X.6.1.2 Implementering og forvaltning av bestillingsløsning i kontraktsoppfølging

Prosessen beskriver alle de grunnleggende aktivitetene som må utføres ved analyse, implementering og forvaltning av bestillingsløsning i kontraktsoppfølgningsfasen.

Kilde: DFØ

Prosess Definisjon Dokument (PDD) DFØ ANS

1. Informasjon

ID og navn X.6.1.2 Implementering og forvaltning av bestillingsløsning i kontraktsoppfølging
EHF prosess  
Organisasjon DFØ-ANS
Prosess eier Wenche Ludviksen
Henvendelser Jan Mærøe

2. Historikk

Versjon Dato Endring Forfatter/Rolle
1.0 2021.02.22 Dokument etablert Petter Vinje
       
       
       

3. Definisjoner/forkortelser

System: Er i denne sammenheng samspillet mellom alle de ressurser som kreves for å realisere gevinstene ved innføring av ny bestillingsløsning: Mennesker, bestillingsløsning, prosesser og rutiner, målesystemer, arbeidsmiljø, informasjon, etc. - helheten.

4. Om prosessen

Prosessen beskriver alle de grunnleggende aktivitetene som må utføres ved analyse, implementering og forvaltning av bestillingsløsning i kontraktsoppfølgningsfasen. Prosessen tar utgangspunkt i at bestillingsløsningen er anskaffet og er avgrenset til aktiviteter for tilrettelegging, implementering og forvaltning av valgte løsning. I de tilfeller hvor det er behov for å gjennomføre prosjekter som går fra kartlegging av behov til valg av løsning, anbefaler vi at man i tillegg benytter Prosjektveiviseren.no som i større grad dekker de innledende fasene før implementering.

  • I analyseprosessen kartlegges og analyseres dagens prosess og nåstiuasjon for kontraktsoppfølgning. Med det som utgangspunkt defineres fremtidig situasjon (målbildet) og endringsbehov kartlegges. Prosessen avsluttes med en rapport som beskriver funn og anbefalinger til implementering og forvaltning av bestillingsløsning. Analysefasen kan også gjennomføres som en selvstendig prosess, for eksempel i forbindelse med forbedringsarbeid (merverdi).
  • I implementeringsprosessen videreføres og styrkes prosjektets forankring i linjeorganisasjon. Bestillingsløsningen tilrettelegges for bruk, piloteres og eventuelle feil og mangler rettes opp før løsningen rulles ut til alle brukerne. Bruken følges opp med målinger og rapporter til ledelsen. 
  • I forvaltningsprosessen beskriver alle de grunnleggende aktivitetene som må/bør utføres for å sikre en god og effektiv forvaltning av systemet – den digitale løsningen samt organisasjonen som forvalter og benytter den. Foreløpig har vi kun identifisert aktivitetene. Definisjoner for de ulike aktivitetene vil bli utarbeidet etter hvert. 

5. Brukere og bruksområde 

Oppdragsgiver: Har behov for prosessen når de skal velge og implementere ny bestillingsløsning. Aktiviteter i analyseprosessen som utføres i forbindelse med kartlegging av prosess, nåsituasjon, identifisere endringsbehov kan også benyttes som et ledd i internevaluering og forbedringsarbeid.   

Leverandører: Når oppdragsgiver benytter en bestillingsløsning må leverandør også benytte et digital system for å kunne sende og motta meldinger – samhandle med oppdragsgiver. I den sammenheng vil leverandøren også kunne benytte prosessdefinisjonen (PDD) i forbedring av egne prosesser.

6. Formål

Sikre at virksomhetens bestillingsløsning blir implementert, benyttet og vedlikeholdt på en formålstjenlig og effektiv måte.

