Alternativvurdering
Må utfordringen/målsettingen dekkes ved en anskaffelse, eller er det andre bedre måter å løse oppgaven på?
Etter å ha vurdert utfordringen og dagens løsning, strategiske føringer og foreløpige konklusjoner fra markedsanalyse og kartlegging, blir spørsmålet om behovsdekning kan utsettes, eventuelt hvordan behovet best kan dekkes.
- Kan behovet løses ved å eliminere det?
- Er det alternative måter å tenke behovsdekning?
- Kan behovet løses ved å utføre oppgaven/ytelsen i egenregi?
- Er det strategiske føringer på at behovet bør dekkes i markedet?
- Har vi kapasitet til å utføre anskaffelsen?
- Bør oppgaven/ytelsen anskaffes i markedet selv om virksomheten har egen kapasitet og kompetanse?
Dersom behovet ikke utsettes eller elimineres, blir det en vurdering av om behovet bør dekkes ved en anskaffelse eller ved utførelse helt eller delvis i egenregi. Her kan det være nødvendig både å foreta nye analyser og innhente fagkompetanse.
Hva som utføres i egenregi og hva som anskaffes, er strategiske vurderinger og bør være nedfelt i styrende dokumenter. Hvilken kompetanse og kvalitet skal virksomheten selv ha - og hva skal anskaffes i markedet? Kan markedet tilby løsningen eller er det behov for å utvikle nye innovative løsninger?
Egenregi
Begrepet egenregi brukes om de oppgavene virksomheten utfører med egne ansatte eller ansatte i en annen virksomhet, som virksomhet har styring og kontroll over.
Oppgaver/ytelser som bør utføres i egenregi, vil typisk være virksomhetens kjerneoppgaver og forvaltningsoppgaver. Det kan også være oppgaver der din virksomhet for eksempel har ansvar for sårbare brukere og derfor ønsker å beholde instruksjonsmyndigheten overfor ansatte for å kunne agere fort for eksempel for å endre tjenestekvaliteten. Der tjenesten er satt ut til private, må din virksomhet forholde seg til en kontrakt der tjenestekvaliteten er definert. Det er mye vanskeligere å endre tjenestekvaliteten i en inngått kontrakt, det kan i beste fall medføre økte kostnader og i verste fall medføre at tjenesten må ut i konkurranse igjen.
Det kan også være oppgaver virksomheten velger å utføre i egenregi fordi virksomheten har ledig kapasitet eller av andre strategiske grunner, som å bygge kompetanse eller å optimalisere konkurransesituasjonen. Eksempel på sistnevnte kan være der det er liten eller ingen konkurranse på alle delytelsene som behovet består av. Det å selv utføre noen av oppgavene kan være mest effektivt og/eller konkurransefremmende.
Anskaffe
Oppgaver/ytelser som bør anskaffes vil typisk være der virksomheten ikke har kompetanse og/eller kapasitet. Det kan også være strategiske grunner til å anskaffe, selv om virksomheten har spisskompetanse og kapasitet. Eksempel på dette er ved omorganisering eller evaluering av virksomheten, der du ønsker en uavhengig tredjepart for å sikre nøytralitet.
Et annet eksempel kan være der virksomheten ønsker å få utviklet et marked. Dette kan være oppgaver som ikke lenge ansees som kjernevirksomhet for din virksomhet. For å bygge opp markedet, kan det være strategisk smart å kunngjøre enkeltdeler, eller mindre volum.
Et annet eksempel er der virksomheten ønske å bruke markedets kompetanse. Et eksempel på det er der en virksomhet ønsker å sette ut driften av ulike tjenester (også kalt konkurranseutsetting). Sistnevnte vil typisk være en strategisk beslutning forankret i virksomheten eller på politisk nivå. En slik beslutning vil få en rekke konsekvenser for blant annet ansattes rettigheter, jf. arbeidsmiljølovens regler om virksomhetsoverdragelse.
En beslutning om konkurranseutsetting av sykehjem kan også kombineres med en strategisk beslutning om å beholde visse tjenester eller driften av hele sykehjem i egenregi. Begrunnelsen her kan være å også beholde noe kompetanse i virksomheten og som benchmarking av tjenestene.