 100% avtalelojalitet.

8. Måltall/KPIer

Dersom det er definert måltall eller KPI kan de beskrives her. Dersom det er en direkte sammenheng mellom prosessen og et mål/måltall bør det beskrives. For eksempel «Prosess X er nødvendig for å oppnå mål……».

Måltall/KPI  Kommentarer 
Avtalelojalitet. Avtalelojalitet vil si at man bestiller hos riktig leverandør, bestiller de varer/tjenester man har avtalepriser på. Samt at man sikrer at man kun betaler for de varer/tjenester man mottar. Med elektronisk bestillingsløsning bør avtalelojalitet være 100% som måles og følges opp.
Lojalitet til bruk av bestillingsløsning.

For eksempel obligatorisk bruk av bestillingsløsning i virksomheten. Organisasjonen bør ha mål om 100% bruk av bestillingsløsning, måle, følge opp og iverksette tiltak om nødvendig.

9. Gevinster

Oppdragsgivers gevinster: Oppfylle kravene i LOA/FOA vedrørende etterlevelse av avtale. Effektivisere virksomhetens prosesser gjennom automatisering av oppgaver. Forenkler arbeidsprosessen for avtaleforvalter og bestillere.  Sikrer at man kan realisere de økonomiske gevinstene man kan oppnå gjennom avtalen. Sikrer at kjøpsbeslutningen tas på grunnlag av riktig informasjon – unngå feilbestillinger, reklamasjoner, feilleveranser. Virksomheten har til enhver tid tilgang til egne data – ikke avhengig av leverandøren – raskere og bedre beslutningsgrunnlag. Bestillingssystemet sikrer at bestillinger blir anvist og godkjent, noe som igjen sikrer at man ikke forplikter virksomheten på feil grunnlag.

Leverandørers gevinster: Økt antall avrop på sin avtale. Mulighet for elektronisk prosessering av bestilling fra oppdragsgiver – mulighet til å effektivisere egne interne prosesser. Dersom man lager en god beskrivelse av varen/tjenesten i katalogen reduseres risiko for feil bestillinger som medfører kostbare returer. Implementering av ny avtale er effektiv ved at leverandør slipper å bruke ressurser på å selge inn sitt sortiment til hver enkelt bestiller. Når oppdragsgiver bruker GLN eller andre maskinlesbare identifikatorer blir leveransepresisjonen høyere og enklere – mer effektive leveranseprosesser.

Samfunnets gevinster: Virksomheter som får riktig varer/tjenester til riktig pris, kvalitet og leveransepresisjon vil få reduserte kostnader, frigjøre ressurser til viktigere oppgaver. Miljøgevinst gjennom færre og mer effektiv leveranser – reduksjon av unødvendig transport.  

10. Startkriterier/forutsetninger

Trigger

Ny avtale med leverandør av varer og tjenester er inngått.

Andre forutsetninger

Teknologiske:

  • Oppdragsgiver og leverandør har systemer som støtter prosessen. Og utveksling av maskinlesbare transaksjoner.
Andre forutsetninger

Organisatoriske:

  • Virksomheten må tilrettelegge for bruk av bestillingsløsningen i hele virksomheten. Her er en  «Veileder og sjekkliste» som dekker de aller fleste tingene man må tenke gjennom.   

​​11. Input og leverandører

Input Avgivende prosess: Leverandør av input Referanse
Signert avtale fra leverandør

X.3.6.2 Signere og arkivere kontrakt

Leverandør  
Og/eller behov for å bestille varer og tjenester

X.4.2.2 Bestille varer og tjenester

Begge lenken viser til en oversikt over EHF prosesser.

Oppdragsgiver Mange har leverandører som må legges inn i bestillingsløsningen selv om de ikke har en formell kontrakt. 

