Kontraktsoppfølging

Oppfølging av leveransen handler om god planlegging ved oppstarten av avtalen og god kommunikasjon med leverandør så lenge avtalen er i bruk.

Oppdragsgiver og leverandør bør avtale hvordan måling og oppfølging skal gjennomføres i praksis. Sentrale områder for en slik måling og oppfølging kan være:

• Blir formålet med avtalen oppfylt? Blir de avtalte resultatene, gjerne kalt KPI (key performance indicators), nådd ?
• Pris- og kostnadskontroll – både når det gjelder avtalepriser og eventuelle pris- og katalogendringer
• Kostnadsutvikling – hvordan innkjøpene påvirker kostnadsbildet til virksomheten
• Kvalitet – produktfeil og leveransefeil, se godkjenning og betaling
• Sortimentsstyring (anbefalte produkt basert på kvalitet, pris, miljø etc.)
• Styringsinformasjon/statistikk
• Logistikk – ledetider og leveransenøyaktighet (tid/mengde)
• Samfunnsansvar

I bruk av avtalen vil nytteverdien ved ehandel og efaktura være stor. Når elektroniske verktøy brukes for å støtte innkjøpsprosessen, vil mange tidkrevende oppgaver falle bort.

For å få kontroll og øke avtalelojaliteten vil funksjonalitet i et bestillingssystem være hensiktsmessig.

Du bør alltid sikre at avtalt pris følges i hele kontraktsperioden. Dette gjelder generelt i alle kontrakter, og også dersom du bruker livssykluskostnader som tildelingskriterium eller krav i spesifikasjonen.

Du bør innarbeide rutiner for hvordan avtalte endringer i priser skal håndteres.

Livssykluskostnadene baserer seg ofte på opplysninger fra leverandøren, og disse opplysningene lar seg ikke alltid umiddelbart kontrollere. I slike situasjoner er det behov for å regulere disse opplysningene direkte i kontrakten slik at du lettere kan kontrollere at den leverandøren som vinner konkurransen, faktisk holder det som ble lovet.

Oppfølgningen kan også skje ved at du selv kvalitetssikrer for eksempel strømforbruk, forbruksvarer eller antall ganger det har vært behov for service eller annen oppfølgning. Dersom du har elektroniske bestillingssystemer, vil forbruksvarene enkelt kunne følges opp.

Erfaringer du kan ta med til neste anskaffelse

En virksomhet kan lære mye som kan være nyttig for kommende anskaffelser gjennom å evaluere i hvilken grad

• kostnadsbedømningene var riktige
• hva som var de største kostandsdriverne
• i hvilken grad vi kunne ha gjort noe annerledes når det gjelder å analysere utfra et livssyklusperspektiv i anskaffelsesprosessen

Oppfølgningen kan også skje ved en uavhengig tredjepart

Du kan også pålegge leverandøren å følge opp ved å levere statistikk eller lignende som et kontraktsvilkår. Husk at dette vilkåret må være med i anskaffelsesdokumentene.

Kontrakten bør ha rimelig balanserte kontraktskrav, kontroll og håndhevelsesbestemmelser. På den ene siden skal leverandøren holde det han har lovet, og på den andre siden bør kontrollen ikke bli så rigid at det går ut over samarbeidet og fører til unødvendige samarbeidsproblemer.

Rutiner 

Du må lage rutiner for hvordan kontraktsforpliktelsene skal overholdes. Dette gjelder også dine kontraktsforpliktelser, for eksempel for hvordan du skal reklamere, hvordan jevnlig renhold eller annet vedlikehold skal følges opp.

For noen kontrakter stiller leverandøren garanti, for eksempel for hvor mange år ytelsen skal holde. Her er det viktig å følge de forutsetninger leverandøren har stilt og reklamere der ytelsen ikke fungerer.

Mangelfull leveranse

Hvis det viser seg at leverandøren ikke leverer avtalt kvalitet, for eksempel ved at visse deler må skiftes ut oftere, ytelsen bruker mer strøm eller forbruksvarer, så er det en mangel ved ytelsen. Du må da reklamere i henhold til kontrakten, hvis ikke kan det i realiteten være en endring av kontrakt.

