X.5.1 Dynamisk innkjøpsordning ved bruk av 4-hjørners modell (DPS)
DPS er en fullt ut elektronisk anskaffelsesprosess med to trinn: Trinn 1 er etablering av ordningen ved kvalifisering av leverandører. Trinn 2 er anskaffelsene i ordningen.
Prosess Definisjon Dokument (PDD) DFØ ANS
1. Informasjon
| Prosess navn | Dynamisk innkjøpsordning (DPS) |
|---|---|
| Prosess ID |
X.5.1 Dynamisk innkjøpsordning (DPS) https://www.anskaffelser.no/verktoy/veiledere/ehf-prosessoversikt |
| Organisasjon | DFØ-ANS |
| Prosess eier | |
| Henvendelser | Jan Mærøe |
2. Historikk
| Versjon | Dato | Endring | Forfatter/Rolle |
|---|---|---|---|
| 0.99 | 2021.01.05 | Dokument etablert | Petter Vinje |
| 1.0 | 2021.02.11 | Publisert | Jan Mærøe |
| 1.1 | 2023.04.23 |
>Lagt til aktivitetene 131, 132 i prosessdiagram som beskriver aktiviteter ved klage på avslag. >Korrigert navn på aktivitet 16. |
Petter Vinje |
3. Definisjoner/forkortelser
DPS = Dynamic Purchasing System/Dynamisk innkjøpsordning.
Doffin = Nasjonal kunngjøringsdatabase for offentlige anskaffelser, lovpålagt å bruke over terskel, frivillig under terskel.
TED = Europeisk kunngjøringsdatabase, lovpålagt å bruke over terskel for norske oppdragsgivere.
KGV = Konkurransegjennomføringsverktøy.
FOA= Forskrift om offentlige anskaffelser (anskaffelsesforskriften).
X.2.2.7= Prosessene ID nummer. Her finner du mer informasjon om vår tilnærming til prosessarbeid og bruk av ID nummer.
4. Om prosessen
DPS er en fullt ut elektronisk anskaffelsesprosess med to trinn: Trinn 1 er etablering av ordningen ved kvalifisering av leverandører. Trinn 2 er anskaffelsene i ordningen.
Prosessdiagrammet beskriver en «to-be» prosess hvor oppdragsgiver og leverandør kommuniserer med hverandre via hvert sitt system, basert på full ut maskinlesbare dokumenter. Eksisterende 3-hjørners model er beskrevet som et unntak på vei mot en «fullt ut elektronisk prosess» (jfr. FOA § 26-4 (3)).
5. Brukere og bruksområde
Oppdragsgivere: Kan benytte denne ved repetitive kjøp av standardiserte varer og/eller tjenester hvor det ikke er behov for dialog med tilbyder før kjøp. Eksempel på varer og tjenester: Møbler. IT/AV utstyr. Enkle konsulent- vaktmester- og/eller renholdstjenester, etc.
6. Formål
Oppnå en bedre og mer effektiv prosess ved å ta i bruk teknologi som i større grad gjør det mulig å rette anskaffelsen mot det konkrete behovet, enn ved for eksempel rammeavtaler. Samt gjennomføre prosessen på kortere tid med mindre bruk av ressurser.
7. Mål
- Tilpasse hver konkurranse til behovet på en bedre måte enn rammeavtaler hvor man bindes når avtalen inngås.
- Utnytte konkurransemekanismen i markedet både ved at flere SMB får mulighet til å gi tilbud, og at oppdragsgiver får flere tilbud.
- Frigjøre ressursbruk til andre og viktigere oppgaver/ev. redusere bruk av ressurser gjennom automatisering.
- Økt fleksibilitet. Ordningens varighet kan endres ved behov, eller avsluttes dersom det ikke er behov for dem lenger (Ved inngåelse av rammeavtaler er du forpliktet i en avtalt periode, maks 4 år, som ikke kan endres).
8. Måltall/KPIer
| KPI | Kommentar |
|---|---|
9. Gevinster
For oppdragsgiver: Bedre behovsdekning fordi hver konkurranse kan tilpasses behovet. Større antall tilbud – bedre utnyttelse av konkurransekraft i markedet. Tar ikke like lang tid å gjennomføre som en rammeavtale. Får tilgang til markedsutvikling og innovasjon, noe du ikke gjør i en rammeavtale. Mer effektive prosesser.
