Farvel bilnøkkelskap! Gamle biler inn i ny app

Stor-Elvdal kommune administrerer nå sine omtrent 25 biler gjennom en app – like smidig som elsparkesykler til utleie. Det gir bedre utnyttelse av både biler og ansattes tid.

Konkurransedokument

Kontakt

Hans Kristoffer Østmoe

45 72 06 51

hans.kristoffer.ostmoe@stor-elvdal.kommune.no
Eivind Hoff-Elimari

95 42 95 17

eivind.hoff-elimari@dfo.no

Anskaffelsestype: 3 år med opsjon på ytterligere 5 år

Verdi: 800 000 kr ekskl. mva.

Tilbydere: 2

Leverandør: Otto Mobility

Om anskaffelsen

Siden september 2023 administrerer Stor-Elvdal kommune sine omtrent 25 biler med Otto Mobilitys tjenester. I kommunens 5-10 år gamle biler har Otto Mobility installert et system som via en app gjør det mulig å bestille bil, og låse bilen opp og igjen. Bilene har også blitt utstyrt med GPS. Dermed kan både bruker og eier håndtere bilene omtrent på samme måte som elsparkesykler til utleie.

Det nye systemet erstatter kommunens tidligere løpende tjenesteavtale med CarAdmin, basert på nøkkelskap og et PC-basert bestillingssystem. Systemet er langt enklere og mer fleksibelt å bruke for kommunens ansatte, siden de via appen på egen telefon ser akkurat når og hvor biler er tilgjengelige, og aldri må innom et nøkkelskap.

Det eksterne verkstedet som håndterer vedlikehold er integrert i systemet, slik at verkstedet kan booke biler og hente dem inn for dekkskift, vask, EU-kontroll og liknende, på tidspunkter der bilene er minst etterspurt.

Skjermbilde av Biladministrasjonsapp — Appen er langt enklere og mer fleksibel å bruke enn nøkkelskap.

Framgangsmåte

Kommunen annonserte at de ville si opp den løpende tjenesteavtalen med CarAdmin sommeren 2022. Innkjøpssamarbeidet Abakus i Nord-Østerdalen tok ansvar for å drive prosessen framover. Konkurransegrunnlaget ble kunngjort 19. januar 2023. CarAdmin og Otto Mobility leverte begge tilbud til fristen 6. februar. Leverandørene presenterte sine produkter, for så å levere reviderte tilbud våren 2023.

Tildelingskriteriene var pris (30 prosent) og egnethet for løsning (70 prosent). Otto skåret klart best på egnethet.

Det nye systemet var klart til sommeren 2023, men kommunen valgte å unngå lansering i sommerferien og ventet til september 2023 for å ta det i bruk.

Oppdragsgiverens råd og erfaringer

Å gå over fra nøkkelskap til en app-basert løsning med GPS anbefales. Det gjør arbeidshverdagen mer effektiv, og reduserer tid brukt på manuell rapportering. Integrering av bilflåten mot verkstedet er også en stor gevinst.

Oppstartskostnadene inkluderte noen timer fra leverandør for tre til fire opplæringsseanser, og et mindre beløp per bil for å installere utstyr. Etter oppstart prises tjenesten kun per bil. Inkludering av GPS hevet kostnaden vesentlig, men ikke mer enn en nøkkelskap-basert løsning med GPS.

I forhandlingsprosessen undersøk grundig kompatibiliteten mellom den app-baserte løsningen og kommunens ressurser. Etter 10 måneders drift, har Stor-Elvdal konkludert med at tre til fire av dens 25 biler forblir utenfor systemet, fordi integreringen er for krevende gitt bilenes alder.

Det viste seg også at kommunens system for brukertilganger (AD-løsning) heller ikke kunne integreres med Otto Mobilitys tjeneste. Slikt er det en fordel å avklare i forkant av kontraktsinngåelse.

Ansatte opplever overgangen svært forskjellig. Noen trenger mye opplæring og støtte, andre ingenting. Ta overgangen gradvis og tilpass brukerstøtten deretter.