Digital spørsmål og svar prosess (EHF)

Ved behov for avklaringer kan leverandør sende spørsmål til oppdragsgiver som mottar spørsmålene og formulerer svar som blir anonymisert og sendt til alle interessenter i konkurransen.

Prosess Definisjon Dokument (PDD) DFØ ANS

1. Informasjon

Prosess navn Digital spørsmål og svar prosess
Prosess ID X.3.1.2 Svare på spørsmål fra leverandører
X.3.1.8 Svare på spørsmål fra leverandører vedrørende anskaffelsesdokumenter
X.3.2.5 Spørsmål og svar av eventuelle avklaringer til oppfyllelse av kvalifikasjon
X.3.4.1 Spørsmål og svar på negativ respons til oppfyllelse av kvalifikasjon (DPS- kvalifisere seg igjen)
Organisasjon DFØ-ANS
Prosess eier  
Henvendelser Jan Mærøe

2. Historikk

Versjon Dato Endring Forfatter/Rolle
1.0 2020.07.02 Dokument etablert Petter Vinje
1.0 2023.10.20 Tekstredigering Jan Mærøe
       
       

3. Om prosessen

I denne sammenheng har valgt å ta utgangspunkt i den generiske prosessen og beskrive spesielt spørsmål og svar i konkurransegjennomføring.  

Spørsmål og svar i konkurransegjennomføring:  

Prosessen begynner med at leverandører leser gjenom innholdet i kunngjøringsdokumentene eller anskaffelsesdokumentene og får behov for avklaringer. Leverandør sender spørsmål til oppdragsgiver. Oppdragsgiver mottar spørsmålene, formulerer svar, anonymiserer navn på spørsmålsstiller og innholdet i spørsmålet før dette lagres og sendes alle interessenter til konkurransen.  

I alle andre prosesser mottas spørsmål og sendes svar til spørsmålstiller.  

4. Bruk av KI/AI

Hvis du har kompetanse på kunstig intelligens (KI) / artificial intelligence (AI), og ser muligheter for å forbedre denne prosessen ytterligere, vil vi gjerne ha en tilbakemelding/innspill fra deg om hvordan det kan gjøres.

Innspill sendes til EHF@dfo.no. Merk melding med KI + navn på prosessen. Når vi mottar innspill, gjennomgår vi dem og legger dem inn fortløpende i den aktuelle prosessdefinisjonen.

5. Brukere og deres behov

Brukere

Leverandør og oppdragsgiver har behov for denne prosessen når det er behov for avklaringer.

Bruksområde

I alle prosesser der det er behov for avklaringer

6. Formål

Sikrer felles forståelse – unngå misforståelser, feil, etc.

7. Mål

Få til effektiv kommunikasjon basert på strukturert informasjon. Gjøre det enklere å dokumentere kommunikasjon. Gjenbruke spørsmål og svar i andre prosesser slik som spørsmål og svar på nettsider. Forenkle og effektivisere Statistikk, Analyse og forbedringsarbeid.

8. Fordeler/gevinster

Oppdragsgiver: Slipper å vedlikeholde mail-lister – sparer tid og ressurser. Får automatisk en liste over leverandører som deltar i konkurransen slik at du kan sikre at alle får svar, og for ettertiden kan dokumentere det i systemet.  Dette reduserer tidsbruk og reduserer/eliminerer risiko for feil. Dokumentasjonen kan benyttes som grunnlag for utarbeidelse av statistikk og i forbedringsarbeid. Fordi informasjonen ligger i systemet tilgjengelig for alle i virksomhetens anskaffelsesavdeling, unngås problemet som oppstår når informasjon lagres lokalt. – for eksempel ved sykdom, ferier, etc 

Leverandør: Gi mulighet til å benyttes sitt eget system til spørsmål og svar og lagre dette for egen dokumentasjon og læring. All informasjon om anskaffelsen blir dokumentert og lagret sentralt – enklere for alle å få tilgang til informasjonen og gjenbruke den i nye anskaffelser, ved utarbeidelse av statistikk, forbedringsarbeid, etc.   