- Bruk av digitale verktøy for standardiserte og maskinlesbare maler for krav og kriterier, som muliggjør automatiserte evalueringer, sparer tid og ressurser.
- Standard kontraktsmaler sparer tid og ressurser.
For leverandør: Få tilgang til det offentlige markedet – økt omsetning, spesielt SMB. Kunne digitalisere sine egne interne prosesser i tilbudsinnlevering – enklere, raskere, bedre og mer motiverende å levere tilbud til det offentlige.
Mer effektive prosesser.
- Bruk av digitale verktøy for standardiserte og maskinlesbare tilbudsforespørsler som muliggjør automatiserte evalueringer, gjør at leverandør på forhånd kan se om og i hvilken grad krav og kriterier er oppfylt. Unngå å bruke tid og ressurser på å levere tilbud som ikke når opp i konkurransen. Dette gir mulighet til å forbedre tilbudet før det sendes inn.
- Standard kontrakter sparer tid og ressurser for leverandør. Slipper å sette seg inn i ny kontrakter, formuleringer, etc. hver gang.
10. Startkriterier/forutsetninger
| Trigger |
Beslutning om DPS (Som regel innkjøpsgruppen som tar beslutning. Beslutning som regel dokumentert i møtereferat.) |
|---|---|
| Andre forutsetninger |
Ledelse: Forutsetter at prosess X227 velge prosedyre, og/eller X228 beslutte kontraktsstrategi, er gjennomført med beslutning om å gjennomføre en DPS hvor det minimum er tatt stilling til:
At det er nok aktører i markedet, potensielle tilbydere, til at DPS skal fungere formålstjenlig. |
| Andre forutsetninger | Organisatoriske: Krever endring i måten man tenker anskaffelser: Fra bruk av rammeavtaler, til bruk av DPS og en ny forståelse for hva, hvorfor, hvordan, hvem, etc. Kan i noen tilfeller kreve ny strategi og ev. omorganisering. Det er helt nødvendig å kartlegge behov for organisatoriske endringer. |
| Andre forutsetninger | Prosessuelle: Rekkefølge på aktiviteter – hva som gjøres når avviker fra tradisjonell rammeavtaleinngåelse. DPS forutsetter at man setter seg inn i og implementerer ny prosess. Gjør man ikke det, er det risiko for at man ikke oppnår gevinster. |
| Andre forutsetninger | Personlige: De som skal utføre DPS må få den opplæring og støtte som kreves for at de skal forstå, kunne, ville og ha mulighet til å utføre prosessen slik det forventes. |
| Andre forutsetninger | Teknologiske: Forutsetter at både oppdragsgiver og leverandør må ha systemer/verktøy som støtter prosessen. |
| Andre forutsetninger |
Juridiske: Den forenklede heldigitale kontraktssigneringsprosessen beskrevet i prosess nr. 3 Gjennomføre konkurranse, aktivitet nr. 12,15 og 17 forutsetter at følgende tekst inkluderes i anskaffelsesdokumentene: Leverandøren er bundet av sitt tilbud frem til vedståelsesfristen. Signering av kontrakt anses å ha skjedd når oppdragsgiver har meddelt den vinnende leverandøren om at dennes tilbud er valgt, og partene har signert kontrakten elektronisk. Elektronisk signering av kontrakt vil foregå på følgende måte:
|
11. Input og leverandører
| Input | Avgivende prosess: | Leverandør av input | Referanse |
|---|---|---|---|
| All dokumentasjon som er utarbeidet i forbindelse med kontraktstrategien. | X.2.2.7 Velge prosedyre og/eller X.2.2.8 Beslutte kontraktsstrategi. | Oppdragsgiver | |
12. Deltakere
| Organisasjon | Rolle | Forkortelser | Kommentarer |
|---|---|---|---|
| Oppdragsgiver | O | O benyttes når man kun ønsker å angi at denne aktivitetene utføres av oppdragsgiver. | |
| Oppdragsgiver | Person | O-per | O-per benyttes når man ønsker å angi at denne aktiviteten utføres av en person hos oppdragsgiver, uten behov for å angi rolle |
