Digital spørsmål og svar prosess (EHF)
Ved behov for avklaringer kan leverandør sende spørsmål til oppdragsgiver som mottar spørsmålene og formulerer svar som blir anonymisert og sendt til alle interessenter i konkurransen.
Prosess Definisjon Dokument (PDD) DFØ ANS
1. Informasjon
| Prosess navn | Digital spørsmål og svar prosess |
| Prosess ID | X.3.1.2 Svare på spørsmål fra leverandører X.3.1.8 Svare på spørsmål fra leverandører vedrørende anskaffelsesdokumenter X.3.2.5 Spørsmål og svar av eventuelle avklaringer til oppfyllelse av kvalifikasjon X.3.4.1 Spørsmål og svar på negativ respons til oppfyllelse av kvalifikasjon (DPS- kvalifisere seg igjen) |
| Organisasjon | DFØ-ANS |
| Prosess eier | |
| Henvendelser | Jan Mærøe |
2. Historikk
| Versjon | Dato | Endring | Forfatter/Rolle |
|---|---|---|---|
| 1.0 | 2020.07.02 | Dokument etablert | Petter Vinje |
| 1.0 | 2023.10.20 | Tekstredigering | Jan Mærøe |
3. Om prosessen
I denne sammenheng har valgt å ta utgangspunkt i den generiske prosessen og beskrive spesielt spørsmål og svar i konkurransegjennomføring.
Spørsmål og svar i konkurransegjennomføring:
Prosessen begynner med at leverandører leser gjennom innholdet i kunngjøringsdokumentene eller anskaffelsesdokumentene og får behov for avklaringer. Leverandør sender spørsmål til oppdragsgiver. Oppdragsgiver mottar spørsmålene, formulerer svar, anonymiserer navn på spørsmålsstiller og innholdet i spørsmålet før dette lagres og sendes alle interessenter til konkurransen.
I alle andre prosesser mottas spørsmål og sendes svar til spørsmålstiller.
4. Bruk av KI/AI
Hvis du har kompetanse på kunstig intelligens (KI) / artificial intelligence (AI), og ser muligheter for å forbedre denne prosessen ytterligere, vil vi gjerne ha en tilbakemelding/innspill fra deg om hvordan det kan gjøres.
Innspill sendes til EHF@dfo.no. Merk melding med KI + navn på prosessen. Når vi mottar innspill, gjennomgår vi dem og legger dem inn fortløpende i den aktuelle prosessdefinisjonen.
5. Brukere og deres behov
Brukere:
Leverandør og oppdragsgiver har behov for denne prosessen når det er behov for avklaringer.
Bruksområde:
I alle prosesser der det er behov for avklaringer
6. Formål
Sikrer felles forståelse – unngå misforståelser, feil, etc.
7. Mål
Få til effektiv kommunikasjon basert på strukturert informasjon. Gjøre det enklere å dokumentere kommunikasjon. Gjenbruke spørsmål og svar i andre prosesser slik som spørsmål og svar på nettsider. Forenkle og effektivisere Statistikk, Analyse og forbedringsarbeid.
8. Fordeler/gevinster
Oppdragsgiver: Slipper å vedlikeholde mail-lister – sparer tid og ressurser. Får automatisk en liste over leverandører som deltar i konkurransen slik at du kan sikre at alle får svar, og for ettertiden kan dokumentere det i systemet. Dette reduserer tidsbruk og reduserer/eliminerer risiko for feil. Dokumentasjonen kan benyttes som grunnlag for utarbeidelse av statistikk og i forbedringsarbeid. Fordi informasjonen ligger i systemet tilgjengelig for alle i virksomhetens anskaffelsesavdeling, unngås problemet som oppstår når informasjon lagres lokalt. – for eksempel ved sykdom, ferier, etc
Leverandør: Gi mulighet til å benyttes sitt eget system til spørsmål og svar og lagre dette for egen dokumentasjon og læring. All informasjon om anskaffelsen blir dokumentert og lagret sentralt – enklere for alle å få tilgang til informasjonen og gjenbruke den i nye anskaffelser, ved utarbeidelse av statistikk, forbedringsarbeid, etc.