En god dialog med leverandøren er det som best tjener leveransen.

Eksempel

Klagenemnda for offentlige anskaffelser (Kofa) uttalte i en sak at det å ikke reklamere når leverandøren leverte mangelfull ytelse, i realiteten var en endring av kontrakt som var en ulovlig direkte anskaffelse. Se Kofa 2015/27.

Interne forhold

Noen ganger kan årsaken til at livssykluskostnadene ikke blir som planlagt, skyldes forhold internt hos deg, for eksempel at forbruket blir høyere enn forutsatt eller at den energiprisen du har lagt til grunn i anskaffelsesdokumentene, er høyere enn den faktiske prisen. Dette er forhold leverandøren ikke kan lastes for, og du bør derfor undersøke slike forhold før du reklamerer.

Les mer om LCC når du skal lage kontraktstrategi.

Risikoanalyse

Hvor tett du skal følge opp leveransen, vil variere fra kontrakt til kontrakt. En risikoanalyse over hva som kan gå galt og hva som kan bli konsekvensene av disse, vil legge føringer på hvordan og hvor ofte du bør be om rapporter, ta stikkprøver, stedlige befaringer mv.

Avtalte krav og kriterier

Du må følge opp at leverandøren leverer det han har tilbudt. Det er spesielt viktig å være oppmerksom på at der tilbudet vant pga. oppfyllelse av tildelingskriterier, at de faktisk oppfylles under gjennomføringen av leveransen. Hvis det viser seg at leverandøren ikke leverer det han har fått poeng på under evalueringen, kan det fort bli en ulovlig direkte anskaffelse.

Dersom det er krav som skal oppfylles i kontraktsperioden, må du kontrollere at kravene er oppfylt til riktig tid. Dette kan for eksempel være:

• hvordan ytelsen skal leveres
• hvilken teknologi som skal benyttes
• krav til rapportering
• utskiftning til mer energieffektivt utstyr
• metode for gjennomføring av ytelsen
• krav til miljøkompetanse hos leverandøren
• nødvendig opplæring av brukerne blir gjennomført

Manglende kontraktsoppfølgelse kan resultere i en ulovlig direkte anskaffelse

I en sak behandlet av Kofa 2015/27 kom klageorganet til at leverandøren leverte en vesentlig annen leveranse enn det som ble avtalt, og fordi oppdragsgiver ikke fulgte opp, resulterte det i at det ble vurdert som en ulovlig direkte anskaffelse. Innklagede gjennomførte en åpen anbudskonkurranse for kjøp av tjenester for innsamling og transport av husholdningsavfall. Det var stilt krav om at kjøretøyene minimum skulle ha Euro-standard 4. Alle tilbyderne hadde tilbudt kjøretøy med Euro-standard 5. Under utførelsen av kontrakten benyttet valgte leverandør biler som hadde Euro-standard 3, dvs. en dårligere standard. Klager varslet innklagede gjentatte ganger om dette. Klagenemnda kom til at innklagede hadde en klar oppfordring til å undersøke kontraktsutførelsen nærmere, og til at unnlatelsen av å håndheve kontrakten utgjorde en "vesentlig endring" av kontrakten.

Et viktig spørsmål som du bør stille deg når du planlegger en anskaffelse, er: "hvordan vet jeg at anskaffelsen er vellykket?" De suksesskriterier og målsettinger du identifiserte, bør du nå følge opp. Disse suksesskriteriene kalles ofte KPI (key performance indicator).

Du har kanskje satt som mål at kvaliteten på tjenesten skal være så god at minimum 80 prosent av brukerne av tjenestene skal svare "godt fornøyd" ved spørreundersøkelser. Da er det viktig at du følger opp dette ved spørreundersøkelser.

Andre kvalitative mål kan være at alle leveransene skal leveres i tide, og da må du ha etablert måleparametre for å verifisere dette. DFØ har laget et verktøy for kontraktsoppfølgning som kan brukes både i planleggingsfasen og i kontraktsgjennomføringsfasen:

Andre forhold kan kreve at dere gjør noe mer aktivt for å sikre at målsettingen nås.