Samfunnsgevinst: Enten redusert bruk av ressurser og/eller økt produktivitet - utføre andre/flere oppgaver

9. Definisjoner/forkortelser

Nei

10. Utløsere og forutsetninger

Trigger

Anskaffelsesdokumenter er mottatt eller kunngjøring funnet på Doffin eller andre avklaringer må bli gjort 

Andre forutsetninger

Begge – leverandør og oppdragsgiver må ha et system som det er gitt opplæring i

​​11. Input og leverandører

Input Avgivende prosess: Leverandør av input Referanse
Kunngjøring Kunngjøring Doffin-TED  
Anskaffelsesdokumenter Utsendelse av anskaffelsesdokumenter  Oppdragsgivers KGV   
Andre avklaringer Alle prosesser i Anskaffelsesprosessen Oppdragsgiver eller leverandørs systemer som dekker andre deler av prosessen  
       

12. Deltakere

Beskrivelse av roller 

Organisasjon Rolle Forkortelser Kommentarer

Oppdragsgiver 

Person 

o-per 

 

Oppdragsgiver 

System 

o-sys 

 

Leverandør 

Person 

l-per 

 

Leverandør 

System 

l-sys 

 
       

13. Prosessdiagram

Digital spørsmål og svar prosess
xlsx 149.5 KB

14. Aktiviteter

ID Aktiviteter Ansvar Beskrivelse

KP (x)

Kommentar
  1. Forbered spørsmål  L-per eller O-per      I konkurransegjennomføring er det som regel leverandør. Mens det i kontraktsoppfølgningen kan være både oppdragsgiver og leverandør som stiller spørsmål.
  2. Sende spørsmå L-sys eller O-sys  Systemspesifikk    
  3. Besvare spørsmål  L-per eller O-per   Dette er en del-prosess som utføres av en person som benytter et system. Omfanget av prosessen vil variere. x

NB! I Konkurransegjennomføringsprosessen er det pålagt oppdragsgiver å inkludere leverandørens spørsmål i svaret og at svaret gis alle interessenter i anskaffelsen.  

Oppdragsgiver må vurdere om spørsmål fra leverandør skal anonymiseres av hensyn til konfidensialitet

  4. Motta svar  O-sys eller L-sys  Systemspesifikk    
  5. Lagre spørsmål og svar  O-sys eller L-sys  Systemspesifikk    
           

15. Sjekkpunkter

Akt. nr. Hva som skal kontrolleres, måles Hvordan det skal gjøres Hvorfor det er nødvendig
3 Dersom du må anonymisere må du kontrollere at dette er gjort riktig. Gjøres manuelt Dersom informasjon som skulle vært anonymisert blir publisert kan det få store konsekvenser for både leverandør og oppdragsgiver.
       

16. Output og bruker

Output Mottakende prosess: Navn på prosess. Dersom prosessen har et navn og en ID sett inn dette. Mottaker/bruker Referanse
Dokumentasjon – spørsmål og svar.  Dette er en generisk prosess som kan benyttes av andre prosesser. Oppdragsgiver og/eller leverandør.   
       

17. Sluttkriterier

Nei

18. Unntak og alternativer

Hvor Unntak - betingelser og endring
I konkurransegjennomføringsprosessen er det lovpålagt å sende ev. anonymiserte spørsmål og svar til alle interessenter.  

​​​​​​19. Risiko

Risiko Sannsynlighet Alvorlighet Metode Tiltak
I aktivitet 3 er det risiko for at informasjon ikke blir anonymisert.   Lav/medium  Høy Ved bruk av system vil risiko reduseres. System må bygge inn støtte for å minne oppdragsgiver på å anonymisere.

20: Behov for støtte

Støtte Forklaring/Lenker
Behov for opplæring i system og offentlige anskaffelser  
   

21. Kobling til spesifikasjoner (EHF / PEPPOL BIS)

Peppol BIS Call for Tenders Question and Answeres: https://peppol.org/documentation/technical-documentation/pre-award-documentation/

22. Ytterligere informasjon

Nei

23. Vedlegg

Nei

Oppdatert: 20. oktober 2023

Kontakt

e-post: ehf [at] dfo.no (ehf[at]dfo[dot]no)

Fant du det du lette etter?

Nei

Det beklager vi!

Tilbakemeldingen din er anonym og vil ikke bli besvart. Vi bruker den til å forbedre nettsidene. Hvis du vil ha svar fra oss, ta kontakt på telefon, e-post eller kundesenter på nett.