Digitalisering av innkjøpsprosesser – prosjektgjennomføring

Aktivitetar for å lukkast

Aktivitetar for å lukkast med innføring eller betring av digitale prosesser.

For å få til eit godt endringsprosjekt anbefaler vi følgjande aktivitetar

1. Skildre behovet for endring og forbetring
   Lag ei kort skildring av bakgrunnen for at det skal innførast ei elektronisk løysing eller setjast i gong ei revitalisering av elektroniske innkjøpsprosessar i verksemda.
2. Kartlegg dagens situasjon
   Ei skildring av no-situasjonen er viktig for å kunne seie noko om forbetringspotensialet. Den er òg viktig med tanke på å måle i etterkant om tiltaka ein sette i verk, faktisk hadde effekt. Bruk av prosesskart som visuelt verktøy kan vere nyttig for å få ei eintydig skildring av dagens situasjon og for å utarbeide forslag til ein framtidig situasjon.
3. Gjer greie for kva situasjon ein ynskjer og utarbeid tiltak
   Ei skildring av kva situasjon ein ynskjer eller framtidig situasjon gir ein spesifikasjon av kva som må til for at ein skal nå målsetjinga i prosjektet. Det inneber at ein set seg detaljerte mål for prosjektet. Her skil ein mellom effektmål og resultatmål og fastset korleis ein kan vurdere om ein faktisk oppnår måla. I tillegg skisserer ein hindringar og drivkrefter for å nå dei ulike måla, og gjer ei vurdering av kostnader og gevinstar. Etter kvart som måla blir klare, blir risiko for måloppnåing vurdert, og deretter utviklar ein tiltak for å sikre måloppnåinga.
4. Identifiser interessentane
   Under utarbeidinga av situasjonen ein ynskjer og konkretisering av mål og gevinstar er det viktig å identifisere kven som kan ha innverknad på eller blir påverka av utfallet av endringa. Vi rår difor til å gjennomføre ein interessentanalyse som klargjer for prosjektet kven dei ulike interessentane er, kva for motstand dei utgjer, eventuelt kva dei kan bidra med, og ikkje minst kva for informasjon dei har bruk for.
5. Utarbeid kommunikasjonsplan
   Alle endringsprosjekt er avhengig av god og riktig kommunikasjon for å oppnå best mogeleg resultat. Utfallet av ein interessentanalyse dannar bakgrunnen for ein kommunikasjonsplan. I denne planen gjer ein greie for kven som treng målretta informasjon, korleis og kvifor ein skal kommunisere med ulike interessentar, og dessutan kostnader i samband med kommunikasjonen.
6. Utarbeid og kommuniser handlingsplan
   Etter at ein har skildra forventa gevinstar (og opplyst om kva det kostar å oppnå desse), må ein sikre at det blir arbeidd målretta med å hente ut dei forventa gevinstane. Dette gjer ein ved å utarbeide ein handlingsplan. Denne planen bør gi konkrete personar eit spesifikt ansvar for at dei enkelte gevinstane blir realisert. Samstundes bør planen vise ansvarlege personar korleis dei skal følgje opp at dei forventa gevinstane blir realisert, og korleis dei kan vite når ein gevinst er realisert.
7. Syt for forankring
   Ein plan eller ein analyse har berre avgrensa verdi dersom dei som skal syte for at gevinstane blir realiserte, ikkje har nokon ”eigarskap” til den. Det gjeld både dei øvste verksemdsleiarane som har det overordna ansvaret, men òg fagansvarlege som gjerne har det operative ansvaret. Det er difor svært viktig at desse blir involvert på rett tidspunkt i prosessen. Dei ansvarlege må ha kjennskap til og vere einige i gevinstoppfølgingsplanen. Dei må få tilstrekkeleg informasjon til at dei kan følgje opp ansvarsområda sine.
8. Følg opp og korriger undervegs
   Ulike tilhøve kan gjere det naudsynt å korrigere handlingsplanen undervegs. I fanene ovanfor er det gitt ei skildring av ulike tilhøve. Desse områda kan endre seg undervegs i eit prosjekt, eller tiltak som er gjennomført, har ikkje medverka til å oppnå den endringa og forbetringa ein ynskjer. Då er det naudsynt å korrigere aktivitetane i prosjektet eller i ein handlingsplan for ordinær drift. Føresetnaden for å få til dette er at prosjektet eller drifta blir følgt opp systematisk og blir teke opp til evaluering. Det blir rådd til at desse aktivitetane følgjer det ordinære styringssystemet i verksemda.