X.6.1.2 Implementering og forvaltning av bestillingsløsning i kontraktsoppfølging

Prosess Definisjon Dokument (PDD) DFØ ANS

1. Informasjon

2. Historikk

3. Definisjoner/forkortelser

System: Er i denne sammenheng samspillet mellom alle de ressurser som kreves for å realisere gevinstene ved innføring av ny bestillingsløsning: Mennesker, bestillingsløsning, prosesser og rutiner, målesystemer, arbeidsmiljø, informasjon, etc. - helheten.

4. Om prosessen

Prosessen beskriver alle de grunnleggende aktivitetene som må utføres ved analyse, implementering og forvaltning av bestillingsløsning i kontraktsoppfølgningsfasen. Prosessen tar utgangspunkt i at bestillingsløsningen er anskaffet og er avgrenset til aktiviteter for tilrettelegging, implementering og forvaltning av valgte løsning. I de tilfeller hvor det er behov for å gjennomføre prosjekter som går fra kartlegging av behov til valg av løsning, anbefaler vi at man i tillegg benytter Prosjektveiviseren.no som i større grad dekker de innledende fasene før implementering.

• I analyseprosessen kartlegges og analyseres dagens prosess og nåsituasjon for kontraktsoppfølgning. Med det som utgangspunkt defineres fremtidig situasjon (målbildet) og endringsbehov kartlegges. Prosessen avsluttes med en rapport som beskriver funn og anbefalinger til implementering og forvaltning av bestillingsløsning. Analysefasen kan også gjennomføres som en selvstendig prosess, for eksempel i forbindelse med forbedringsarbeid (merverdi).
• I implementeringsprosessen videreføres og styrkes prosjektets forankring i linjeorganisasjon. Bestillingsløsningen tilrettelegges for bruk, piloteres og eventuelle feil og mangler rettes opp før løsningen rulles ut til alle brukerne. Bruken følges opp med målinger og rapporter til ledelsen. 
• I forvaltningsprosessen beskriver alle de grunnleggende aktivitetene som må/bør utføres for å sikre en god og effektiv forvaltning av systemet – den digitale løsningen samt organisasjonen som forvalter og benytter den. Foreløpig har vi kun identifisert aktivitetene. Definisjoner for de ulike aktivitetene vil bli utarbeidet etter hvert. 

5. Brukere og bruksområde 

Oppdragsgiver: Har behov for prosessen når de skal velge og implementere ny bestillingsløsning. Aktiviteter i analyseprosessen som utføres i forbindelse med kartlegging av prosess, nåsituasjon, identifisere endringsbehov kan også benyttes som et ledd i internevaluering og forbedringsarbeid.   

Leverandører: Når oppdragsgiver benytter en bestillingsløsning, må leverandør også benytte et digital system for å kunne sende og motta meldinger – samhandle med oppdragsgiver. I den sammenheng vil leverandøren også kunne benytte prosessdefinisjonen (PDD) i forbedring av egne prosesser.

6. Formål

Sikre at virksomhetens bestillingsløsning blir implementert, benyttet og vedlikeholdt på en formålstjenlig og effektiv måte.

7. Mål

• Effektiv opplæringsprosess i bruk av bestillingsløsning
• Hele virksomheten skal ta i bruk bestillingsløsning
• Økt avtalelojalitet. Velge riktig varer/tjenester i henhold til avtale
• Redusere risiko for å gjøre feil - øke kvalitet
• Effektivisere virksomhetens prosess
• Samle inn data for analyseformål. For eksempel ved utarbeidelse av strategi for anskaffelser
• Redusere behov for leverandørprodusert statistikk

8. Gevinster

Oppdragsgiver: 

• Ved å benytte denne prosessen vil det bli enklere for prosjektleder å planlegge og gjennomføre prosjektet på en god og effektiv måte. 
• Det blir enklere for de som skal delta i prosjektet, å forstå og gjøre det som kreves. 
• Brukerne av bestillingsløsningen vil oppleve god tilrettelegging og støtte ved innføring og bruk av løsning.
• Ledelsen vil oppleve at alle de viktige prosessen blir etablert og fulgt.
• Det etableres en god rapporteringsrutine for prosjekt og forvaltning av bestillingssystem og organisasjon som skal benytte det.
• Målene nås, og gevinster realiseres. 

Leverandør:

• God tilgang til informasjon om hva oppdragsgiver forventer av leverandør når ny prosess og bestillingsløsning er implementert hos oppdragsgiver
• Enklere å tilrettelegge egne prosesser for god digital samhandling
• Kan benyttes i alle typer prosessforbedringsarbeid

Samfunn: 

• Fordi prosessen er generisk og kan benyttes av alle, vil den kunne bidra til bedre og mer effektiv implementering og forvaltning av bestillingsløsninger i den enkelte virksomhet - spredning av ønsket praksis, som igjen vil bidra til forbedring av kontraktsgjennomføringsprosessen.
• Dersom mange tar i bruk prosessen, vil det kunne gi en betydelig samfunnsøkonomisk gevinst i forhold til dagens praksis.  

9. Startkriterier/forutsetninger

​​10. Input og leverandører

11. Deltakere

Beskrivelse av roller

12. Prosessdiagram

Diagrammet viser de tre hovedaktivitetene/delprosessene.

Implementering og forvaltning av bestillingslosning i kontraktsoppfølging.excel

xlsx

514.33 KB

Dersom du har Visio og ønsker å bruke/redigere diagrammet:

• Høyre-klikk på diagrammet.
• Klikk "Visio-objekt".
• Klikk "Rediger" eller Åpne" diagram i Visio.

13. Aktiviteter

Veileder og sjekkliste til prosess for implementering og forvaltning av bestillingslosning

xlsx

45.66 KB

14. Kontrollpunkter og målinger

Se del-prosesser i punkt 13.

15. Output og mottaker/bruker

Se del-prosesser i punkt 13.

16. Sluttkriterier

Nei, når bestillingsløsningen er tatt i bruk må det etableres et forvaltningsregime som sikrer at systemet fungerer og blir løpende vedlikeholdt, oppdatert og forbedret.

17. Unntak/spesielle hensyn

Vi anbefaler alle å ta utgangspunkt i prosessdefinisjonen når prosjekter skal planlegges: Gå gjennom hver enkelt aktivitet. Diskuter om det er behov for utføre aktivitet eller ikke, hvem som er ansvarlig, hvordan den skal gjennomføres, hvor lang tid det vil ta, etc. En slik gjennomgang vil sikre at alle utvikler en felles forståelse for prosjektet/forvaltning: Hvem som skal gjøre hva, hvordan og hvorfor det skal gjennomføres. Dette bidrar også til enklere planlegging og implementering.

​​​​​​18. Risiko

19: Behov for støtte

20. Tilleggsinformasjon

Nei

21. Vedlegg

Nei