Aktiv kontraktsoppfølging sikrer miljøvennlige vareleveranser i staten
Statens innkjøpssenters avtale for levering av forbruksmateriell til statlige virksomheter gir gode miljøgevinster. Andelen utslippsfrie kjøretøy økte fra 65 prosent i 2022 til 92 prosent i 2024.
Anskaffelsestype: Rammeavtale 2+1+1 år
Opsjon: Opsjon er utløst med Lyreco, Maske og NorEngros for perioden 1. mars 2024 til 28. februar 2025.
Verdi: 150 til 220 mill. kr ekskl. mva.
Tilbydere: 3
Leverandører: Lyreco, Maske og NorEngros
Om anskaffelsen
Våren 2022 inngikk Statens innkjøpssenter en fellesavtale om forbruksmateriell med leverandørene Lyreco Norge AS, Maske AS og Norengros AS. Omtrent 190 statlige virksomheter er tilsluttet avtalen. Et sentralt mål i avtalen er å redusere negativ miljøpåvirkning fra produksjon og transport av forbruksmateriell.
Gjennom dialog med leverandørene har Statens innkjøpssenter:
- satt krav til bruk av nullutslippskjøretøy til virksomheter lokalisert i byer
- satt mål om at minimum 50 prosent av produktene som leveres skal være miljømerkede
- innført småordregebyr til oppdragsgiver hvis det gjennomføres ordrer til under 1000 kr
I 2024 viser statistikk fra leverandørene økende grad av utslippsfrie kjøretøy og reduksjon i småordre:
- Andelen utslippsfrie kjøretøy har økt fra 65 prosent i 2022, til 87 prosent i 2023 og til 92 prosent i andre kvartal 2024.
- Andelen småordre under 1000 kroner er redusert fra 12,7 prosent i 2022 til 9,4 prosent i 2023 og 7,2 prosent i andre kvartal 2024.
Framgangsmåte
I juni 2021 utlyste Statens innkjøpssenter en veiledende kunngjøring på Doffin og Ted, med en rekke spørsmål knyttet til markedet, konkurransen, miljøet og samfunnsansvaret. Videre hadde leverandørene mulighet til å delta i en-til-en dialogmøter. Det ble også tatt initiativ til å snakke med Bring som leverer transporttjenester på vegne av flere leverandører.
Statens innkjøpssenter og leverandørmarkedet kom i fellesskap fram til en trappetrinnsmodell for nullutslipp. Det ble foreslått å ha høyere krav til utslippsfrie vareleveranser i de største byene. Samtidig ble det lagt opp til å gradvis øke kravene til andelen utslippsfrie kjøretøy i løpet av avtaleperioden:
- Avtalen la opp til at Oslo, Bergen, Trondheim og Stavanger skulle ha 70 prosent leveranser med utslippsfrie kjøretøy seks måneder etter kontraktsinngåelse.
- Etter ett år skulle kravet øke til 90 prosent, og etter to år til 95 prosent.
- Andre byer skulle ha 50 prosent leveranser med nullutslippskjøretøy seks måneder etter at avtalen trådte i kraft.
- Etter ett år skulle kravet øke til 70 prosent, og etter to år til 90 prosent.
For å følge opp disse kravene, skulle statistikk over antall kjøretøy og andel småordre rapporteres hvert kvartal. Denne statistikken blir gjennomgått i dialogmøter mellom oppdragsgiver og den enkelte leverandør. Avtalen avklarer også gebyrsatser, med mulighet for å gi dagbøter hvis nullutslippsandelen er lavere enn avtalt.
Oppdragsgiverens råd og erfaringer
Tidlig og jevnlig dialog med leverandører
Erfaringene til Statens innkjøpssenter viser at god dialog med leverandørene er avgjørende for suksess. Ved å involvere leverandørene tidlig i prosessen, kan oppdragsgiver tydelig kommunisere klimamål og samarbeide om hvordan disse gevinstene skal realiseres.
Planlegg for aktiv kontraktsoppfølging:
I utviklingen av krav, bør det planlegges for en aktiv kontraktsoppfølging. Dette innebærer krav til jevnlig rapportering av kjøretøydata, kontraktsoppfølgingsmøter og gebyrsatser ved brudd.
Kontinuerlig oppfølging
En avtale er ikke ferdig når den er signert. Det kreves kontinuerlig oppfølging for å sikre at målene oppnås. Kontraktsoppfølgingsmøter er en viktig del av dette arbeidet.
Tilhørende dokumenter
Trenger du hjelp til en anskaffelse?
Kontakt
- sparretelefon [at] dfo.no (sparretelefon[at]dfo[dot]no)
- 404 34 830