Samfunnsgevinst: Enten redusert bruk av ressurser og/eller økt produktivitet - utføre andre/flere oppgaver
9. Definisjoner/forkortelser
Nei
10. Utløsere og forutsetninger
| Trigger |
Anskaffelsesdokumenter er mottatt eller kunngjøring funnet på Doffin eller andre avklaringer må bli gjort |
|---|---|
| Andre forutsetninger |
Begge – leverandør og oppdragsgiver må ha et system som det er gitt opplæring i |
11. Input og leverandører
| Input | Avgivende prosess: | Leverandør av input | Referanse |
|---|---|---|---|
| Kunngjøring | Kunngjøring | Doffin-TED | |
| Anskaffelsesdokumenter | Utsendelse av anskaffelsesdokumenter | Oppdragsgivers KGV | |
| Andre avklaringer | Alle prosesser i Anskaffelsesprosessen | Oppdragsgiver eller leverandørs systemer som dekker andre deler av prosessen | |
12. Deltakere
| Organisasjon | Rolle | Forkortelser | Kommentarer |
|---|---|---|---|
|
Oppdragsgiver |
Person |
o-per |
|
|
Oppdragsgiver |
System |
o-sys |
|
|
Leverandør |
Person |
l-per |
|
|
Leverandør |
System |
l-sys |
|
13. Prosessdiagram
14. Aktiviteter
| ID | Aktiviteter | Ansvar | Beskrivelse | KP (x) | Kommentar |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Forbered spørsmål | L-per eller O-per | I konkurransegjennomføring er det som regel leverandør. Mens det i kontraktsoppfølgningen kan være både oppdragsgiver og leverandør som stiller spørsmål. | |||
| 2. Sende spørsmål | L-sys eller O-sys | Systemspesifikk | |||
| 3. Besvare spørsmål | L-per eller O-per | Dette er en del-prosess som utføres av en person som benytter et system. Omfanget av prosessen vil variere. | x | NB! I Konkurransegjennomføringsprosessen er det pålagt oppdragsgiver å inkludere leverandørens spørsmål i svaret og at svaret gis alle interessenter i anskaffelsen. Oppdragsgiver må vurdere om spørsmål fra leverandør skal anonymiseres av hensyn til konfidensialitet | |
| 4. Motta svar | O-sys eller L-sys | Systemspesifikk | |||
| 5. Lagre spørsmål og svar | O-sys eller L-sys | Systemspesifikk | |||
15. Sjekkpunkter
| Akt. nr. | Hva som skal kontrolleres, måles | Hvordan det skal gjøres | Hvorfor det er nødvendig |
|---|---|---|---|
| 3 | Dersom du må anonymisere må du kontrollere at dette er gjort riktig. | Gjøres manuelt | Dersom informasjon som skulle vært anonymisert blir publisert kan det få store konsekvenser for både leverandør og oppdragsgiver. |
16. Output og bruker
| Output | Mottakende prosess: Navn på prosess. Dersom prosessen har et navn og en ID sett inn dette. | Mottaker/bruker | Referanse |
|---|---|---|---|
| Dokumentasjon – spørsmål og svar. | Dette er en generisk prosess som kan benyttes av andre prosesser. | Oppdragsgiver og/eller leverandør. | |
17. Sluttkriterier
Nei
18. Unntak og alternativer
| Hvor | Unntak - betingelser og endring |
|---|---|
| I konkurransegjennomføringsprosessen er det lovpålagt å sende ev. anonymiserte spørsmål og svar til alle interessenter. |
19. Risiko
| Risiko | Sannsynlighet | Alvorlighet | Metode | Tiltak |
|---|---|---|---|---|
| I aktivitet 3 er det risiko for at informasjon ikke blir anonymisert. | Lav/medium | Høy | Ved bruk av system vil risiko reduseres. | System må bygge inn støtte for å minne oppdragsgiver på å anonymisere. |
20: Behov for støtte
| Støtte | Forklaring/Lenker |
|---|---|
| Behov for opplæring i system og offentlige anskaffelser | |
21. Kobling til spesifikasjoner (EHF / PEPPOL BIS)
Peppol BIS Call for Tenders Question and Answeres: https://peppol.org/documentation/technical-documentation/pre-award-documentation/
22. Ytterligere informasjon
Nei
23. Vedlegg
Nei
Kontakt
- ehf [at] dfo.no (ehf[at]dfo[dot]no)