EHF fakturering

Status for formatet

I produksjon.

Formål og virkemåte: Standardisering av utbetaling og matching mot ordre

Faktura og en eventuell kreditnotatransaksjon er den siste transaksjonen i bestillingsprosessen og danner informasjonsgrunnlaget for utbetaling til leverandør av varer og tjenester.

Bruker din virksomhet allerede EHF katalog og EHF ordre, har du strukturert informasjon som kan gjenbrukes når du skal sende elektronisk faktura på formatet EHF fakturering 3.0 til oppdragsgiver. Dermed gir leverandøren oppdragsgiver mulighet til automatisk å matche faktura mot ordre, og reduserer dermed sjansene for at utbetalinger blir forsinket, utbetaling skjer til feil leverandør. Samtidig effektiviserer virksomheten sin prosess og øker kvaliteten. 

EHF faktura er obligatorisk ved fakturering i staten:

• Se Referansekatalogen for hvilke lovkrav som gjelder
• Se EHF-tekniske spesifikasjoner

Her finner du forklaring på hvordan du kommer i gang med EHF faktura

Her finner du forklaring på hvordan du kommer i gang med bestilling og avrop

Fordeler ved å ta i bruk formatet

For oppdragsgivere

• En EHF Faktura 3.0 gir oppdragsgiver mulighet til å kunne prosessere meldingen elektronisk intern, og kunne validere og arkivere den.  
• En elektronisk faktura gir en enklere prosess for internflyt og godkjennelse, som igjen reduserer mulige forsinkelsesrenter for virksomheten.  
• Har oppdragsgiver tatt i bruk et bestillingssystem med formatet EHF ordre, har oppdragsgiver mulighet for å godkjenne de økonomiske forpliktelsene før bestilling er gjort, og sende leverandør bestillingsnummer. Faktura kan dermed matches mot ordren og godkjennes maskinelt.
• Samlet fører dette til vesentlig reduksjon av prosesskostnader, reduserer feil og øker sporbarheten. 
• Det er mulig å kategorisere varer og tjenester ved bruk av standard klassifiseringskode UNSPSC
• Det er mulig å analysere kjøp innenfor eller utenfor avtale for å få bedre kontroll med virksomhetens forbruk.
• Det er mulig å analysere hva virksomheten bruker penger på i henhold til kategoristrategi ved bruk av standard klassifisering eksempel UNSPSC.
• Det er mulig å benytte analyser av kjøp i neste anskaffelse for samme katagori.

For leverandører

• Den store gevinsten for en leverandør er at man kan sende faktura til alle offentlige oppdragsgivere på ett format, via samme infrastruktur.  
• Da oppdragsgiver kan automatisere prosesseringen av faktura, vil utbetalingen kunne komme raskere enn ved manuell fakturabehandling.
• Ved mottak av EHF ordre gjenbruke informasjon fra ordre i å lage EHF fakturering.
• En EHF Faktura 3.0 gir oppdragsgiver mulighet til å kunne prosessere meldingen elektronisk intern, og kunne validere og arkivere den.  
• En elektronisk faktura gir en enklere prosess for internflyt og godkjennelse, som igjen reduserer mulige forsinkelsesrenter for virksomheten.  
• Har oppdragsgiver tatt i bruk et bestillingssystem med formatet EHF ordre, har oppdragsgiver mulighet for å godkjenne de økonomiske forpliktelsene før bestilling er gjort, og sende leverandør bestillingsnummer. Faktura kan dermed matches mot ordren og godkjennes maskinelt.
• Samlet fører dette til vesentlig reduksjon av prosesskostnader, reduserer feil og øker sporbarheten. 
• Det er mulig å kategorisere varer og tjenester ved bruk av standard klassifiseringskode UNSPSC