Dersom dere har anskaffet videokonferanseutstyr for å redusere reising i virksomheten din, er det viktig at du i kontraktsgjennomføringsfasen sikrer at de ansatte får opplæring i utstyret. Det er en vesentlig forutsetning for at dere skal ha mulighet til å nå målsettingen om "mindre reiseaktivitet".  

Dette forutsetter at:

• De ansatte får opplæring i å bruke utstyret enten ved interne krefter eller dere har avtalt at leverandøren skal sørge for opplæringen
• De ansatte har rask tilgang til hjelp fra driftsavdeling ved behov, dvs. dere må innarbeide gode rutiner
• De ansatte bruker utstyret i stedet for å reise

For å ta ut de ønskede gevinster og nå virksomhetens mål, kreves det derfor opplæring som ledd i kontraktsoppfølgningen.

Oppfølging og kontroll av kontraktens verdi

For løpende kontrakter og rammeavtaler må det etableres rutiner for å ha oversikt over hvor mye som samlet er fakturert og utbetalt. Verdien og omfanget av kontrakten kan ikke gå vesentlig ut over det som ble kunngjort som kontraktens verdi.

Oppfølging av frister

Et kontraktsregister inneholder en systematisk oversikt over alle oppdragsgiverens kontrakter og relevant nøkkelinformasjon om den enkelte kontrakten. Det vil være et nyttig verktøy for å oppnå oversikt og kontroll over kontraktsoppfølgningen. Nøkkelinformasjon kan være kontraktsnavn, referansenummer, beskrivelse av varer og tjenester, priser, kontraktsperiode, endringer/tillegg og kontraktsansvarlig. I tillegg kan du i et elektronisk kontraktsregister legge inn automatiske varslinger, for eksempel frist for å utløse en opsjon, starte en ny anskaffelsesprosess o.l.

Husk at det viktigste du gjør for å sikre kontraktsmessig ytelse, er å følge opp kontrakten. Dersom du likevel ikke får det som er avtalt, kan du ha regulert i kontrakten ulike sanksjoner i planleggingsfasen. Du skal sanksjonere slik det er regulert i kontrakten.

Det kan være flere forhold ved leveransen som kan sanksjoneres. Sanksjoner er midler du har for å få kontraktsmessig ytelse. Dersom du gjentagne ganger unnlater å bruke de sanksjoner som er regulert i kontrakten, kan du etterhvert miste muligheten til å benytte dem.

Mangelfull leveranse

Dersom leveransen helt eller delvis lider av en mangel i forhold til det som er avtalt, kan du kreve retting dersom det er mulig for leverandøren å omlevere. Leverandøren har også rett til å rette mangelfull leveranse. Dersom det ikke er mulig å rette leveransen, kan du kreve erstatning dersom du har lidt et økonomisk tap. Du må reklamere innen ugrunnet opphold, og det bør gjøres skriftlig. Du kan også heve kontrakten for den del av leveransen som er mangelfull, eller for hele leveransen dersom du ikke kan nyttiggjøre deg av den.

Forsinket leveranse

Der ytelsen er forsinket fra leverandøren, vil kontrakten typisk ha en dagbotsklausul. Dagbot er ment å være et pressmiddel overfor leverandøren til å levere.

Det å utløse en dagbot er imidlertid ikke betinget av at leverandøren har opptrådt uforsvarlig, det kan være helt plausible prsaker til at leverandøren ikke kan levere. Korona-pandemien er et eksempel på dette. Det kan derfor mange ganger være uhensiktsmessig å utløse dagboten, slik at det er mer fornuftig sammen med leverandøren å få til en minnelig ordning eller sette en rimelig frist for å levere. Samtidig bør du påpeke at du har rett til å ilegge ham en dagbot, og at den vil begynne å løpe dersom ikke den nye fristen blir overholdt. Dette er en konkret vurdering du må gjøre. Du har ikke behov for dagboten, men selve leveransen!

Vesentlig mislighold

Dersom leverandøren vesentlig misligholder kontrakten, har du rett til å heve kontrakten. Dette vesentlighetskravet innebærer at ikke et hvilket som helst mislighold gir rett til å heve. Begrunnelsen for dette er at heving er en alvorlig og inngripende beføyelse overfor leverandøren, og derfor bør forbeholdes de tilfeller der oppdragsgiver har rimelig grunn til å si seg løs fra avtalen, m.a.o. der kontraktsbruddet er vesentlig.  

