X.6.1.2.2 Implementere bestillingsløsning
I implementeringsprosessen beskrives hvilke aktiviteter som må/bør utføres i forbindelse med implementering av bestillingsløsning.
Prosess Definisjon Dokument (PDD) DFØ ANS
1. Informasjon
| ID og navn | X.6.1.2.2 Implementere bestillingsløsning |
| EHF Prosess | |
| Organisasjon | DFØ-ANS |
| Prosess eier | |
| Henvendelser | Jan Mærøe |
2. Historikk
| Input | Avgivende prosess: | Leverandør av input | Referanse |
| Dokumenter | X.6.1.2.1 Analysere implementering av bestillingsløsning. | Prosjektgruppe | |
3. Definisjoner/forkortelser
System: Er i denne sammenheng samspillet mellom alle de ressurser som kreves for å nå målet: Mennesker, teknologi(it-systemer), metoder, målesystemer, arbeidsmiljø, informasjon, etc. - helheten.
4. Om prosessen
I implementeringsprosessen beskrives hvilke aktiviteter som må/bør utføres i forbindelse med implementering av bestillingsløsning: Forankring av prosjekt i hele organisasjonen linje fra toppleder og ut til medarbeidere og linjeledere. Tilrettelegging av system for bruk. Pilotering og retting av feil og mangler. Utrulling til alle brukere med oppfølgning, måling og rapportering til ledelsen.
5. Brukere og bruksområde
Oppdragsgiver: Har behov for prosessen når de skal implementere den nye bestillingsløsning.
6. Formål
Sikre at virksomhetens digitale løsninger blir implementert i henhold til plan.
7. Mål
Alt implementeringsprosessen tilrettelegges slik at alle som deltar forstår, kan, vil og har mulighet til å utføre sine oppgaver på den måten som forventes.
8. Gevinster
Oppdragsgiver: Ved å benytte denne prosessen vill det bli enklere for prosjektleder å planlegge og gjennomføre prosjektet på en god og effektiv måte. Enklere for de som skal delta i prosjektet å forstå og gjøre det som kreves. Brukerne av digitale løsninger vil oppleve god tilrettelegging og støtte ved innføring og bruk av løsning. Ledelsen vil oppleve at alle de viktige prosessen blir etablert og fulgt. At målene nås og gevinster realiseres.
Leverandør: God tilgang til informasjon om hva oppdragsgiver forventer av leverandør når ny prosess og system er implementert hos oppdragsgiver. Enklere å tilrettelegge egne prosesser for god digital samhandling. Kan benyttes i eget forbedringsarbeid.
Systemleverandører: Vil oppleve at samarbeidet i alle faser av prosjektet blir enklere. Enklere å synliggjøre løsningens fordeler/gevinster. Styrker kunderelasjonen.
Samfunn: Bidrar til spredning av ønsket praksis for implementering og forvaltning av digitale løsninger – utvikling av gode og effektive støtteprosesser. Som igjen vil bidra til forbedring av kontraktsgjennomføringsprosessen. Med tanke på hvor mange som kan benytter denne prosessen vil gi en betydelig samfunnsøkonomisk gevinst.
9. Startkriterier/forutsetninger
| Trigger |
Output fra X.6.1.2.1 Analysere implementering av bestillingsløsning. |
| Andre forutsetninger |
|
10. Input og leverandører
| Input | Avgivende prosess: | Leverandør av input | Referanse |
| Dokumenter | X.6.1.2.1 Analysere implementering av bestillingsløsning. | Prosjektgruppe | |
11. Deltakere
| Organisasjon | Rolle (ved behov) | Forkortelser | Kommentarer |
| Oppdragsgiver | O | O benyttes når man kun ønsker å angi at denne aktivitetene utføres av oppdragsgiver. | |
| Oppdragsgiver | Ledergruppe | O-LG | |
| Oppdragsgiver | Prosjektleder | O-PL | |
| Oppdragsgiver | Prosjektdeltakere | O-PD | IT-avdeling, linjeleder, økonomi, HR, o.l. |
| Oppdragsgiver | Prosesseier | O-PE | |
| Oppdragsgiver | Innkjøper | O-IN | Person som leder innkjøpsprosessen. |
| Oppdragsgiver | E-handelsansvarlig | O-EH | Ansvarlig for forvaltningsprosessen. Kontroll og tilgjengeliggjøring av avtale avropsmetode, herunder kontroll og godkjenning og distribusjon av katalog, punch-out, mm. |
| Leverandør | L | Angir at aktivitet utføres av en leverandørorganisasjon. | |
| Systemleverandør | SL | SL benyttes når det er behov for å angi at aktiviteten utføres av en systemleverandør. Som regel er det ikke behov for å angi hvilke rolle som utfører aktiviteten hos systemleverandør. | |
12. Prosessdiagram
Dersom du har Visio og ønsker å bruke/redigere diagrammet.
- Høyre-klikke på diagrammet
- Klikk "Visio-objekt"
- Klikk "Rediger" eller Åpne" diagram i Visio.