| Oppdragsgiver | Behovshaver | O-beh | O-beh benyttes når man ønsker å angi at denne aktiviteten utføres av en behovshaver. |
| Oppdragsgiver | System | O-sys | O-sys benyttes når man ønsker å angi at aktiviteten utføres av oppdragsgivers system. |
| Oppdragsgiver | Budsjetteier/avtaleier. | O-bud | Den som har budsjettmyndighet. O-bud benyttes når det er behov for å angi at denne aktivitetene utføres av budsjett/avtaleier hos oppdragsgiver. |
| Oppdragsgiver | Innkjøper | O-inn | Person som leder innkjøpsprosessen. |
| Oppdragsgiver | Kontraktsforvalter | O-kon | Den som følger opp kontrakten mot leverandør og brukere etter kontraktsinngåelse. I dette tilfellet den som administrerer det enkelte kjøpet. |
| Oppdragsgiver | Fagansvarlig | O-fag | Fagperson som har spisskompetanse sitt fagområde. |
| Oppdragsgiver | Bestiller | O-bes | Den som gjennomfører bestillinger på løpende avtaler med en eller flere leverandører. |
| Oppdragsgiver | Mottaker | O-mot | Mottaker av varen eller tjenesten |
| Leverandør | L | Angir at aktivitet utføres av en leverandørorganisasjon. | |
| Leverandør | Person | L-per | Angir at aktivitet utføres av en person i leverandørorganisasjon |
| Leverandør | System | L-sys | Angir at aktivitet utføres av et system i leverandørs organisasjon. |
| Innkjøpssentral kunde | IK | Virksomheter tilsluttet en innkjøpssentral for én spesifikk DPS. | |
| Innkjøpssentral kunde | Person | IK-per | Angir at aktivitet utføres av en person. |
| Innkjøpssentral kunde | System | IK-sys | Angir at aktivitet utføres av et system. |
| Systemleverandør | SL | SL benyttes når det er behov for å angi at aktiviteten utføres av en systemleverandør. Som regel er det ikke behov for å angi hvilke som utfører aktiviteten hos systemleverandør. | |
| Publiseringstjeneste | Pub | Pub benyttes når det er behov for å angi at aktiviteten utføres av en publiseringstjeneste, for eksempel Doffin. Her kan man også bytte ut Publiseringstjeneste med organisasjonens navn, for eksempel Doffin. | |
| Ev andre | Ev. andre | Man kan også legge til roller dersom det er hensiktsmessig. |
13. Prosessdiagram
Dersom du har Visio og ønsker å bruke/redigere diagrammet.
- Høyre-klikke på diagrammet
- Klikk "Visio-objekt"
- Klikk "Rediger" eller Åpne" diagram i Visio.
Har du koblet din pc til ekstern skjerm og ikke hele diagrammet i Excel vises, kan problemet løses hvis du kobler fra den eksterne skjermen.
14. Aktiviteter
D=del-prosess, O=oppgave. Betegnelser som for eksempel X251 referer til prosess ID og beskrivelse av prosessen som du finner i prosessoversikten.
| ID | Aktiviteter | Ansvar | Beskrivelse | Kommentar |
|---|---|---|---|---|
| Etablere DPS prosess | ||||
1. Planlegg DPS – delprosess – D.
| O-per | >Utarbeide konkurransegrunnlag - D >Vurder kategorisering (lots) - D >Estimer verdi på anskaffelser i hele ordningens varighet - D >X251 Velge kvalifikasjonskrav og -nivå basert på risiko - D >X252 Velge tildelingskriterier som kan benyttes i tilbudsinvitasjoner under ordningen - D >X253 Velge kontrakt/kontraktskrav som kan benyttes under ordningen - D >Fyll ut kunngjøringsskjema i KGV - O >Fyll ut ESPD-skjema i KGV - O >Publiser kunngjøring i KGV – som sender til Doffin/TED - O
| Lenke forskrift | |
| 2. Forbered og sende kunngjøring – delprosess – D | prosessen | |||
| 3. Finn kunngjøring på Doffin. Er den av interesse klikk på lenken i utlysningen - O. | L-per | |||
| 4. Les igjennom informasjon i anskaffelses-dokumentene og vurder og beslutter deltakelse - O. | L-per | |||