7. Mål

  • Effektiv opplæringsprosess i bruk av bestillingsløsning. 
  • Hele virksomheten skal ta i bruk bestillingsløsning.
  • Økt avtalelojalitet. Velge riktig varer/tjenster i henhold til avtale.
  • Redusere risiko for å gjøre feil - øke kvalitet.
  • Effektivisere virksomhetens prosess.
  • Samle inn data for analyseformål. For eksempel ved utarbeidelse av strategi for anskaffelser. 
  • Redusere behov for leverandørprodusert statistikk. 

8. Gevinster

Oppdragsgiver

  • Ved å benytte denne prosessen vil det bli enklere for prosjektleder å planlegge og gjennomføre prosjektet på en god og effektiv måte. 
  • Enklere for de som skal delta i prosjektet å forstå og gjøre det som kreves. 
  • Brukerne av bestillingsløsningen vil oppleve god tilrettelegging og støtte ved innføring og bruk av løsning.
  • Ledelsen vil oppleve at alle de viktige prosessen blir etablert og fulgt.
  • At det etableres en god rapporteringsrutine for prosjekt og forvaltning av bestillingssystem og organisasjon som skal benytte det.
  • At målene nås og gevinster realiseres. 

Leverandør:

  • God tilgang til informasjon om hva oppdragsgiver forventer av leverandør når ny prosess og bestillingsløsning er implementert hos oppdragsgiver. 
  • Enklere å tilrettelegge egne prosesser for god digital samhandling. 
  • Kan benyttes i alle typer prosessforbedringsarbeid. 

Samfunn: 

  • Fordi prosessen er generisk og kan benyttes av alle, vil den kunne bidra til bedre og mer effektiv implementering og forvaltning av bestillingsløsninger i den enkelte virksomhet - spredning av ønsket praksis, som igjen vil bidra til forbedring av kontraktsgjennomføringsprosessen.
  • Dersom mange tar i bruk prosessen vil det kunne gi en betydelig samfunnsøkonomisk gevinst i forhold til dagens praksis.  

9. Startkriterier/forutsetninger

Trigger

  Prosessen begynner med beslutning om bruk av bestillingsløsning. 

Andre forutsetninger

Teknologiske: Må ha anskaffet et system.

Organisatoriske: Bør være forankret i virksomhetens mål og strategi for digitalisering og/eller anskaffelser og nødvendig ressursallokering.

​​10. Input og leverandører

Input Avgivende prosess: Leverandør av input Referanse
Beslutning om bruk av bestillingsløsning   Ledergruppen  
       

11. Deltakere

Beskrivelse av roller

Organisasjon Rolle Forkortelser Kommentarer
Oppdragsgiver   O O benyttes når man kun ønsker å angi at denne aktivitetene utføres av oppdragsgiver. 
Oppdragsgiver Ledergruppe O-LG  
Oppdragsgiver Prosjektleder O-PL  
Oppdragsgiver Prosjektdeltakere O-PD IT-avdeling, linjeleder, økonomi, HR, o.l.
Oppdragsgiver Prosesseier O-PE  
Oppdragsgiver Innkjøper O-IN Person som leder innkjøpsprosessen.
Oppdragsgiver E-handelsansvarlig O-EH Ansvarlig for forvaltningsprosessen. Kontroll og tilgjengeliggjøring av avtale avropsmetode, herunder kontroll og godkjenning og distribusjon av katalog, punch-out, mm.
Leverandør   L Angir at aktivitet utføres av en leverandørorganisasjon.
Systemleverandør   SL SL benyttes når det er behov for å angi at aktiviteten utføres av en systemleverandør. Som regel er det ikke behov for å angi hvilke rolle som utfører aktiviteten hos systemleverandør.
       

12. Prosessdiagram

Diagrammet viser de tre hovedaktivitetene/delprosessene.

Implementering og forvaltning av bestillingslosning i kontraktsoppfølging.excel
xlsx 514.33 KB

Dersom du har Visio og ønsker å bruke/redigere diagrammet.
Høyre-klikke på diagrammet
Klikk "Visio-objekt"
Klikk "Rediger" eller Åpne" diagram i Visio.

