Digital kunngjøringsprosess
Kunngjøringsprosessen er en prosess hvor oppdragsgiver kunngjør et skjema knyttet til offentlige anskaffelser på Doffin og eller TED.
Prosess Definisjon Dokument (PDD) DFØ ANS
1. Informasjon
| Prosess navn | Kunngjøringsprosess |
|---|---|
| Prosess ID | X.3.1.1 Kunngjøre konkurranse |
| Organisasjon | DFØ-ANS |
| Prosess eier | Charlotte Kolle |
| Henvendelser | Jan Mærøe |
2. Historikk
| Versjon | Dato | Endring | Forfatter/Rolle |
|---|---|---|---|
| 1.0 | 2020.09.15 | Dokument etablert | Petter Vinje |
| 1.0 | 2023.10.20 | Tekstlig redigering | Jan Mærøe |
3. Om prosessen
Kunngjøringsprosessen er en prosess hvor oppdragsgiver kunngjør et skjema knyttet til offentlige anskaffelser på Doffin og eller TED.
4. Bruk av KI/AI
Hvis du har kompetanse på kunstig intelligens (KI) / artificial intelligence (AI), og ser muligheter for å forbedre denne prosessen ytterligere, vil vi gjerne ha en tilbakemelding/innspill fra deg om hvordan det kan gjøres.
Innspill sendes til EHF@dfo.no. Merk melding med KI + navn på prosessen. Når vi mottar innspill, gjennomgår vi dem og legger dem inn fortløpende i den aktuelle prosessdefinisjonen.
5. Brukere og deres behov
- Prosessen benyttes på alle typer kunngjøringer (se pkt. 13 kommentarer).
- Oppdragsgiver trenger prosessen for å informere om behov for varer og tjenester og resultat av en anskaffelse.
- Leverandører trenger prosessen for å få informasjon og dermed kunne tilby sine varer og tjenester.
6. Formål
Best mulig utnyttelse av offentlige midler gjennom størst mulig konkurranse.
7. Mål
At kunngjøringen blir publisert på Doffin og/eller TED til riktig tid med riktig informasjon.
8. Fordeler/gevinster
For oppdragsgiver:
- Størst mulig tilfang av tilbydere
- Informasjonsflyt som likebehandler leverandørmarkedet
For leverandør:
- Alle offentlige konkurranser samlet på ett sted.
- Sikre likebehandling for innlevering av tilbud.
Samfunnsgevinst: Enten redusert bruk av ressurser og/eller økt produktivitet - utføre andre/flere oppgaver
9. Definisjoner/forkortelser
- Doffin = Nasjonal kunngjøringsdatabase for offentlige anskaffelser, lovpålagt å bruke over terskel, frivillig under terskel
- TED = Europeisk kunngjøringsdatabase, lovpålagt å bruke over terskel for norske oppdragsgivere
- KGV = Konkurransegjennomføringsverktøy
10. Utløsere/forutsetninger
| Trigger | Beslutning om å kunngjøring på Doffin/TED |
|---|---|
| Andre forutsetninger | Oppdragsgiver er lovpålagt å benytte KGV verktøy. KGV verktøy må være kompatibel med etablert Doffin prosess. Må ha kompetanse i bruk av KGV system. Lovpålagt å kunngjøre på Doffin og eller TED for noen konkurranser. |
11. Input og leverandører
| Input | Avleverende prosess: | Leverandør/avsender - organisasjon | Referanse |
|---|---|---|---|
| Beslutning om kunngjøring | X.2 Avklare behov og forberede konkurranse |
Offentlig oppdragsgivere | |
12. Deltakere
| Organisasjon | Rolle (ved behov) | Forkortelser | Kommentarer |
|---|---|---|---|
| Oppdragsgiver | Person | O-per | |
| Oppdragsgiver | System | O-sys | |
| Systemleverandør | Sl | KGV | |
| Publiseringstjeneste | Pub | Doffin + TED | |
13. Prosessdiagram
14. Aktiviteter
| ID | Aktiviteter i prosesskart | Ansvar | Aktivitetsbeskrivelse | KP (x) | Kommentar |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Forbered kunngjøring | O-per | Del-prosess | Inkluderer alle kunngjøringstyper: Veiledende kunngjøring. Intensjonskunngjøring. Kunngjøring av konkurranse. Endringskunngjøring. Kunngjøring av kontraktsinngåelse. Kunngjøring av kjøperprofil | ||
| 2. Send kunngjøring | O-sys | ||||
| 3. Validering | Pub | Både teknisk og manuell prosess | |||
| 4. Send avviksmelding | Pub | ||||
| 5. Korriger kunngjøring | O-per | ||||
| 6. Sjekk publikasjonstype | Pub | ||||
| 7. Oversett tekst til engelsk | Pub | ||||
| 8. Publiser kunngjøring | Pub | Ted | |||
| 9. Generer kunngjøringsbekreftelse | Pub | Ted | |||
| 10. Send kunngjørings-bekreftelse | Pub | Doffin | |||
| 11. Lagre kunngjøringsbekreftelse | O-sys | ||||
| 12. Publisere kunngjøring | Pub | Doffin | |||
15. Sjekkpunkter
| Akt. nr. | Hva som skal kontrolleres, måles | Hvordan det skal gjøres | Hvorfor det er nødvendig |
|---|---|---|---|
| Nei |
16. Output og bruker
| Output | Mottakende prosess: Navn på prosess. Dersom prosessen har et navn og en ID sett inn dette. | Mottaker/bruker | Referanse |
|---|---|---|---|
| Kunngjøring publisert | X .3.1.4 Søke på kunngjøringer | Leverandør | |
17. Sluttkriterier
Nei
18. Unntak og alternativer
| Hvor | Unntak - betingelser og endring |
|---|---|
| Nei |
19. Risiko
| Risiko | Sannsynlighet | Alvorlighet | Metode | Tiltak |
|---|---|---|---|---|
| Ikke fyller ut kunngjøringsskjemaet riktig. | Lav-middels | Liten-høy | Dersom verktøystøtte benyttes kan man få varsel og redusere risiko for feil. | Opplæring i bruk av system. Redusere bruk av egenproduserte maler. |
| Ikke korrekt oversettelse eller manglende godkjennelse av oversettelse | Lav-middels | Liten-høy | Sikre god rutiner og sporing | Etablere en god kvalitetssikringsprosess |
| Feil utfylling gir dårlig statistikkunderlag for nye konkurranser | Lav-middels | Liten-høy | God systemstøtte | Etablere en god kvalitetssikringsprosess |
20: Behov for støtte
| Støtte | Forklaring/Lenker |
|---|---|
| Behov for skjemaopplæring via systemet. | |
21. Kobling til standardformat (EHF/Peppol BIS Spesifikasjon).
Når EHF foreligger vil du finne spesifikasjoner her:
22. Ytterligere informasjon
Nei
23. Vedlegg
Nei
Kontakt
- ehf [at] dfo.no (ehf[at]dfo[dot]no)