Digital eBevis prosess
eBevis eller «Hente bevis» er en prosess der oppdragsgiver digitalt og i sanntid kan innhente bevis/dokumentasjon fra leverandører relatert til den spesifikke anskaffelsen.
Prosess Definisjon Dokument (PDD) DFØ ANS
1. Informasjon
| Prosess navn | Digital eBevis prosess |
|---|---|
| Prosess ID | X.3.2.4 Vurder kvalifikasjoner basert på leverandørens utfyllelse av ESPD/egenerklæring og andre anskaffelsesdokumenter |
| Organisasjon | DFØ-ANS |
| Prosess eier | Ellen Schive |
| Henvendelser | Jan Mærøe |
2. Historikk
| Versjon | Dato | Endring | Forfatter/Rolle |
|---|---|---|---|
| 1.0 | 2020.06.03 | Dokument opprettet | Jan Mærøe |
| 1.0 | 2023.10.20 | Tekstredigering | Jan Mærøe |
3. Om prosessen
eBevis eller «Hente bevis» er en prosess der oppdragsgiver digitalt og i sanntid kan innhente bevis/dokumentasjon fra leverandører relatert til den spesifikke anskaffelsen.
Bevisene/dokumentasjonen kan gjelde avvisningsgrunner eller kvalifikasjonskrav enten i kvalifikasjons- eller i kontraktsoppfølgningsfasen. Mange av bevisene/dokumentasjonen er basert på det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD). Beviskilden kan både være offentlige databaser, sertifiseringsdatabaser eller leverandørspesifikke baser.
4. Bruk av KI/AI
Hvis du har kompetanse på kunstig intelligens (KI) / artificial intelligence (AI), og ser muligheter for å forbedre denne prosessen ytterligere, vil vi gjerne ha en tilbakemelding/innspill fra deg om hvordan det kan gjøres.
Innspill sendes til EHF@dfo.no. Merk melding med KI + navn på prosessen. Når vi mottar innspill, gjennomgår vi dem og legger dem inn fortløpende i den aktuelle prosessdefinisjonen.
5. Brukere og deres behov
Brukere:
Kan brukes av offentlige oppdragsgivere ved alle former for anskaffelsesprosedyre.
Bruksområde:
Kan brukes over og under terskelverdi.
Kan brukes både ved konkurransegjennomføring/kvalifisering og ved kontraktsoppfølging
6. Formål
Hovedformålet er at du skal kontrollere dokumentasjon på at leverandører er kvalifisert jfr. LOA/FOA.
7. Mål
At oppdragsgiver henter inn informasjonen som det offentlige har ansvar for kun én gang – “once-only- principle”
8. Fordeler/gevinster
Oppdragsgiver: Forenkle og effektivisere innhenting av bevis i anskaffelsesprosessen. Sikre at oppdragsgivers bevisinnhentingsprosess er i henhold til LOA/FOA. Redusert mulighet for at leverandører kan forfalske dokumenter – hentes direkte fra kilden. Enklere dokumentasjonsprosess. Enklere å gjenbruke maskinlesbar informasjon. Enklere kontraktsoppfølging.
Leverandør:Redusere arbeidsbelastning for leverandør ved at oppdragsgiver henter inn dokumentasjon selv fra offentlige eller andre databaser. Enklere for leverandør å formidle leverandørspesifikke beviser.
Systemleverandør: Tilby markedet nye tjenester.
Samfunn: Forebygge arbeidslivskriminalitet. Betydelig effektiviseringsgevinst. Stimulere til seriøsitet i markedet. Enklere kontraktsoppfølging.
