Anskaffelser etter anskaffelsesforskriften del I

Oppdragsgiver bør beskrive behovet uten å henvise til en bestemt løsning eller merke. Ved å beskrive behovet, samt hvilke mål og resultater som skal oppnås oppnådd, får leverandørene god informasjon om hvordan tilbudet skal tilrettelegges sitt slik at oppdragsgivers behovet dekkes.

Finnes en eksisterende rammeavtale?

Oppdragsgiver bør undersøke om virksomheten har en eksisterende rammeavtale som omfatter den varen eller tjenesten som skal anskaffes. I så fall skal anskaffelsen foretas ved et avrop på rammeavtalen.

For å fremme formålet om effektiv ressursbruk, må oppdragsgiver innrette en konkurranse etter anskaffelsesforskriftens del I i tråd med de grunnleggende prinsippene i anskaffelsesloven § 4.  

Konkurransen må gjennomføres i tråd med prinsippet om forholdsmessighet. Det betyr at konkurransen må innrettes på en måte som står i forhold til anskaffelsens art, omfang, verdi og kompleksitet. En mindre anskaffelse trenger for eksempel ikke like strenge krav til dokumentasjon som en større anskaffelse. Oppdragsgiver må se hen til forholdsmessighetsprinsippet ved alle valg og vurderinger som gjelder gjennomføringen av en anskaffelse etter del I.

Det følger av anskaffelsesloven § 4 at hovedregelen er krav om konkurranse. Oppdragsgiver skal sørge for at konkurransen blir kjent for et rimelig antall leverandører for på denne måten å oppnå best mulig pris og kvalitet i det relevante markedet. Dette kan gjøres ved å invitere relevante leverandører til å inngi tilbud. Oppdragsgiver kan også foreta en frivillig kunngjøring på Doffin, og/eller kunngjøre konkurranser på egen hjemmeside.

Oppdragsgiver må vurdere hvor mange leverandører som er et tilstrekkelig antall for å sikre konkurranse. Hva som er et tilstrekkelig antall leverandører vil variere fra marked til marked. Noen ganger kan det være tilstrekkelig med å innhente tilbud fra tre leverandører, men oppdragsgiver må ta høyde for at det kan være en eller flere leverandører som ikke innleverer noe tilbud. Dersom markedet er lite, for eksempel at det kun er fire leverandører, kan hensynet til likebehandlingsprinsippet tilsi at det innhentes tilbud fra alle fire. 

Oppdragsgiver kan unntaksvis tildele en kontrakt direkte til én leverandør uten å avholde en konkurranse. Det er for eksempel tilfellet der det kun er én leverandør i markedet.

Oppdragsgiver har ikke plikt til å utarbeide konkurransegrunnlag for anskaffelser som gjennomføres etter del I i anskaffelsesforskriften, men oppdragsgiver anbefales likevel å utarbeide et konkurransegrunnlag. DFØ har utarbeidet en mal for konkurransegrunnlag for anskaffelser under nasjonal terskelverdi.  For å sikre et godt konkurransegrunnlag, bør oppdragsgiver lage en plan for gjennomføringen av anskaffelsen. Følgende forhold bør planlegges:

• Om det skal inviteres et bestemt antall leverandører til å inngi tilbud, eller foretas en frivillig kunngjøring på Doffin. 
• Fastsette hvilke konkurranseregler som skal gjelde for gjennomføring av anskaffelsen. DFØs konkurransegrunnlagsmal for anskaffelser foreslår regler for konkurransen som gir stor fleksibilitet. 

Når det er angitt hvordan anskaffelsen skal gjennomføres, for eksempel ved å angi absolutte krav til tilbudets innhold, kan ikke oppdragsgiver fravike de angitte kravene etter tilbudsfristens utløp. Dette følger av det grunnleggende prinsippet om forutberegnelighet i anskaffelsesloven.

Kvalifikasjonskrav

For anskaffelser over 500.000 kr. ekskl. mva. skal det etter anskaffelsesforskriften § 7-2 stilles krav om at valgte leverandør leverer skatteattest. Om det er behov for å stille ytterligere kvalifikasjonskrav må vurderes i hvert enkelt tilfelle. 

Tildelingskriterier

Konkurransen skal gjennomføres på en forutberegnelig måte. Det betyr at oppdragsgiver må informere om hvilke vurderinger som vil legges til grunn ved valg av tilbud, dvs. hvilke tildelingskriterier oppdragsgiver vil bruke. Kriteriene skal være egnet til å velge den beste tilbudte løsningen. Oppdragsgiver må gi tilstrekkelige opplysninger om de momentene som vil bli vektlagt ved valg av tilbud, som for eksempel pris/kostnad eller kvalitet.  

Dersom kontrakten tildeles på bakgrunn av det beste forholdet mellom pris og kvalitet må oppdragsgiver oppgi hvilke kriterier som skal legges til grunn for vurderingen av kvalitet. Oppdragsgiver må være tydelig på hva som menes med kvalitet. Dette kan være kompetanse, miljøegenskaper, tekniske og estetiske egenskaper, funksjonelle egenskaper med mer.

Konkurransegrunnlagsmalen gir eksempel på hvordan slike kriterierier kan utformes.

