Krav til digitalisering i offentleg regelverk

Elektronisk konkurransegjennomføring

• Krav om gratis, direkte og uavgrensa elektronisk tilgang til konkurransegrunnlag i anskaffingar omfatta av del III i forskrifta. Kravet vil bli varetatt dersom heile konkurransegrunnlaget er publisert på Doffin, eller ved ei lenke til KGV der heile konkurransegrunnlaget er tilgjengeleg for nedlasting utan noko krav til registrering av opplysningar om leverandøren. Dette blir omtalt i kapittel 19.4 i Nærings-og fiskeridepartementets rettleiar om offentlege anskaffingar.

Hjelpesider for Doffin og nye kunngjøringsskjemaer

• Krav om elektronisk kommunikasjon i tilbodsfasen i anskaffingar omfatta av både del II og III i forskrifta. Kravet om elektronisk tilbodsinnlevering ligg i føresegnene om elektronisk kommunikasjon i FOA § 22. Skriftleg elektronisk kommunikasjon er hovudregelen, og forskrifta presiserer at munnleg kommunikasjon ikkje kan nyttast for:
  • Utveksling av anskaffelsesdokumenta
  • Førespurnad om deltaking i konkurranse
  • Stadfesting av interesse og tilbod

• Krav om elektronisk eigenerklæringsskjema (ESPD)i anskaffingar omfatta av del III i forskrifta. Kvalifikasjonskrav og det europeiske eigenerklæringsskjemaet er omtalt i FOA §§ 16 og17. Skjemaet skal vere i samsvar med EHF Eigenerklæringsskjema (ESPD).
  Lenker til Referansekatalogen og EHF ESPD 

• Oppdragsgivar kan krevje eller tillate elektroniske katalogar i tilbodet eller førespurnaden om deltaking, og katalogane kan bli fulgt av andre dokument. Gjenopning av konkurranse om ein bestemt kontrakt basert på ein inngått rammeavtale kan gjerast på grunnlag av oppdaterte katalogar. Elektroniske katalogar er omtalte i FOA § 27-1.

• Forenkla prosedyre for dynamiske innkjøpsordningar. Ordninga er ein fullt ut elektronisk prosess der all kommunikasjon blir gjennomført etter reglane i FOA § 22. I §§ 26-4 til 26-7 er etablering og opptak av ordninga beskrive, og i tillegg korleis anskaffingar under ei ordning skal gjennomførast. 

• Føresegner om identifisering og elektroniske signaturar.
  § 22-5 omtaler korleis ein eventuelt kan stille krav om at leverandøren identifiserer seg. Vidare blir det presisert når avanserte elektroniske signaturar skal godtakast.

• Sikkerheitskrav. Det blir stilt krav til sporing av aktivitet og transaksjonar og sikker transport og oppbevaring av elektroniske dokument (FOA § 22).

Elektronisk faktura og betaling

Frå 1. april 2019 er dette obligatorisk:

• Offentlege verksemder må vere i stand til å motta elektronisk faktura eller kreditnota i Elektronisk handelsformat versjon 3.0 (EHF Fakturering 3.0).
• Leverandørar av varer og tenester som sender elektronisk faktura eller kreditnota til offentlige verksemder, må gjere det på Elektronisk handelsformat versjon 3.0 (EHF Fakturering 3.0)
• Offentlege verksemder må være i stand til å motta elektronisk faktura eller kreditnota fra utanlandske leverandørar på PEPPOL BIS Billing 3.0.
• Utanlandske leverandørar av varer og tenester som sender elektronisk faktura eller kreditnota til offentlege verksemder, må gjere det på PEPPOL BIS Billing 3.0.

Krava er i samsvar med

• Forskrift om elektronisk faktura i offentlige anskaffelser
• Digitaliseringsrundskrivet
• Rundskriv R/10
   
• Små leverandørar vil kunne nytte nettbaserte løysningar (webfaktura-portalar) for å sende faktura til statlege verksemder (Økonomireglementet av 8. juni 2010, punkt 5.3.5.1)
• Standard bruk av EHF (Referansekatalogen – Digitale anskaffelser)
• Betaling ved bruk av ISO 20022 – betaling på standard format (Finansavtalelovens §9.3)
• Alle verksemder som sender faktura til offentlege etatar, skal nytte e-faktura (DIRECTIVE 2014/55/EU...on electronic invoicing in public procurement)
• Bruk av elektronisk kommunikasjon ved purring er støtta av "Lov om inkassovirksomhet og annen inndriving av forfalte pengekrav (inkassoloven)" § 3 a. Elektronisk kommunikasjon.