5. Prosesser mottaksbekreftelse og anskaffelses-dokumenter – D.
| O-Per | >Ta i mot forespørsel om å bli registrert som interessent i konkurransen og lagre bland annet elektronisk adresseidentifikator (ELMA adresse) – O-sys >Forberede sending av anskaffelsesdokumentene, både maskinlesbare (EHF) og ustrukturerte filer som PDF, Word, Excel osv.- O-sys >Send alle anskaffelsesdokumenter. O-sys | ||
| 6. Analyser anskaffelsesdokumentene – O. | L-per | |||
| 7. Forbered spørsmål til oppdragsgiver – O. | L-per | |||
| 8. Vurder spørsmål. Lag svar og send alle tilbydere – D. | O | >Oppdragsgiver legger ved spørsmål og ev. anonymiserer disse. >Sender spørsmål med svar til alle.
| ||
| 9. Eventuelt korriger besvarelse – O. | L-per | |||
| 10. Prosesser ESPD respons eventuelt andre dokumenter. | L-sys | Søknad om opptak i DPS ordningen. | ||
11. Basert på ESPD forbered bevisinnhenting. Prosesser kvitteringsmelding. | O-sys | |||
| 12. Lag bevisinnhentings-melding og hent bevis. | O-sys | Lenke til eBevis prosessen | ||
| 13. Evaluer bevis. | O-sys |
| Oppdragsgiver kan på et hvilket som helst tidspunkt i ordningens varighet innhente bevis, eller be leverandører levere oppdaterte bevis. For å sikre at de fremdeles oppfyller kvalifikasjonskravene. Det anbefales at oppdragsgiver etablerer rutine for periodisk kontroll av bevis. | |
| 14. Opprett leverandør i database. | O-sys | |||
| 15. Forbered og send positiv respons. | O-sys | |||
| 16. Forbered spørsmål til oppdragsgiver hvis uklarheter – O. | L-per |
| Forutsetter at du ikke forstår grunnen til at du ble avvist på kvalifikasjonskravene. | |
| 17. (hvis 15) Vurder spørsmål. Svar leverandør – O. | O-per | Svar går kun til den leverandør som har spurt. | ||
| 18. Oppdater bevis i database basert på svar fra oppdragsgiver – O. | L-per | Hvis avvist på kvalifikasjonssvar. | ||
| Oppdragsgiver/Innkjøpssentral informerer | ||||
| 1. Lage/tilpass maler/veiledning for bruk i DPS. (EHF forespørselskatalog, EHF kontrakt, Regler for konkurranse..) Oppdatert liste over deltakere i DPS generert | O | |||
| 2. Motta maler og klargjør kvittering. | IK-sys | |||
| 3. Forbered og send spørsmål til innkjøpssentral/adm. av DPS– O. | IK-per | |||
| 4. Vurder spørsmål. Lag svar og send til virksomhet -O. | O-per | Ev. anonymisere og sende til alle hvis informasjonen er relevant for alle kunder. | ||
| Gjennomføre konkurranse | ||||
| 1. Definer behovet – D. | O | Definer generiske produkter for å dekke behovet fra virksomheten ved å benytte UNSPSC koder og fyll ut EHF forespørselskatalog Definer behov for kompetanse ved å fylle ut generiske tjenestekrav ved å benytte EHF CV | ||
| 2. Gjennomgå mottatt tilbudsinvitasjon – D. | L | Evaluer | ||
| 3. Vurder spørsmål. Lag svar til leverandør – D. | O | |||
| 4. Juster tilbud i henhold til svar på spørsmål – O. | L-per | |||
| 5. Generer EHF Tilbudskatalog basert på generisk informasjon fra EHF Forespørselskatalog eventuelt andre dokumenter – D. Generer EHF CV for tilbudte tjenester basert på EHF CV forespørsel fra oppdragsgiver | L-sys /L-per | Hvis alle dokumenter er i maskinlesbart format. Er dette en systemspesifikk oppgave. Hvis ikke, må en person utføre hele eller deler av prosessen. | ||
| 6. Kontroll av tilbud før innsending – O. | L-per | |||
| 7. Signere og kryptere tilbudet. | L-sys | |||