Anskaffelsesloven § 5 gjelder for alle anskaffelser over 100 000 kroner og gir  plikt til ”å innrette sin anskaffelsespraksis slik at den bidrar til å redusere skadelig miljøpåvirkning, og fremme klimavennlige løsninger der dette er relevant”. Hensyn til miljø vil være relevant i mange del I- anskaffelser, for eksempel ved bestilling av møtemat, bestilling av kurs og konferanse, hvor det er relevant å stille krav til matsvinn og klimasmart meny.  Det er ikke krav om å vekte tildelingskriteriene eller angi tildelingskriteriene i prioritert rekkefølge i anskaffelser etter forskriften del I. Hvis dette likevel gjøres gjelder kravene i anskaffelsesforskriften § 7-9. Les mer i veilederen til regler om klima- og miljøhensyn i offentlige anskaffelser. 

Kontrakt

Kontrakten som skal regulere kontraktsforholdet bør legges ved invitasjonen eller konkurransegrunnlaget, eller på et offentlig sted slik at leverandørene kan sjekke for å gjøre seg kjent med hvilke vilkår som skal gjelde for gjennomføringen av kontrakten. På områder hvor det foreligger standardkontrakter bør disse benyttes. Les mer om ulike typer kontrakter og valg av disse. 

Anskaffelsesprotokoll

For alle anskaffelser over 100.000 kroner ekskl. mva. plikter oppdragsgiver å oppbevare dokumentasjon som er tilstrekkelig til å begrunne viktige beslutninger i anskaffelsesprosessen, jf. anskaffelsesforskriften § 7-1. Dokumentasjonen skal oppbevares gjennom hele kontraktsperioden. Oppdragsgiver bør føre anskaffelsesprotokoll. Protokollen skal i så fall oppdateres fortløpende med en redegjørelse for de beslutninger som tas under anskaffelsesprosessen. DFØ har utarbeidet maler for anskaffelsesprotokoller. 

Oppdragsgiver må beskrive ytelsen anskaffelsen gjelder. Oppdragsgiver bør beskrive behovet som skal dekkes fremfor en beskrivelse av hvordan behovet skal dekkes. La leverandørene konkurrere om å tilby den beste/ mest hensiktsmessige løsningen. For å få til dette er det viktig å ikke stille unødvendige krav som begrenser eller avskjærer leverandørers mulighet til å tilby løsninger som ville ha dekket det behovet du har. Det kan for eksempel være slik at behovet dekkes best gjennom en løsning oppdragsgiver ikke kjenner til. Det vil ofte være hensiktsmessig å bruke miljøkrav til ytelsen, i stedet for eller i tillegg til tildelingskriterier.

Invitasjon til å levere tilbud

For å motta tilbud kan oppdragsgiver enten invitere et bestemt utvalg leverandører, eller foreta en frivillig kunngjøring på Doffin. 

Dersom oppdragsgiver kjenner leverandørmarkedet, og vet at markedet er stort, kan det være mest hensiktsmessig å invitere tre til syv leverandører til å inngi tilbud. For å opprettholde konkurransen i markedet, bør oppdragsgiver variere hvilke leverandører som inviteres.

Frivillig kunngjøring på Doffin er egnet der oppdragsgiver ikke kjenner markedet. Dersom jobben med å utarbeide tilbud og evaluere tilbud ikke er stor, for eksempel fordi det kun skal vektlegges  pris utover de oppstilte minstekrav  til kvalitet, er også en frivillig kunngjøring på Doffin egnet.

Les mer om elektroniske kunngjøringsskjemaer på Doffin.

Evaluering av tilbud

Evaluering av tilbudene må skje slik oppdragsgiver har beskrevet det i sin henvendelse til markedet.

Å vektlegge noe annet enn dette vil være i strid med det grunnleggende prinsippet om forutberegnelighet.

Eventuelle forhandlinger

Avhengig av hva som er  formidlet i konkurransegrunnlaget kan oppdragsgiver invitere en eller flere av tilbyderne til forhandlinger. En eventuell utvelgelse må foretas på grunnlag av objektive kriterier, for eksempel tildelingskriteriene.

Ved forhandlingene bør leverandørene få tilbakemeldinger om hvilke sider av tilbudene oppdragsgiver med fordel mener kan forbedres for å kunne vinne konkurransen. Etter endt forhandling må tilbyderne få anledning til å levere nytt revidert tilbud.

Kontraktstildeling og avslutning av konkurransen

Etter at tilbudene er evaluert og eventuelle forhandlinger er gjennomført tildeles kontrakt til den leverandøren som har levert det beste tilbudet.

Selv om de vanlige prosedyrereglene om begrunnelse, meddelelse og karensperiode ikke gjelder for del I anskaffelser, anbefales det at alle leverandører som har blitt invitert til å levere tilbud får beskjed om avgjørelsen om tildeling av kontrakten. Oppdragsgiver bør gi en kort begrunnelse for valg av leverandør.

Følg opp kontrakten

For å sikre at oppdragsgiver mottar ytelsen i henhold til kontraktens betingelser, er det viktig å l følge opp kontrakten. Se DFØs veileder for beste praksis for kontraktsoppfølging for mer informasjon om hvordan kontrakten bør følges opp