12. Deltakere

Beskrivelse av roller 

Organisasjon Rolle Forkortelser Kommentarer
Oppdragsgiver   O O benyttes når man kun ønsker å angi at denne aktivitetene utføres av oppdragsgiver. 
Oppdragsgiver Person O-per O-per benyttes når man ønsker å angi at denne aktiviteten utføres av en person hos oppdragsgiver, uten behov for å angi rolle. 
Oppdragsgiver Behovshaver O-beh O-beh benyttes når man ønsker å angei at denne aktiviteten utføres av en behovshaver.
Oppdragsgiver System O-sys O-sys benyttes når man ønsker å angi at aktiviteten utføres av oppdragsgivers system.
Oppdragsgiver Budsjetteier/avtaleier. O-bud Den som har budsjettmyndighet. O-bud benyttes når det er behov for å angi at denne aktivitetene utføres av budsjett/avtaleier hos oppdragsgiver.  
Oppdragsgiver Innkjøper O-inn Person som leder innkjøpsprosessen.
Oppdragsgiver Kontraktsforvalter O-kon Den som følger opp kontrakten mot leverandør og brukere etter kontraktsinngåelse.
Oppdragsgiver Fagansvarlig O-fag Fagperson som har spisskompetanse sitt fagområde.
Oppdragsgiver Bestiller O-bes Den som gjennomfører bestillinger på løpende avtaler med en eller flere leverandører
Oppdragsgiver Mottaker O-mot Mottaker av varen eller tjenesten
Leverandør   L Angir at aktivitet utføres av en leverandørorganisasjon
Leverandør Person L-per Angir at aktivitet utføres av en person i leverandørorganiasjon
Leverandør System L-sys Angir at aktivitet utføres av et system i leverandørs organisasjon.
Systemleverandør   SL SL benyttes når det er behov for å angi at aktiviteten utføres av en systemleverandør. Som regel er det ikke behov for å angi hvilke rolle som utfører aktiviteten hos systemleverandør.
Publiseringstjeneste   Pub Pub benyttes når det er behov for å angi at aktiviteten utføres av en publiseringstjeneste, for eksempel Doffin. Her kan man også bytte ut Publiseringstjeneste med organisajsonens navn, for eksempel Doffin.
Ev andre Ev. andre   Man kan også legge til roller dersom det er hensiktsmessig.
Input Avgivende prosess: Leverandør av input Referanse
Signert avtale fra leverandør

X.3.6.2 Signere og arkivere kontrakt

Leverandør  
Og/eller behov for å bestille varer og tjenester

X.4.2.2 Bestille varer og tjenester

Begge lenken viser til en oversikt over EHF prosesser.

Oppdragsgiver Mange har leverandører som må legges inn i bestillingsløsningen selv om de ikke har en formell kontrakt. 

13. Prosessdiagram

Last med Prosessdiagram:

x.6.3_aktivere_og_deaktivere_leverandorer_i_bestillingslosning.xlsx
xlsx 621.13 KB

Dersom du har Visio og ønsker å bruke/redigere diagrammet.
Høyre-klikke på diagrammet
Klikk "Visio-objekt"
Klikk "Rediger" eller Åpne" diagram i Visio.

14. Aktiviteter

ID Aktiviteter i prosesskart Ansvar Beskrivelse

KP (x)

Kommentar
  Forberede aktivering av avtale og/eller leverandør        
  1. Internanalyse av egnethet av vare og/eller tjeneste for avrop via egne systemer (bestilling til betaling) Egner seg for katalog eller punch-out? O-inn I anskaffelsesprosessen X.2.1 Vurdere behov,  se lenke    
  2. Undersøke i markedet – D. O-inn      
  3. Analysere funn – O. O-inn      
  4. Utfylling av krav i anskaffelsesdokumentene (samhandlingsavtalen) -O. O-inn

Samhandlingsavtalen

Tekst kravspesifikasjon og kontrakt
   
  5. Informere – D. O-inn      
  6. Melde seg på leverandørkonferanse – O. L-per    

 

  7. X.3.1.1 Kunngjøre konkurranse – P. O-inn      
  Aktivere avtale og eller leverandør        
  1. Planlegg leverandøraktivering – D. O-per      
  2. Vurder behov for å sende en påminnelse til leverandørene om de krav som er stilt i anskaffelsen som skal understøtte bestilling til betalingsprosessen. F.eks. EHF og andre krav til digital samhandling – O. O-per      
  3. Planlegg oppstartsmøte med leverandør basert på de krav som er stilt i anskaffelsen – O. O-per      
  4. Forbered oppstartsmøte ved å sjekke status i egen organisasjon angående digital samhandling – O. O-per      
 

