EHF ordre og ordrebekreftelse

Status for formatet

I produksjon.

Formål: Standardisere ordreprosessen mellom oppdragsgiver og leverandør

I oppdragsgivers bestillingssystem hentes innholdet til en EHF ordre fra kataloginformasjon, lagrede historiske bestillinger eller via punchout funksjonalitet hvis systemet tilbyr denne tjenesten mot leverandøren.

EHF ordre stiller imidlertid visse krav til informasjonsinnholdet for at orden/bestillingen skal kunne prosesseres. Det er viktig at vare og tjeneste data i ordre/bestillingen er korrekt for at leverandøren som mottar ordren skal kunne importere dataene inn i sitt ordrehåndteringssystem automatisk.

Etter å ha mottatt en ordre, skal leverandøren sende en ordrebekreftelse i retur til oppdragsgiver på samme format, slik at han får kunnskap om hvilke varer og tjenester som blir levert og når de blir levert. 

Fordeler med å ta i bruk formatet

For oppdragsgivere

• Foreta en sikker og standardisert bestilling av kontraktsfestede varer og tjenester.
• Økt avtalelojalitet, sporbarhet og kontroll for oppdragsgiveres bestillere.  
• Motta en standardisert ordrebekreftelse som er dokumenterbar med de forpliktelser leverandør gir for leveransen.
• Gi mulighet til et elektronisk varemottak for å redusere risiko for svinn og gi ordre oppdatert informasjon for å kunne automatisk matche faktura 
• Kunne fange data som kan gjenbrukes i nye anskaffelser.  
• Kunne måle innkjøpsmønster når det gjelder miljø og sosialt ansvar, basert på krav i konkurranse og informasjon lagt til i formatet EHF katalog.
• Mulighet å kategorisere varer og tjenester ved bruk av standard klassifiseringskode UNSPSC

For leverandører

• Stalig sektor benytter en enhetlig måte å bestille varer og tjenester på, der leverandør kan importere ordrer automatisk inn i sitt system. Dette vil øke kvaliteten i bestillingene med redusert risiko for returer/feilbestillinger.  
• Data fra ordre og ordrebekreftelse kan benyttes for å produsere EHF faktura.
• Foreta en sikker og standardisert bestilling av kontraktsfestede varer og tjenester.
• Økt avtalelojalitet, sporbarhet og kontroll for oppdragsgiveres bestillere.  
• Motta en standardisert ordrebekreftelse som er dokumenterbar med de forpliktelser leverandør gir for leveransen.
• Gi mulighet til et elektronisk varemottak for å redusere risiko for svinn og gi ordre oppdatert informasjon for å kunne automatisk matche faktura 
• Kunne fange data som kan gjenbrukes i nye anskaffelser.  
• Kunne måle innkjøpsmønster når det gjelder miljø og sosialt ansvar, basert på krav i konkurranse og informasjon lagt til i formatet EHF katalog.
• Mulighet å kategorisere varer og tjenester ved bruk av standard klassifiseringskode UNSPSC