Langsiktig planlegging av drift og vedlikehald gir bygget eller anlegget lengre levetid og føreseielege vedlikehaldskostnader. Det må deretter regelmessig oppdaterast gjennom utførings-, overtakings- og driftsfasen.
Kartlegging av avvik og manglar
Som ei førebuing til vedlikehaldsplanen bør alle avvik kartleggast:
- Kva slags ventilasjonssystem har mange feilmeldingar?
- Kvar er det høgast straumbruk per kvadratmeter?
- Kva slags vassleidningar lekk?
- Kvar er det fukt og råte?
- Kva slags vegar har mange hol og telehivskadar?
Det blir enklare å prioritere om avvika kategoriserast på til dømes tre nivå av risiko.
Ofte vil lokalpolitikarar, verneombod eller andre påverke denne prioriteringa. Det kan difor vere naudsynt å kjøpe inn undersøkingar for å dokumentere behov og kartlegge konsekvensar.
Vedlikehaldsplan
Regelmessig vedlikehald er avgjerande for å oppretthalde kvaliteten for bygg og anlegg. Etterslep på vedlikehald kan føre til store og uføreseielege avgifter for eigar. Det er difor viktig å lage vedlikehaldsplanar som følgjer bygget eller anlegget si utvikling, bruksendringar og slitasje.
Vedlikehaldsplanar bør ha ein tidshorisont på to, fem og ti år eller lenger. Vedlikehaldsplanen må ein gjennomgå kvart år for å planleggje kva slags innkjøp som er naudsynte. Dette gjeld både faste rullerande oppgåver, planlagde større oppgåver og eventuelle hastetiltak.
Eigar/forvaltar og leigetakar/brukar av bygg eller anlegg har eit felles ansvar for å oppdatere vedlikehaldsplanen.
Bransjestandardar for drift og vedlikehaldskostnader per m2/ år kan vere eit nyttig verktøy i arbeidet med vedlikehaldsbudsjettet. Sjå til dømes nøkkeltala frå OPAK.
Samfunnsansvar i vedlikehaldsplanen
Vedlikehaldsplanen bør innehalde følgjande punkt for å ivareta miljøomsyn, sosial dumping og sosialt ansvar:
- Riktig drift av tekniske system som varme-/kjøle- og ventilasjonsanlegg
- Jamleg ettersyn av bygningsdelar og installasjonar
- Rutinar for å skaffe seg miljøvenlege produkt
- Rutinar for reinhald, mellom anna kor ofte ein skal gjere reint, metodar og kjemikaliebruk
- Tydeleg ansvarsfordeling
- Rapporteringsrutinar
- Stoffkartotek over materiale og stoff som er brukt i bygget eller anlegget
- Rutinar for å skaffe seg sosialt ansvarlege produkt
- Rutinar for å sikre at det ikkje førekjem sosial dumping knytt til drifts- og vedlikehaldskontraktar
FDV-system
Det fins ulike system for vedlikehaldsplanlegging, alt frå heilt enkle rekneark til avanserte web-baserte system der utført arbeid blir registrert i vedlikehaldsplanen, og elektronisk faktura blir sendt til oppdragsgivar. Det er tilrådd å lage vedlikehaldsplanar for kvart enkelt bygg eller anlegg. Revisjon av vedlikehaldsplanen bør utkvittere korrigerte avvik og tiltak.
Organisering av FDV-arbeidet
Når FDV-dokumentasjonen er motteken i samband med overtaking av bygget eller anlegget, er det naturleg å fordele ansvar for oppdatering av denne i høve til anna ansvarsfordeling innan forvaltning, drift og vedlikehald.
Følgjande funksjonar bør vere dekka:
- Ansvar for branntryggleik, regulert i internkontrollforskrifta
- Ansvar for tryggleik, helse og arbeidsmiljø (SHA)
- Ansvar for vernetenesta, regulert i internkontrollforskrifta
- Driftsansvar, til dømes oppfølging av driftsoppgåver som renovasjon, lys, temperatur, uteanlegg
- Forvaltaransvar, til dømes oppfølging av serviceavtalar som snørydding, ventilasjon, leige- og framleigeavtalar
Husleigeavtale – funksjons-/driftskontrakt
I dei fleste husleigeavtalar eller funksjons-/driftskontraktar for anlegg, er ansvars- og kostnadsfordeling for drift og vedlikehald mellom leigetakar/brukar og eigar regulert. Fordelinga skal tilpassast det enkelte leigetilhøvet avhengig av kompetanse hos leigetakar/brukar og kostnadsfordeling.
Fordelinga av ansvaret er regulert i internkontrollforskrifta. Det kontraktuelle ansvaret for fleire av oppgåvene vil ofte liggje hos leigetakar/brukar, men ansvaret for utføringa av arbeidet kan liggje hos utleigar/eigar.
Driftsutgiftene vil liggje hos brukar som ei direkte utgift eller etterskotsvis oppgjer.