5. Oppstartsmøte

Gjennomgå kravene som er beskrevet i avtalen - D.
O-per      
  6. Klargjør for katalogmottak – D. O-per     Bruk brukerveiledning fra din systemleverandør
  7. Legg inn puch-out lenke i systemet – O. O-per     Bruk brukerveiledning fra din systemleverandør
  8. Gjør leverandør tilgjengelig for fritekst ordre  og test om ordre kommer frem - O. O-per     Bruk brukerveiledning fra din systemleverandør
  9. X.4.2.1 Leverandør og kundeaktivering(EHF katalog prosess) – P.   EHF katalogprosess    
  10. X.4.2.1. Leverandør og kundeaktivering (EHF katalog prosess) – P.   EHF katalogprosess    
  11. Kontroll på at innhold er i henhold til avtale – O. O-inn     Sjekk om varer og tjenester i katalog/punch-out er i henhold til avtale
  Avslutte avtale        
  1. Deaktiver gjeldende katalog, fjern punch-out lenke eller mulighet til å benytte fritekst – O. O-per     Bruk brukerveiledning fra din systemleverandør og/«Veileder og sjekkliste»
  2. Sende melding til leverandør om å sende en katalog med 0 forekomster – O. O-per      
  3. X.4.1.2 EHF katalogprosess - P   EHF katalogprosess    
  4. Importere mottatt katalog – O. O-sys      
  5. Kontroller at mottatt katalog har 0 forekomster/varelinjer og slett fra systemet slik at bestiller ikke har tilgang lenger. Og/eller informere om avslutning av ny avtale – D. O-inn      
           

15. Kontrollpunkter og målinger

Aktivitet nr. Hva som skal kontrolleres, måles Hvordan det skal gjøres Hvorfor det er nødvendig
Nei      
       

16. Output og mottaker/bruker

Output Mottakende prosess:  Mottaker/bruker Referanse
Leverandør tilgjengelig i bestillingsløsning X.4.2.2 Bestille varer og tjenester. Oppdragsgiver og leverandør.  
Leverandørs varer og tjenester og/eller leverandør er fjernet fra bestillingsløsningen X.4.3.3 Avslutte kontrakt Oppdragsgiver og leverandør.  
       

17. Sluttkriterier

Nei

18. Unntak/spesielle hensyn

Prosess navn Dynamisk innkjøpsordning (DPS)
Prosess ID

X.5.1 Dynamisk innkjøpsordning (DPS)

https://www.anskaffelser.no/verktoy/veiledere/ehf-prosessoversikt

Organisasjon DFØ-ANS
Prosess eier Wenche Ludviksen
Henvendelser Jan Mærøe

​​​​​​19. Risiko

Risiko Sannsynlighet Alvorlighet Metode Tiltak
Aktiverer ikke alle leverandører i bestillingsløsning Høy Lav

>Sikre at systemet er tilrettelagt for 100% bruk.

>Gå gjennom leverandør-reskontro for å identifisere leverandører som ikke er aktivert i bestillingsløsning.
Dersom katalog ikke blir fjernet er det risiko for at man bestiller på feil avtale. Lav Høy >Følge prosessen. >Følge prosessen.

20: Behov for støtte

Prosess navn Dynamisk innkjøpsordning (DPS)
Prosess ID

X.5.1 Dynamisk innkjøpsordning (DPS)

https://www.anskaffelser.no/verktoy/veiledere/ehf-prosessoversikt

Organisasjon DFØ-ANS
Prosess eier Wenche Ludviksen
Henvendelser Jan Mærøe

20. Tilleggsinformasjon

https://anskaffelser.no 

21. Vedlegg

Last ned veileder utarbeidet på grunnlag av erfaringer fra slike prosjekter:

Veileder og sjekkliste til prosess for implementering og forvaltning av bestillingslosning
xlsx 45.66 KB
Oppdatert: 13. november 2023

Kontakt

e-post: ehf [at] dfo.no (ehf[at]dfo[dot]no)

Fant du det du lette etter?

Nei

Det beklager vi!

Tilbakemeldingen din er anonym og vil ikke bli besvart. Vi bruker den til å forbedre nettsidene. Hvis du vil ha svar fra oss, ta kontakt på telefon, e-post eller kundesenter på nett.