Samfunnsgevinst: Enten redusert bruk av ressurser og/eller økt produktivitet - utføre andre/flere oppgaver
9. Definisjoner/forkortelser
Nei
10. Utløsere og forutsetninger
| Trigger |
>Melding eller manuell start. eBevis er en del av kvalifiseringsprosessen og kontraktsoppfølgingsprosessen. For DPS vil prosessen trigges automatisk. For andre anskaffelsesprosedyrer vil det være en person eller system som setter i gang eBevis-prosessen. >Systemteknisk/tidsintervall. eBevis kan også trigges basert på tidsintervall som en del av kontraktsoppfølgingsprosessen. Triggeren vil mest sannsynlig være definert i KGV basert på en risikovurdering per anskaffelse. |
|---|---|
| Andre forutsetninger |
>EHF ESPD/EHF egenerklæringsskjema skal være fylt ut |
11. Input og leverandører
| Input | Avleverende prosess: Navn på prosess + ID dersom den er definert og navngitt. Hvis ikke, la den stå tom | Leverandør/avsender - organisasjon | Referanse |
|---|---|---|---|
| EHF ESPD; EHF egenerklæring | Innlevering av tilbud og kontraktsoppfølgingsprosessen | Leverandør | |
12. Deltakere
| ID | Aktiviteter | Ansvar | Beskrivelse |
KP (x) |
Kommentar |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Tolke ESPD, egenerklæringsskjema eller andre krav | o-sys | >Systemet ser på ESPD, egenerklæringsskjema eller andre input til krav og identifiserer hvilke bevis som skal hentes/sjekkes. | |||
| 2. Forberede eBevis/Get evidence | o-sys |
>Lage og sende eBevis melding basert på ESPD, egenerklæringsskjema eller andre input til krav. >Validere i henhold til EHF eBevis |
|||
| 3. Vurdere meldingsinnhold | eBT-sys |
>Lese eBevis melding. >Kontrollere at avsender har lov til å innhente bevis. >Definere hvilke bevis som krever samtykke. >For bevis som krever samtykke sende forespørsel om samtykke via Altinn. >For bevis som ikke krever samtykke, sende forespørsel til beviskilde. |
x | ||
| 4. Beslutte samtykke | l-per |
>Leverandør tar beslutning om samtykke via Altinn. >Leverandør beslutter Ja til samtykke om at bevis kan hentes via eBevis. >Leverandør beslutter Nei til samtykke forutsetter manuell innlevering av bevis eller at leverandør vurderes avvist . >Svarer ikke |
|||
| 5. Forespørre bevis fra avgivende kilde | eBT-sys | >Sende forespørsel. | |||
| 6. Henter ut relevante bevis | oFF-sys | >Systemet henter informasjonselementer fra avgivende kilde. | |||
| 7. Populere EHF eBevis respons | eBT-sys | >Systemet sammenstiller informasjonselementer fra avgivende database og lager EHF eBevis respons. | |||
| 8. Motta bevis | oFF-sys |
>Mottar EHF eBevis respons og presenterer resultatet for bruker, for eksempel et ok-signal. >Arkivere eBevis respons |
|||
13. Prosessdiagram
14. Aktiviteter
| ID | Aktiviteter | Ansvar | Beskrivelse |
KP (x) |
Kommentar |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Tolke ESPD, egenerklæringsskjema eller andre krav | o-sys | >Systemet ser på ESPD, egenerklæringsskjema eller andre input til krav og identifiserer hvilke bevis som skal hentes/sjekkes. | |||
| 2. Forberede eBevis/Get evidence | o-sys |
>Lage og sende eBevis melding basert på ESPD, egenerklæringsskjema eller andre input til krav. >Validere i henhold til EHF eBevis |
|||
| 3. Vurdere meldingsinnhold | eBT-sys |
>Lese eBevis melding. >Kontrollere at avsender har lov til å innhente bevis. >Definere hvilke bevis som krever samtykke. >For bevis som krever samtykke sende forespørsel om samtykke via Altinn. >For bevis som ikke krever samtykke, sende forespørsel til beviskilde. |
x | ||
| 4. Beslutte samtykke | l-per |