| 8. Send kvittering. | ||||
| 9. Evaluer de forskjellige tilbudte varer/tjenester. Velg beste tilbud – D. | O-sys /O-per | >Evaluering kan foretas av systemet, >Valget av tilbud/tildeling gjøres av en person basert på rangering utført av system. | Kan ved behov bruke «EHF spørsmål og svar» for avklaring og supplerende informasjon. Evaluer EHF tilbudskatalog for tilbudte varer og EHF CV for tilbudte tjenester | |
| 10. Generer anskaffelsesprotokoll. | O-sys | |||
| 11. Forbered informasjon til leverandører om hvilket tilbud som er valgt – O. | O-per | |||
| 12. Kort begrunnelse for tildeling basert på evalueringskriterier - O | O-per | Ref. 9 Startkriterier/ forutsetninger | ||
| 13. Kort begrunnelse for ikke tildeling basert på evalueringskriterier – D. | O-per | |||
| 131. Vurdere avslagsbegrunnelse | L-per | |||
| 132. Klage på avslag | L-per | |||
| 14. Klargjør kvittering. | L-sys | |||
| 15. Generer et svar ved at leverandør åpner tildelingsmeldingen-O. | L-per | >Ref. 9 Startkriterier/ forutsetninger. | ||
| 16. Ferdigstill og signer protokoll - D | O-sys | |||
| 17. Prosesser kunngjøring av kontraktsinngåelse. | O-sys | >Ref. 9 Startkriterier/ forutsetninger. | ||
| 18. Publiser kunngjøring | Pub(D) | |||
| 19. Klargjør EHF Tilbudskatalog. | O-sys | Mrk. Her avsluttes DPS, EHF tilbudskatalog og EHF CV er input til bestillingsprosess. | ||
| 20. Klargjør tilbudte varer/tjenester for manuell innleggelse i bestillingsløsning – O. | O-per | |||
| Kunde melder seg inn/ut | ||||
| 1. Foreta en vurdering av forespørsel – O. | O-per | |||
| 2. Fjern kunde fra DPS – O. | O-per | |||
| 3. Legg til kunde i DPS – O. | O-per | Inkludere også å legge til kunde som mottaker av leverandørliste. | ||
| 4. Send leverandørliste og maler – O. | O-per | |||
| 5. Klargjør og generer endringskunngjøring. | O-sys | Endringskunngjøring anbefales (ikke lovpålagt) for å varsle leverandørmarkedet om endringen. | ||
| 6. Publiser endring. | Pub | |||
| Leverandør melder seg ut | ||||
| 1. Klargjør utmelding – O. | L-per | |||
| 2. Send mottaksbekreftelse. | O-sys | |||
| 3. Fjern leverandør fra DPS database-O. | O-per | |||
| 4. Klargjør for utsendelse av ny oppdatert leverandørliste til kunder – O. | O-per | |||
| Leverandør meldes ut | ||||
| 1. Fjern leverandør fra DPS database - O. | O-per | |||
| 2. Send melding om tvungen utmelding med begrunnelse – O. | O-per | |||
| 3. Klargjør for utsendelse av ny oppdatert leverandørliste til kunder – O. | O-per | |||
| 4. Forbered kvitteringsmelding. | L-sys | |||
| Avslutte Ordning | Lenke Lovdata | |||
| 1. Fyll inn kunngjøringsskjema – O. | O-per | |||
| 2. Send ut kunngjøringsskjema. | O-sys | |||
| 3. Klargjør leverandørliste for utsendelse til kunder med 0 forekomst av leverandører – O. | O-per | |||
| 4. Informer kunder og leverandører om avslutning av DPS ordningen – O. | O-per |
15. Kontrollpunkter og målinger
| Aktivitet nr. | Hva som skal kontrolleres, måles | Hvordan det skal gjøres | Hvorfor det er nødvendig |
|---|---|---|---|
| Sikre at alle kvitteringsmeldinger mottatt | Gjøres i system | For å sikre melding er mottatt av mottaker. | |
16. Output og mottaker/bruker
| Output | Mottakende prosess: | Mottaker/bruker | Referanse |
|---|---|---|---|
|
1. Etablere DPS: |