Hva som er vesentlig mislighold, kan være regulert i kontrakten, andre ganger må det en konkret vurdering til. Flere små mangler eller forsinkelser kan til slutt blir så store/mange at de utgjør et vesentlig mislighold. 

Prinsippet om at avtaler skal holdes, står således sterkt i norsk rett. Om andre misligholdsbeføyelser som retting, omlevering eller prisavslag vil være tilstrekkelig, kan også påvirke adgangen til å heve.

Virkningene av heving er at partenes plikt til å oppfylle faller bort. Er tingen levert, skal det skje en restitusjon, en tilbakeføring av ytelsene dersom det er mulig. Også ved heving vil visse av avtaleforpliktelsene fremdeles bestå, for eksempel taushetsplikt om forretningshemmeligheter.

Heving av kontrakt har umiddelbar virkning, det er ingen oppsigelsestid.

Egenrapportering

DFØ anbefaler at det benyttes et egenrapporteringsskjema for å innhente informasjon om hvilke lønns- og arbeidsvilkår leverandøren tilbyr sine ansatte. Denne informasjonen er en viktig kilde for å gjøre en risikovurdering av kontrakten. 

DFØ anbefaler at egenrapporteringsskjemaet innhentes innen en måned etter kontraktssignering. Du bør også innhente et nytt egenrapporteringsskjema fra leverandøren for hver gang kravene til lønns- og arbeidsvilkår skal følges opp og kontrolleres.

DFØ har utarbeidet en egen mal for oppfølgning av lønns- og arbeidsvilkår.

Les mer om nødvendig kontroll av lønns- og arbeidsvilkår.

Risikovurdering ved kontroll

Oppdragsgiver må gjennomføre nødvendig kontroll av om kravene til lønns- og arbeidsvilkår er oppfylt. Dette forutsetter at du gjør en risikovurdering for å avgjøre omfanget og behovet for å gjennomføre mer kontroll av kontrakten. Dersom risikovurderingen viser at det er lav risiko for brudd på kravene, vil det i de fleste tilfeller ikke være nødvendig å gjøre mer kontroll av kontrakten. Avdekker du derimot høy risiko for brudd på kravene, må du som oppdragsgiver gjennomføre mer kontroll.

Du bør gjennomføre risikovurderinger som en del av den løpende kontraktsoppfølgingen gjennom kontraktens levetid. Risikovurderingen viser også hvor mye ressurser og tid virksomheten din må sette av til kontrollarbeidet.

Som oppdragsgiver må du også følge opp eventuelle endringer som skjer under gjennomføringen av kontrakten.

Du bør dokumentere og arkivere resultatet av risikovurderingen på samme sak som kontrakten.

Risikomomenter

Risiko avhenger av konkrete forhold, og det er derfor ikke mulig å angi alle risikofaktorer uttømmende.

DFØ har laget et risikovurderingsverktøy. Dette tar blant annet utgangspunkt i egenrapporteringsskjema som leverandøren fyller ut.

Dokumentasjonsgjennomgang

Dersom risikovurderingen avdekker høy risiko for brudd på kravene til lønns- og arbeidsvilkår, er det ikke tilstrekkelig å bare gjøre en risikovurdering basert på leverandørens egenrapportering.

DFØs anbefalte standard kontraktsvilkår gir deg adgang til å foreta dokumentasjonsgjennomgang for å kontrollere etterlevelse av krav til lønns- og arbeidsvilkår for arbeidstakere som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. Aktuell informasjon som bør innhentes, kan være:

• Kopi av arbeidsavtaler
• Lønnsslipper
• Timeregistreringer
• Avtaler om dekning av utgifter til reise, kost og losji

Videre anbefales det at det innhentes informasjon om de allmenngjøringsforskriftene eller landsomfattende tariffavtalene som leverandøren har lagt til grunn. Det bør innhentes dokumentasjon for et tilstrekkelig antall ansatte hos leverandøren eller underleverandøren.

