Digital tilbudsinnlevering prosess
Prosess for at leverandør har fylt ut alle anskaffelsesdokumentert og levert inn tilbud før fastsatt tidsfrist. Oppdragsgiver trenger prosessen for å ta imot anskaffelsesdokumenter i et maskinlesbart format.
Prosess Definisjon Dokument (PDD) DFØ ANS
1. Informasjon
| Prosessnavn | Digital tilbudsinnleveringprosess |
|---|---|
| Prosess-ID | X.3.5.1 Ta imot tilbud |
| Organisasjon | DFØ-ANS |
| Prosesseier | |
| Henvendelser | Jan Mærøe |
2. Historikk
| Versjon | Dato | Endring | Forfatter/Rolle |
|---|---|---|---|
| 1.0 | 2020.08.26 | Dokument etablert | Petter Vinje |
| 1.0 | 2023.10.20 | Tekstredigering | Jan Mærøe |
3. Om prosessen
Leverandør har fylt ut alle anskaffelsesdokumentert og levert inn tilbud før fastsatt tidsfrist.
4. Bruk av KI/AI
Hvis du har kompetanse på kunstig intelligens (KI) / artificial intelligence (AI), og ser muligheter for å forbedre denne prosessen ytterligere, vil vi gjerne ha en tilbakemelding/innspill fra deg om hvordan det kan gjøres.
Innspill sendes til EHF@dfo.no. Merk melding med KI + navn på prosessen. Når vi mottar innspill, gjennomgår vi dem og legger dem inn fortløpende i den aktuelle prosessdefinisjonen.
5. Brukere og deres behov
Leverandør trenger prosessen for å tilby sine varer og tjenester i henhold til de krav oppdragsgiver har satt.
Oppdragsgiver trenger prosessen for å ta imot anskaffelsesdokumenter i et maskinlesbart format.
6. Formål
Hovedhensikten er å forbedre eksisterende innleveringsprosess
7. Mål
- Få flere tilbydere.
- Øke kvalitet på informasjon.
- Økt grad av automatisk evaluering – mindre bruk av tid og ressurser.
8. Fordeler/gevinster
Oppdragsgiver: Riktig informasjon fra leverandør. Ved bruk av EHF i denne prosessen har du mulighet til å foreta automatisk evaluering som igjen sparer tid og ressurser. Og sikrer riktig informasjonskvalitet. Redusert risiko for klager.
Leverandør: Automatisert prosess sikrer kvalitet og effektivitet – sparer tid og ressurser.
Samfunnsgevinst: Enten redusert bruk av ressurser og/eller økt produktivitet - utføre andre/flere oppgaver
9. Definisjoner/forkortelser
Nei
10. Utløsere og forutsetninger
| Trigger | Mottak av anskaffelsesdokumenter |
|---|---|
| Andre forutsetninger | Leverandør har eget system der han kan motta og behandle digitale anskaffelsesdokumenter. |
11. Input og leverandører
| Input | Avleverende prosess | Leverandør/avsender - organisasjon | Referanse |
|---|---|---|---|
| Anskaffelsesdokumenter | X.3.4.8 Send inn tilbud | Oppdragsgiver | |
12. Deltakere
| Organisasjon | Rolle | Forkortelser | Kommentarer |
|---|---|---|---|
| Oppdragsgiver | Person | O-per | |
| Oppdragsgiver | System | O-sys | |
| Leverandør | Person | L-per | |
| Leverandør | System | L-sys | |
13. Prosessdiagram
14. Aktiviteter
| ID | Aktiviteter | Ansvar | Beskrivelse | KP (x) | Kommentar |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Besvar de krav og kriterier oppdragsgiver har i anskaffelsesdokumentene | L-per | Legg inn standard klassifiseringskode UNSPSC for varer og tjenester i EHF tilbudskatalog | |||
| 2. Tilbud fra leverandør på anskaffelsen er sendt | L-sys | ||||
| 3. Generer kvitteringsmelding på mottatt tilbud | O-sys | ||||
| 4. Motta bekreftelsesmelding og lagre denne | L-sys | ||||
| 5. Registrere mottaks-tidspunkt | O-sys | ||||
| 6. Evaluer innsendte tilbud | O-per, O-sys | Automatisk evaluer ved bruk av standard klassifiseringskode UNSPSC | |||
15. Sjekkpunkter
| Akt. nr. | Hva som skal kontrolleres, måles | Hvordan det skal gjøres | Hvorfor det er nødvendig |
|---|---|---|---|
| Nei | Kontroll innebygget i system |
16. Output og brukere
| Output | Mottakende prosess: Navn på prosess. Dersom prosessen har et navn og en ID sett inn dette. | Mottaker/bruker | Referanse |
|---|---|---|---|
| Evaluert tilbud | X.3.5.9 Meddele tildeling av kontrakt | Leverandør | |
17. Sluttkriterier
Nei
18. Unntak og alternativer
| Hvor | Unntak – betingelser og endring |
|---|---|
| Nei |
19. Risiko
| Risiko | Sannsynlighet | Alvorlighet | Metode | Tiltak |
|---|---|---|---|---|
| For leverandører er det en risiko at de ikke overholder innleveringsfristen. | Lav | Høy | Systemstøtte, varsler. | Leverandør anskaffer systemstøtte med varsling. |
20: Behov for støtte
| Støtte | Forklaring/Lenker |
|---|---|
| Behov for prosessopplæring. | |
| Behov for systemopplæring | |
21. Kobling til spesifikasjoner (EHF / PEPPOL BIS)
Lenke Peppol BIS: https://peppol.org/documentation/technical-documentation/pre-award-documentation/
21. Tilleggsinformasjon
Nei
22. Vedlegg
Nei
Kontakt
- ehf [at] dfo.no (ehf[at]dfo[dot]no)