2 Oppdragsgiver/Innkjøpssentral informerer. NB! En leverandør kan søke om opptak i hele ordningens varighet, også etter at den er etablert. |
Bruker av DPS. | |
|
2. Oppdragsgiver/Innkjøpssentral informerer: |
>3 Gjennomføre konkurranse | ||
|
3. Gjennomføre konkurranse: |
>X.4.2.2 Bestille varer og tjenester. |
||
|
4. Kunde melder seg inn i og ut av ordningen: |
>3. Gjennomføre konkurranse |
>Leverandørmarkedet |
|
|
5. Leverandør melder seg ut: |
>3. Gjennomføre konkurranse |
>Oppdragsgiver |
|
|
6. Leverandør meldes ut av ordningen: |
>3. Gjennomføre konkurranse |
>Oppdragsgiver |
|
|
7 Avslutte DPS: |
>Når DPS avsluttes må behov vurderes på nytt. >Ref. prosess «X.2 avklare behov og forberede konkurranse». |
>Doffin/TED for informasjon til leverandører om avslutning av DPS. |
17. Sluttkriterier
- Sluttkriterier ved gjennomføring av konkurranser er: Kontrakt klar til arkivering og avtalen klar til bruk (settes i bestilling eller oppfylle det som er avtalt).
- Sluttkriterier for selve ordningen er at den enten opphør når dato for ordningens varighet oppnås, eller at den ikke lenger dekker oppdragsgivers behov og avsluttes.
18. Unntak/spesielle hensyn
| Hvor | Unntak/hensyn |
|---|---|
| I hele DPS prosessen: |
Dagens situasjon er at man operer i en 3-hjørners modell. Det vil si at oppdragsgiver og leverandør samhandler i oppdragsgivers system. Prosessdiagrammet beskriver en digital prosess (4-hjørneres modell) hvor oppdragsgiver og leverandør sitter i hvert sitt system og utveksler maskinlesbare meldinger. I begge disse tilfellene er prosessen den sammen. Forskjellen er utveksling av standard maskinlesbare meldinger. |
19. Risiko
| Risiko | Sannsynlighet | Alvorlighet | Metode | Tiltak |
|---|---|---|---|---|
| Risiko for at du ikke får tilbud | Lav | Middels-Høy | Sikre at man ikke stiller krav og kriterier som utelukker deler av markedet. | Hvis du ikke får tilbud kan du endre krav og kriterier og sende ny tilbudsinvitasjon. |
| Risiko for at markedsaktører ikke ønsker eller kan melde seg inn i ordningen. | Lav-middels | Høy | Sikre at kvalifikasjonskravene ikke utelukker deler av markedet for å delta. | Avslutte ordningen, endre kvalifikasjonskrav og kunngjøre ny DPS. |
| Dersom man ikke har en heldigital prosess er det en risiko for at man kan få så mange tilbud på hver forespørsel at arbeidsmengden også blir for stor. | Høy | Høy | Ta i bruk heldigital prosessflyt mellom oppdragsgiver og leverandør basert på standardiserte maskinlesbare meldinger som gir mulighet en mest mulig automatisert evaluering. Ta i bruk standardiserte maler for tilbudsforespørsel og tilbudsinnlevering som sikrer at det er enkelt å sammenligne informasjon. | Dersom dette inntreffer må man øke ressursbruk. Og hvis det er gjentagende vurdere å gjøre noe med malene eller om DPS er hensiktsmessig. |
20: Behov for støtte
| Støtte | Forklaring/Lenker |
|---|---|
| Behov for prosessopplæring. | For eksempel ta utgangspunkt i denne beskrivelsen. |
| Få oversikt/opplæring i hva slags funksjonalitet som finnes i systemet og hvordan denne benyttes. | Overgang fra dokumenthåndtering (PDF, Word, Excel) til systembruk gjør det mulig å automatisere hele/deler av prosessen forutsatt at man forstår og kan bruke systemet. |
20. Lenke til EHF/PEPPOL BIS Spesifikasjon.
21. Tilleggsinformasjon
Nei
22. Vedlegg
Ingen foreløpig.
Kontakt
- ehf [at] dfo.no (ehf[at]dfo[dot]no)