Avklare behov og forberede konkurransen

Hovedregelen er at du skal spesifisere åpent ved å beskrive behovet og krav til ytelsen og ikke ved detaljerte beskrivelser av konkrete løsninger.

Åpne spesifikasjoner legger til rette for å få den beste løsningen fordi åpne spesifikasjoner inviterer til flere løsningsalternativer, løsninger du ikke kjenner til og også helt nye innovative løsninger som vil dekke behovet ditt på en bedre måte.

En spesifikasjon kan bestå av:

• Krav som skal være oppfylt for å dekke behovet/behovselementet (kravspesifikasjon)
• Tildelingskriterier (behovselementer som gir merverdi)
• Kontraktsvilkår (behovselementer som skal oppfylles i kontraktsgjennomføringen)

Krav, tildelingskriterier og kontraktsvilkår må sees i sammenheng og brukes der det egner seg best ut fra behovsoppnåelse, konkurransesituasjon og kostnader.

Krav til spesifikasjoner

Spesifikasjonene skal være relevante og proporsjonale og være knyttet til det anskaffelsen gjelder.

Spesifikasjonskrav er krav og grensesnitt (for eksempel hvilke standarder som skal oppfylles og hvilke fysiske rammer en løsning skal fungere innenfor) og krav til ytelsen. Leverandørene skal tilby ytelser som oppfyller kravene. De tilbud som oppfyller kravene vil bli vurdert på tildelingskriteriene.

Det er viktig at du ikke unødvendig begrenser konkurransen ved å angi krav som hindrer leverandøren i å gi inn sitt beste tilbud.

Dersom det stilles for mange, strenge eller unødvendige krav, kan du risikere å få inn tilbud som er dyrere fordi leverandøren må ta høyde for tilpasninger til dine krav. Du kan også risikere at leverandøren ikke ønsker å delta i konkurransen. 

Du kan også ende opp med å få tilbud på «gårsdagens løsning». Dette er særlig relevant der du bruker en tidligere kravspesifikasjon uten kritisk å tenke over om kravene fremdeles er relevante.

Ulike fagmiljøer vil spille inn ulike behovselementer som krav til spesifikasjonen. Du bør alltid stille kontrollspørsmål og vurdere om kravene er nødvendige for å få dekket behovet. Kravene kan være "gamle", ved at de ikke tar høyde for teknologisk utvikling og nye metoder.

Du bør stille spørsmål om hvorfor kravet fagmiljøene fremmer er viktig. Bruk gjerne den interaktive metodikken 5xhvorfor - dvs still spørsmålet "hvorfor" fem ganger til det presenterte kravet. Slik kan du få avdekket om kravet er relevant å stille. Den som mener at kravet er viktig, kan komme til den erkjennelse at kravet ikke er påkrevet for å oppnå formålet med anskaffelsen.

Det kan stilles krav til miljøegenskaper ved ytelsen, som for eksempel krav om null-utslipps kjøretøy, krav om maksimum energibruk eller at visse kjemikalier ikke skal brukes i produksjonsprosessen.

Det er også mulig å kreve at ytelsen skal være miljømerket som en miljøegenskap. Også et slikt krav er begrensende for hvilke ytelser leverandøren kan tilby og kan føre til at behovet ikke blir dekket.

Hvorfor bruke tildelingskriterier på kvalitet?

Kvalitet kan være for eksempel kortere leveringstid, kortere responstid, bedre funksjonalitet, bedre kvalitet, lavere utslipp eller energibruk.

Dersom din virksomhet ønsker å legge vekt på kvalitet ut over det som er beskrevet i kravene (kravspesifikasjonen), angir du dette i konkurransegrunnlaget som tildelingskriterier.

Bruk av tildelingskriterium er hensiktsmessig der det gir merverdi ved at behovselementet støtter opp om formålet med anskaffelsen og gir bedre behovsdekning.

Leverandørene konkurrerer om å være best på tildelingskriteriet. Kontraktsstrategien for den enkelte anskaffelse bør ha vurderinger om hvilke behovselementer som bør være krav, og hva som bør være tildelingskriterie – alternativt kan det finnes overordnede føringer i styrende dokumenter. 

Der det ikke er nok leverandører som vil kunne levere tilbud fordi de ikke kan oppfylle et konkret krav, kan bruk av tildelingskriterier være hensiktsmessig for å få oppfylt behovet best mulig, eventuelt bruk av kontraktsvilkår.

Hvilke tildelingskriterier gir god behovsdekning? Ofte brukes leveringstid som tildelingskriterium. Der leverandøren må omstille sin produksjon eller leveringsmåte, vil det kunne medføre en høyere pris. Er det viktig at dere får levert ytelsen raskt? Hvor mye er dere villig til å betale for rask leveringstid, dvs. hvor mye skal leveringstid veies opp mot tilbudt pris?