Tiltak og sanksjoner – brudd på krav til lønns- og arbeidsvilkår

Kontrakten skal inneholde bestemmelser om sanksjoner hvis du har avdekket brudd på kravene om lønns- og arbeidsvilkår i kontrakten. Du står relativt fritt til å iverksette passende sanksjoner, men det er et krav om at sanksjonen er egnet til å påvirke leverandøren eller underleverandøren til å oppfylle vilkårene i kontrakten. Dette betyr at sanksjonen må stå i forhold til alvorlighetsgraden og omfanget av bruddet på kontraktsvilkåret.

Om det stilles etiske krav eller kontraktsvilkår, skal de følges opp i kontraktsperioden. Leverandøren har vunnet kontrakten i konkurranse med andre, og oppdragsgiver har plikt til å kontrollere etterlevelse.

Rutiner og policy skal være på plass hos leverandøren innen 6 måneder fra kontraktsstart, jf. 2. pkt. i kontraktsvilkårene. Hvordan du følger opp, er avhengig av avtalens verdi og lengde, risikoen for brudd på de etiske kontraktsvilkårene og ressursene i virksomheten din.

Du kan følge opp ved å:

• Stille spørsmål om hvordan leverandøren ivaretar de etiske kontraktsvilkårene når dere har oppfølgingssamtaler med leverandøren
• Sende ut egenrapporteringsskjema til utvalgte leverandører i avtaler med høy verdi
• Ha stikkprøvekontroll på enkelte produkter
• Gjennomgå dokumentasjon og/eller ved stedlig kontroll
  • Stedlig kontroll kan for eksempel skje på leverandørens hovedkontor i Norge og/eller på produksjonsstedet. Gjør en konkret vurdering av hvordan oppfølgingen skal gjennomføres ved hver høyrisikoanskaffelse der etiske kontraktsvilkår er stilt. I de fleste tilfeller vil egenrapportering og oppfølgingssamtaler være nok.
  • Vurder å inngå avtale med en leverandør som gjør revisjoner i leverandørkjeden. 

Egenrapportering og oppfølgingssamtaler

I alle anskaffelser anbefaler vi at dere bruker de ordinære kontraktsoppfølgingsmøtene til å diskutere hvordan leverandøren følger opp de etiske kontraktsvilkårene.

• Dere kan velge ut noen kontrakter for mer omfattende kontraktsoppfølging. Særlig for de større offentlige virksomhetene er det forventninger om at et flertall av avtalene følges opp med egenrapporteringsskjema.

I større anskaffelser bruk egenrapporteringsskjema hvor leverandøren redegjør for hvordan de har gjort aktsomhetsvurderinger i leverandørkjeden. Egenrapporteringen skal sendes ut 6 måneder etter kontraktsoppstart.

• Svarene kan dere diskutere på oppfølgingsmøter, og svarene kan også gi anledning til å stille oppfølgingsspørsmål eller be om ytterligere dokumentasjon.
• Dere kan be om å se egenrapportering fra leverandørens underleverandører og rapporter fra stedlige inspeksjoner på fabrikker.
• Det er også mulig å gjennomføre stedlig kontroll på produksjonssted. På stedlig kontroll anbefaler vi bruk av Smeta-protokoll fra Sedex. [ES1] 

Retting er den primære sanksjonen ved brudd på kontraktsvilkårene

Brudd på arbeidsvilkår og andre menneskerettigheter er et stort problem i visse deler av verden. Slike brudd er helt uakseptabelt, men å bryte en kontrakt som følge av menneskerettighetsbrudd vil i liten grad føre til bedring i arbeidsvilkår og levevilkår for arbeiderne. Det må være forbeholdt de aller groveste bruddene.

• Ved å kreve at leverandøren retter opp i bruddene og dokumenterer dette, vil vi bidra til bedring i arbeidsvilkårene for arbeiderne og økonomien i området.

Ved å inngå dialog og bidra til at leverandøren kan bedre arbeidsvilkårene i produksjonen, fremfor å bruke de sterkeste sanksjonene, vil vi både sikre at oppdragsgiver mottar ytelsen og at leverandøren forbedrer sine rutiner. Dette vil bedre leverandørens konkurranseevne.