>Leverandør tar beslutning om samtykke via Altinn. >Leverandør beslutter Ja til samtykke om at bevis kan hentes via eBevis. >Leverandør beslutter Nei til samtykke forutsetter manuell innlevering av bevis eller at leverandør vurderes avvist . >Svarer ikke |
|||
| 5. Forespørre bevis fra avgivende kilde | eBT-sys | >Sende forespørsel. | |||
| 6. Henter ut relevante bevis | oFF-sys | >Systemet henter informasjonselementer fra avgivende kilde. | |||
| 7. Populere EHF eBevis respons | eBT-sys | >Systemet sammenstiller informasjonselementer fra avgivende database og lager EHF eBevis respons. | |||
| 8. Motta bevis | oFF-sys |
>Mottar EHF eBevis respons og presenterer resultatet for bruker, for eksempel et ok-signal. >Arkivere eBevis respons |
|||
15. Sjekkpunkter
| Akt. nr. | Hva som skal kontrolleres, måles | Hvordan det skal gjøres | Hvorfor det er nødvendig |
|---|---|---|---|
| 3 | >Kontrollere at avsender har lov til å innhente bevis. | Systemet sjekker om leverandør har gitt samtykke | Skal ivareta leverandørs rettigheter. |
16 Output og bruker
| Output | Mottakende prosess: Navn på prosess. Dersom prosessen har et navn og en ID sett inn dette. | Mottaker/bruker | Referanse |
|---|---|---|---|
| Dokumentasjon for kvalifikasjonskrav og avvisningsgrunner | >Vurdering/evaluering av kvalifikasjon i henhold til krav (ikke definert prosess) | >Oppdragsgiver | |
| >Kontraktsoppfølgingssystem | |||
17. Sluttkriterier
>Alle definerte bevis må være innhentet og tilgjengeliggjort for neste prosess.
>De som ikke har gitt samtykke har fått purring slik at de formelt sett kan vurderes om de skal avvises.
18. Unntak og alternativer
| Hvor | Unntak - betingelser og endring |
|---|---|
| I offentlige eller andre databaser kan bevis innhentes manuelt |
>Hvor det ikke finnes bevis i offentlige databaser. >KGV har ikke implementert eBevis tjeneste (støtte for) >Oppdragsgiver har ikke kjøpet modul for eBevis. |
19. Risiko
| Risiko | Sannsynlighet | Alvorlighet | Metode | Tiltak |
|---|---|---|---|---|
| Risiko for at leverandør leverer bevis manuelt i stedet for samtykke til utlevering | lav | lav | >Regelverksendring for å muliggjøre uthenting av informasjon uten forhåndssamtykke fra leverandør. | |
| Nedetid ut over definerte SLA krav. | lav | middels | >Prosess for avviksmelding hos Brønnøysund registrene. | |
| Valideringsfeil | lav | lav |
>Kontakt systemleverandør. >Krev at systemleverandør følger forvaltning av format VEFA. |
|
20: Behov for støtte
| Støtte | Forklaring/Lenker |
|---|---|
| Behov for prosessopplæring. | |
21. Kobling til spesifikasjoner (EHF / PEPPOL BIS)
Nei
22. Ytterligere informasjon
Nei
23. Vedlegg
| Referanse | Tekst og/eller lenke |
|---|---|
| Lov og forskrift | Forskrift om offentlige anskaffelser https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2016-08-12-974/KAPITTEL_3-6#%C2%A717-1 https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2016-08-12-974/KAPITTEL_3-13-2#%C2%A724-7 |
| eBevis, anskaffelsesfaglig veiledning: | /anskaffelsesprosessen/anskaffelsesprosessen-steg-steg/konkurransegjennomforing/velge-tilbud-og-innga-avtale/vurdere-kvalifikasjoner/ebevis |
| Beskrivelse av eBevis-tjenesten som datadelingstjeneste hos Brønnøysundregistrene: | https://www.brreg.no/offentlig-sektor/enklere-offentlige-innkjop-med-ebevis/ |
| Teknisk beskrivelse av eBevis (data.altinn.no) hos Digitaliseringsdirektoratet: | https://ebevis.no/ |
| Teknisk beskrivelse av samtykke hos Digitaliseringsdirektoratet: | https://altinn.github.io/docs/utviklingsguider/samtykke/ |
| Lenke til referansekatalogen: | https://www.digdir.no/digitale-felleslosninger/digitale-anskaffelser/1486 |
Kontakt
- ehf [at] dfo.no (ehf[at]dfo[dot]no)