Hvor mye bør et tildelingskriterium vektes?

Vekten på tildelingskriteriet skal gjenspeile den merverdi ytelsen gir. 

Husk på at ethvert tildelingskriterium skal ha en merverdi for behovsoppfyllelsen, og at det har en kostnad. Det er budsjettansvarlig som skal godkjenne konkurransestrategien herunder tildelingskriteriene og deres vekting. Det tilbudet som best oppfyller kriteriet vil da få maksimum poeng. Jo viktigere kriteriet er for behovsoppfyllelse, jo høyere bør det vektes, ellers kan det bli «trumfet» av en lav pris.

Dersom det gir merverdi for virksomheten å vektlegge behovselementet utover det som er stilt som krav, kan et tildelingskriterium være egnet i tillegg til kravet. Det tilbudet som oppfyller det stilte tildelingskriteriumet best, vil skåre høyest på tildelingskriteriet. Dette må komme tydelig fram i anskaffelsesdokumentene. 

For eksempel kan du stille krav om at et kjøretøy maksimum skal ha et CO₂-utslipp på 130 gram CO₂ per kilometer, samtidig som du gir poeng til de tilbudene som tilbyr kjøretøy med et utslipp som er lavere enn 130 gram CO₂ per kilometer.

Dersom markedet er umodent, eller du vet at svært få leverandører kan oppfylle et krav, kan det være strategisk lurt å senke kravet og bruke tildelingskriterier i kombinasjon med krav. Da begrenser du ikke konkurransen unødig samtidig som du premierer det/de tilbud som tilbyr noe utover kravet.

Kurs og konferansetjenester:

• antall enkelt- eller dobbeltrom
• kurs- eller konferanserom for 40 deltagere
• teknisk bistand til videomøter
• antall måltider, for eksempel frokost, møtefrukt, lunsj og 3 retters middag
• spesielle behov som skal dekkes som matallergi, vegetartilbud
• tilgjengelighet for funksjonshemmede
• mulighet for tur/fritidsaktivitet og
• tidspunkt (evnt alternative tidspunkter) for når behovet skal dekkes

Hva skal være krav og hva kan være tildelingskriterier? Hva er det som dekker vårt behov best?

Er de tidspunktene du anga i forespørselen like gode eller passer et av tidspunktene bedre enn de andre? Skal du prioritere tidspunktene og hva skal i så fall de ulike tilbudte tidspunktene gi av skår som tildelingskriterium?

Tilsvarende for tur- og fritidsaktiviteter: Hva vil gi høyest skår? Tilgang til stier i skog, badevann, treningsrom, basseng ol. 

Jo bedre du har tenkt gjennom dette på forhånd, jo mer effektivt, eventuelt automatisk kan evalueringen foregå.

Du kan bruke elektroniske kataloger, standardiserte maler, excel mm i utforming av kravspesifikasjonen og tildelingskriteriene og be leverandøren besvare spesifikasjonen ved å fylle inn de malene dere bruker.

Ved å legge til rette for en effektiv vurdering av tilbudene, sparer du deg for mye tid under evalueringen. Du kan bruke elektroniske kataloger, standardiserte maler, excel mm i utforming av kravspesifikasjonen og tildelingskriteriene og be leverandøren besvare spesifikasjonen ved å fylle inn de malene dere bruker.

Når du på forhånd har tenkt gjennom hva som skal gi et høyt skår, og hva som skal gi et lavere skår, er det både forutberegnelig for leverandørene hva de vil bli gitt poeng for i tilbudet, og det er effektiv ressursbruk for både oppdragsgiver og leverandør. I tillegg letter det evalueringen og sikrer etterprøvbarheten.

Det gjør i realiteten om de skjønnsmessige kriteriene til kvantifiserbare elementer.

Et eksempel på tilbudt kompetanse       

• Masterutdannelse eller bachelor + minimum 5 års praksis innen Y = maks skår (for eksempel 10 poeng).
• Bachelor + minimum 3 års praksis innen Y= 5 poeng
• Bachelor = 3 poeng
• Praksis i Y i minimum 3 år = 2 poeng osv

Kontraktsvilkår er egnet til å regulere gjennomføringen av leveransen og risikofordelingen. Kontraktsvilkår er ikke gjenstand for evaluering i motsetning til tildelingskriterier. Leverandøren behøver ikke oppfylle kontraktsvilkårene for å kunne levere inn tilbud, leverandøren forplikter seg bare på å gjennomføre kontrakten på den måten som kontraktsvilkåret regulerer.