13. Aktiviteter
| ID | Aktiviteter i prosesskart | Ansvar | Aktivitetsbeskrivelse |
KP (x) |
Kommentar |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Forankre og ansvarliggjøring ledere på alle nivåer, spesielt linjeledere som har hovedansvar for tilrettelegging og bruk av løsninger inntil ønsket praksis er etablert som kultur – D. | O-PL |
Spesielt linjeledere som har hovedansvar for tilrettelegging og bruk av løsninger inntil ønsket praksis er etablert som kultur. Lenke til veileder og sjekkliste til prosess for implementering og forvaltning av bestillingsløsning |
|||
| 2. Utforme opplæringsmateriell og lag en opplæringsplan som omfatter de ulike rollers bruk av systemet. Legg ut informasjon på intranett/e.lignende – D. |
O-PL |
Systemleverandører har en viktig rolle. | |||
| 3. Sette opp tilgangsstyring i system for pilotbrukere i henhold til definerte roller – O. | O-PL | Prosjektleder må involvere berørte enheter for å utføre aktiviteten. | |||
| 4. Lage og/eller importere og kvalitetssikre katalog for oppstart – O. | O-PL | I denne prosessen utføres denne ofte av en prosjektleder. For å videreføre kompetansen er det en fordel om prosjektleder får rollen som ehandelsansvarlig i forvaltningsprosessen. | |||
| 5. Knytte UNSPSC koder mot konteringsstrengen i økonomisystem (for å muliggjøre automatisk match mellom ordre og faktura) – O. | O-PL | Prosjektleder må involvere berørte enheter for å utføre aktiviteten. | |||
| 6. Gjennomføre systemopplæring for pilotbrukere tilpassert ulike roller – O. | O-PL | Forutsetter at systemleverandør har materiell. Eller man benytter egenprodusert materiale. Dette inkluderer også pilotering av opplæringsmateriell som skal benyttes i utrullingen. | |||
| 7. Gjennomføre pilot med pilotgruppe – D. | O-PL | Foretar reelle bestillinger mot definerte leverandører basert på innsendt katalog. | |||
| 8. Evaluere tilbakemelding fra brukere relatert til pilot – O. | O-PL | ||||
| 9. Melde avvik – O. | O-PL | ||||
| 10. Foreta eventuelle korrigeringer/utbedringer på bakgrunn av tilbakemeldinger -D. | SL | ||||
| 11. Teste korrigeringer/utbedringer – O. | O-PL | Hvis korrigeringer ikke fungerer, må man melde tilbake til systemleverandører, akt. 9. | |||
| 12. Gjennomføre systemopplæring tilpasset ulike roller for alle avdelinger i henhold til utrullingsplan – D. | O-PL | Forutsetter at man har testet dette, aktivitet nr. 6. | |||
| 13. Rapportere om status til ledergruppen underveis – D. | O-PL | Kan inneholde aktiviteter som: Hente, sammenstille, analysere, presentere. Viktig å knytte rapporten til virksomhetens vedtatte måleparametere i analysefasen. | |||
14. Kontrollpunkter og målinger
Se del-prosesser i punkt 13.
| Aktivitet nr. | Hva som skal kontrolleres, måles | Hvordan det skal gjøres | Hvorfor det er nødvendig |
|---|---|---|---|
| Nei | |||
15. Output og mottaker/bruker
| Del-prosess, aktivitet | Unntak/hensyn |
|---|---|
| Nei | |
16. Sluttkriterier
- Analyse- og implementeringsprosessen, med erfaringer, må være dokumentert og tilgjengelig for forvaltningsprosessen (for eksempel sluttrapport).
- Forvaltningsansvarlig må være utpekt og kompetanse overført fra prosjektleder dersom dette ikke er samme person.
17. Unntak/spesielle hensyn
Vi anbefaler alle å ta utgangspunkt i prosessdefinisjonen når prosjekter skal planlegges: Gå gjennom hver enkelt aktivitet. Diskutere om det er behov for utføre aktivitet eller ikke, hvem som er ansvarlig, hvordan den skal gjennomføres, hvor lang tid man antar det vil ta. Etc. En slik gjennomgang vil sikre at alle utvikler en felles forståelse for prosjektet – hvem som skal gjøre hva, og hvordan det skal gjennomføres, samt enklere planlegging.
| Støtte | Forklaring/Lenker |
|---|---|
| Prosjektleder må få opplæring i hvordan prosjektet skal | |
| Prosjektleder må myndiggjøres og ha støtte fra toppleder. | |
| Prosjektleder må ha tilgang til andre relevante fagområder som for eksempel IT, innkjøp, økonomi, faktura, HR. | |
| Prosjektleder må ha mandat til å styre leverandører av varer og tjenester som skal knyttes til løsningen. |
18. Risiko
| Risiko | Sannsynlighet | Alvorlighet | Metode | Tiltak |
| Ledere som ikke sikrer at deres organisasjon tar i bruk løsningen. | Middels | Stor |
>Kan redusere ved rapportering og oppfølgning av den enkelte leders ansvar og bidrag. >Det er viktig med hyppig oppfølgning og rapportering til toppleder. >Viktig at toppleder iverksetter tiltak ved avvik. |
Avvik må rapporteres til virksomhetens øverste leder. |
19: Behov for støtte
| Støtte | Forklaring/Lenker |
|---|---|
| Prosjektleder må få opplæring i hvordan prosjektet skal | |
| Prosjektleder må myndiggjøres og ha støtte fra toppleder. | |
| Prosjektleder må ha tilgang til andre relevante fagområder som for eksempel IT, innkjøp, økonomi, faktura, HR. | |
| Prosjektleder må ha mandat til å styre leverandører av varer og tjenester som skal knyttes til løsningen. |
20. Tilleggsinformasjon
Nei
21. Vedlegg
Nei
Kontakt
- ehf [at] dfo.no (ehf[at]dfo[dot]no)