13. Aktiviteter

ID Aktiviteter i prosesskart Ansvar Aktivitetsbeskrivelse

KP (x)

Kommentar
X6.1.2.1 Analysere implementering av  bestillingsløsning.   Lenke til prosessdefinisjon   Lenke til veileder og sjekkliste til prosess for implementering og forvaltning av bestillingsløsning
X.6.1.2.2 Implementere bestillingsløsning.   Lenke til prosessdefinisjon   Lenke til veileder og sjekkliste til prosess for implementering og forvaltning av bestillingsløsning
X.6.1.2.3 Forvalte bestillingsløsning.   Lenke til prosessdefinisjon   Lenke til veileder og sjekkliste til prosess for implementering og forvaltning av bestillingsløsning
           
           
           
Veileder og sjekkliste til prosess for implementering og forvaltning av bestillingslosning
xlsx 45.66 KB

14. Kontrollpunkter og målinger

Se del-prosesser i punkt 13.

Aktivitet nr. Hva som skal kontrolleres, måles   Hvordan det skal gjøres Hvorfor det er nødvendig
         
         

15. Output og mottaker/bruker

Se del-prosesser i punkt 13.

Output Mottakende prosess Mottaker/bruker Referanse
       
       

16. Sluttkriterier

Nei, når bestillingsløsningen er tatt i bruk må det etableres et forvaltningsregime som sikrer at systemet fungerer og blir løpende vedlikeholdt, oppdatert og forbedret.

17. Unntak/spesielle hensyn

Vi anbefaler alle å ta utgangspunkt i prosessdefinisjonen når prosjekter skal planlegges: Gå gjennom hver enkelt aktivitet. Diskutere om det er behov for utføre aktivitet eller ikke, hvem som er ansvarlig, hvordan den skal gjennomføres, hvor lang tid det vil ta, etc. En slik gjennomgang vil sikre at alle utvikler en felles forståelse for prosjektet/forvaltning: Hvem som skal gjøre hva, hvordan og hvorfor det skal gjennomføres. Samt bidrar til enklere planlegging og implementering.

Del-prosess, aktivitet Unntak/hensyn  
Se del-prosesser i punkt 13.  

​​​​​​18. Risiko

Risiko Sannsynlighet Alvorlighet Metode Tiltak
Systemleverandører blir forsinket eller ikke oppfyller kontraktskrav/funksjonalitet Medium/Stor Stor

>Godt og tett samarbeid i analyse/planleggingsfasen.

>Sanksjoner i kontrakt.
>Dokumentere problemet.
Systemleverandør blir kjøpt opp, går konkurs eller på annet vis ikke lenger kan/vil støtte versjonen eller løsningen lenger. Liten Stor >Markedsovervåkning.

>Dersom man har gjennomført en god anskaffelsesprosess kan denne gjenbrukes.

>Har du en god forvaltningsprosess har du all informasjon du trenger, kun behov for å overføre til nytt system.
Følger ikke prosessen, eller tilsvarende prosesser, spesielt analysefasen Medium Stor Følge denne eller tilsvarende prosesser >Gå igjennom alle delprosesser for å finne avvik og utfør det som ev. mangler.
         

19: Behov for støtte

Støtte Forklaring/Lenker
Sikre lederforankring på alle nivåer. Erfaring viser at du må ha forankring i hele linjen, og spesielt viktig på nederste nivå – de medarbeiderne rapporterer og forholder seg til.
Sikre forankring og involvering, samarbeid, med IT, økonomi, regnskap, faktura Innføring av ny bestillingsløsning forutsetter et tverrfaglig samarbeid med så tidlig involvering som mulig for å sikre forankring, motivasjon og gi deltakerne tid til planlegging.
   

20. Tilleggsinformasjon

Nei

21. Vedlegg

Nei

Oppdatert: 2. januar 2023

Kontakt

e-post: ehf.dfo.no

Fant du det du lette etter?

Det beklager vi!

Hva lette du etter? Bruk gjerne stikkord