Noen kontraktsvilkår kan være enkle å gjennomføre, mens andre kontraktsvilkår kan innebære en forpliktelse til endring i løpet av kontraktsperioden. Det kan være endringer i omfang eller lengde.

Det kan for eksempel være forpliktelser til å ha visse systemer eller kvalitetssikringsrutiner på plass, at alle sjåfører har tatt kurs i «økonomisk kjøring» innen en viss frist, eller at leverandøren skal tilby en høyere andel økologiske produkter på avtalen over tid.

Det kan også være klausuler for å ta høyde for ny teknologi i løpet av kontraktsperioden, for eksempel å stille krav om at alle kjøretøyene skal byttes ut til mer miljøvennlig teknologi, eller at ikt-utstyr som leveres på avtalen, til enhver tid skal være siste modell.

Slike endringsklausuler er som regel kun egnet ved kontrakter av en viss varighet som for eksempel rammeavtaler. Det er en forutsetning at leverandøren rekker å gjennomføre endringen slik at den får betydning for denne leveransen. Hvis det først får betydning for neste konkurranse, vil det være et ulovlig kontraktsvilkår.

Hvis markedet er umodent, kan kontraktsvilkår være egnet for å få til en endring i kontraktsperioden. Et eksempel er at dersom et krav om at avfallsbiler skal oppfylle en viss teknologi, vil medføre at ingen eller et fåtall levererandører kan oppfylle kravet, kan du i stedet stille et kontraktskrav om at bilene skal skiftes ut til mer miljøvennlig teknologi i løpet av kontraktsperioden.

Anskaffelsesforskriften (FOA) § 7-9 stiller nærmere krav til klima- og miljøhensyn i offentlige anskaffelser. Hovedregelen er at klima- og miljøhensyn skal vektes med minimum 30 prosent, jf. FOA § 7-9 (2).

I anskaffelser hvor oppdragsgiver angir tildelingskriteriene i prioritert rekkefølge, bør klima- og miljøhensyn være blant de tre høyeste prioriterte, jf. FOA § 7-9 (3). Dersom tildelingskriteriene ikke prioriteres i tråd med tredje ledd, skal det stilles klima- og miljøkrav i kravspesifikasjonen, jf. FOA § 7-9 (4) 2. pkt.

Dersom det er klart at det gir en bedre klima- og miljøeffekt å stille klima- og miljøkrav i kravspesifikasjonen, kan tildelingskriterier etter både andre og tredje ledd erstattes, jf. FOA § 7-9 (4) 1. pkt. Dette skal begrunnes i anskaffelsesdokumentene. 

Det kan også være fornuftig å stille krav til klima- og miljø i tillegg til tildelingskriterier dersom det er relevant og gir klima- og miljøeffekt.

Se DFØs veileder om regler om klima- og miljøhensyn i offentlige anskaffelser for nærmere veiledning om disse reglene. 

Se også DFØs kriterieveiviser som inneholder forslag til miljøkrav og -kriterier for ulike produkter og tjenester. Du kan også finne egnede krav og kriterier i 3. parts sertifiseringer som miljømerker og miljøsertifiseringer.

Virksomheten plikter å ha egnede rutiner for å fremme respekt for grunnleggende menneskerettigheter i sine anskaffelser der det er risiko for brudd på slike rettigheter.

Ivaretagelse av menneskerettigheter kan istilles som kravspesifikasjon, kvalifikasjonskrav, tildelingskriterier og kontraktsvilkår.

Se våre sider om menneskerettigheter og om egnede rutiner for å fremme menneskerettigheter i anskaffelser. 

Det er plikt til å ta hensyn til universell utforming for ytelser som skal brukes av personer, enten allmennheten eller ansatte hos oppdragsgiver, med mindre unntak kan begrunnes særskilt. Dette får betydning for hvilke spesifikasjoner skal kan og skal stilles.

• Ta med formålet med anskaffelsen i anskaffelsesdokumentene – det vil være nyttig for leverandørens forståelse av behovet. Det vil også være nyttig for virksomhetens egen felles forståelse av hva som skal oppnås med denne anskaffelsen, og hvilke krav dere kan og bør stille.
• Hvorfor har dere et behov? For eksempel på grunn av ny lovgivning, pålegg, organisasjonsendring, mål om effektivisering eller mål om bedre kvalitet?
• Beskriv strategiske føringer nedfelt i styrende dokumenter som tildelingsbrev, anskaffelsesstrategier, med mer.
• Hvilke konkrete resultater dere ønsker å oppnå med anskaffelsen. Det er viktig for leverandørens forståelse av leveransen, og for at dere kan måle om dere får riktig kvalitet under leveringen.
• Dersom én av målsettingene er å fremme innovasjon, bør dette formålet komme klart frem i konkurransegrunnlaget.
• Bruk åpne spesifikasjoner som ytelses- og funksjonskrav fordi det legger til rette for at leverandørene kan levere inn sine beste tilbud uten å være bundet av unødvendige og fordyrende krav. Det kan også bidra til løsningsforslag du ikke kjenner til og også innovative løsningsforslag.
• Kombiner åpne spesifikasjoner med krav som må overholdes, for eksempel lovkrav, miljøkrav eller henvisning til standarder.
• Grensesnitt til andre løsninger/ytelser. Hva skal anskaffelsen passe sammen med?
• Vurder forholdet mellom krav og tildelingskriterier. Hva må absolutt oppfylles i tilbudet, og hva vil bidra til bedre behovsoppfyllelse?
• Gå i dialog med leverandørene under planleggingen. Det vil gi viktig tilbakemelding på hva som er for strenge, unødvendige eller fordyrende krav. Det vil også gi viktig informasjon om hvordan leverandørene kan dokumentere krav og kriterier.
• Vurder om spesifikasjonen bidrar til å oppfylle behovet. Det er din oppgave som innkjøper å verifisere de spesifikasjonene som fagpersoner og interessenter foreslår.
• Bruk god tid på spesifikasjonene – den er førende for hva du faktisk får tilbud om.
• Bruk gjerne interaktiv metodikk: 5 x hvorfor – still spørsmålet "hvorfor" til det presenterte behovet gjentatte ganger. Ved å begrunne hvorfor spesifikasjonen er viktig, får man hjelp til å avgrense spesifikasjonen på riktig nivå.
• Hvis du underspesifiserer (angir for dårlig/upresist hva ditt behov er), vil det kunne resultere i økte kostnader, avlysning av konkurransen, endringsordre, tilleggsanskaffelse, økte driftskostnader med videre.
• Hvis du overspesifiserer (tar med for mange krav), vil det også kunne resultere i økte kostnader, da du betaler for noe du egentlig ikke har behov for, såkalte "kjekt-å-ha-løsninger", eller du begrenser leverandørens muligheter til å tilby den løsningen som best passer til behovet ditt.
• Der du bruker kontraktsvilkår for å få til en endring under gjennomføringen av kontrakten, kan det være lurt å sette en frist for at endringen skal være gjennomført.

Det viktigste virkemiddelet for å få kontraktsmessig ytelse, er å følge opp kontrakten. Den risikokartleggingen du har foretatt, vil avdekke hva sannsynligheten for at et tilfelle inntreffer og konsekvensen av det.

Jo mer negativ en konsekvens er, jo tettere bør du følge opp leverandøren og leveransene.  I tillegg bør du ha sanksjoner som er tilpasset kontrakten og den konsekvensen en mangelfull eller forsinket leveranse er, dersom det likevel ikke leveres kontraktsmessig ytelse.

Men husk, du har ikke behov for sanksjonen, men for avtalemessig leveranse.

Retting er en sanksjon som vanligvis ikke reguleres i en kontrakt. Men du har alltid krav på å få rettet en uriktig leveranse eller del av leveranse. Leverandøren har også rett til å rette feilaktig leveranse.

Dagbot er en sanksjon som kan brukes ved forsinket leveranse. En dagbot er ment som "riset bak speilet" og skal virke som et pressmiddel for å få leverandøren til å levere rettidig. Jo viktigere det er å få leveransene i tide, jo strengere bør du regulere dagboten. Husk at dagbot i standardkontrakter kan fravikes, men det må fremgå av selve kontrakten i et endringsbilag.

Det er imidlertid ikke alltid leverandøren kan klandres for ikke å levere rettidig, det kan være forhold utenfor hans kontroll som han ikke burde fortsatt. Du bør derfor vurdere om du heller bør gå i dialog med leverandøren og avvente med å ilegge leverandøren dagbot.

Erstatning er noe du kan kreve dersom du har lidt et økonomisk tap uavhengig om det som skal leveres er forsinket, mangelfullt eller helt har uteblitt.

Heving er den mest alvolige sanksjonen. Vilkåret for å heve, er at det er et vesentlig mislighold, enten vesentlig mangel, vesentlig forsinkelse eller totalt uteblivelse. Flere mindre mangler kan for eksempel tilsammen ugjøre en vesentlig mangel. Det er ikke noe krav at det skal reguleres i kontrakten hva som utgjør en vesentlig mangel, men det kan være smart for å unngå unødig tvist etterpå.