Avklare behov og forberede konkurransen

Kravspesifikasjoner er krav og grensesnitt (for eksempel hvilke standarder som skal oppfylles og hvilke fysiske rammer en løsning skal fungere innenfor) og krav til ytelsen. Leverandørene skal tilby ytelser som oppfyller kravene. De tilbud som oppfyller kravene vil bli vurdert på tildelingskriteriene.

Dersom det stilles for mange, strenge eller unødvendige krav, kan du risikere å få inn tilbud som er dyrere fordi leverandøren må ta høyde for tilpasninger til dine krav. Du kan også risikere at leverandøren ikke ønsker å delta i konkurransen.

Det er viktig å ikke gjenbruke tidligere kravspesifikasjoner uten å vurdere kritisk om kravene fremdeles er relevante. Ellers kan du ende opp med å få tilbud på «gårsdagens løsning».

Ulike fagmiljøer vil spille inn ulike behovselementer som innspill til kravspesifikasjonen. Du bør alltid stille kontrollspørsmål og vurdere om kravene er nødvendige for å få dekket behovet.

Eksempler på behovselement som krav kan være krav til minimum batterikapasitet, krav til at heisen må passe innenfor det arealet som er tilgjengelig eller krav til fagbrev for utførende personell.

Du bør vurdere hvilke tildelingskriterier som bidrar til god behovsdekning og måloppnåelse. Alle tildelingskriterier bortsett fra pris/kostnad er kvalitetskriterier.

Dersom din virksomhet ønsker å legge vekt på kvalitet ut over det som er beskrevet i kravene (kravspesifikasjonen), angir du dette i konkurransegrunnlaget som tildelingskriterier på kvalitet. Tildelingskriterier for klima- og miljø er også kvalitetskriterier.

Kvalitet kan være for eksempel kortere responstid, bedre funksjonalitet, høyere brukervennlighet, lavere utslipp eller energibruk.

Kvalitetskriterier vil ha betydning for prisen eller kostnaden på leveransen. Der oppfyllelse av egenskapen er viktig, kan det være relevant å synliggjøre hvilken pris du er villig til å betale for oppfyllelse, enten ved å angi et maksimalt tillegg/fradrag eller ved å vekte kriteriet høyt. Dette for å forhindre at et tilbud med lavere tilbudspris som skårer dårlig på kvalitetskriteriet vinner konkurransen. Du må med andre ord vurdere hva virksomhetens betalingsvillighet er for å få oppfylt egenskapen. Ved at dere tenker nøye gjennom på forhånd hva som er viktig og synliggjør det, vil det også være forutsigbart for leverandørene. 

Dersom du etter dialog med markedet ser at det ikke er mulig å skille tilbudene fra hverandre på et tildelingskriterium, vil tildelingskriteriet ikke være egnet til å premiere det beste tilbudet på dette kriteriet. I et slikt tilfelle vil alle skåre like godt eller dårlig.  Det er da bedre å spesifisere egenskapen som et krav, eventuelt som et kontraktsvilkår.

Når kravspesifikasjonen har spesifisert behovet til en viss funksjonalitet eller kvalitet som et minimum, kan oppdragsgiver bruke bedre funksjonalitet eller kvalitet enn kravet som et tildelingskriterium. Det innebærer at oppdragsgiver er villig til å betale mer for et tilbud som har bedre kvalitet eller funksjonalitet enn det som følger av kravspesifikasjonen. Det må angis hvor stor denne betalingsvilligheten er, enten ved at tildelingskriteriet vektes eller prioriteres, eller ved å bruke prissetting av kvalitet.

For eksempel hvis det er stilt krav om en minimums oppetid på et IKT-system, kan det som tildelingskriterium vektlegges bedre oppetid dersom dette bidrar til bedre behovsdekning.

Dersom markedet er umodent, eller du vet at svært få leverandører kan oppfylle et krav, kan det være strategisk lurt å senke kravet og bruke tildelingskriterier i kombinasjon med krav. Da begrenser du ikke konkurransen unødig samtidig som du premierer de tilbudene som tilbyr noe utover kravet.

Kurs og konferansetjenester:

• antall enkelt- eller dobbeltrom
• kurs- eller konferanserom for 40 deltagere
• teknisk bistand til videomøter
• antall måltider, for eksempel frokost, møtefrukt, lunsj og 3-retters middag
• spesielle behov som skal dekkes som matallergi, vegetartilbud
• tilgjengelighet for funksjonshemmede
• mulighet for tur/fritidsaktivitet og
• tidspunkt (eventuelt alternative tidspunkter) for når behovet skal dekkes

Hva skal være krav og hva kan være tildelingskriterier? Hva er det som dekker vårt behov best?

Er de tidspunktene du anga i forespørselen like gode eller passer et av tidspunktene bedre enn de andre? Skal du prioritere tidspunktene og hva skal i så fall de ulike tilbudte tidspunktene gi av skår som tildelingskriterium?

Tilsvarende for tur- og fritidsaktiviteter: Hva vil gi høyest skår? Tilgang til stier i skog, badevann, treningsrom, basseng ol. 

Jo bedre du har tenkt gjennom dette på forhånd, jo mer effektivt, eventuelt automatisk kan evalueringen foregå.

Du kan bruke elektroniske kataloger, standardiserte maler, Excel mv. i utforming av kravspesifikasjonen og tildelingskriteriene og be leverandøren besvare spesifikasjonen ved å fylle inn de malene dere bruker.

Kontraktsvilkår er egnet til å regulere gjennomføringen av leveransen og risikofordelingen. Kontraktsvilkår er ikke gjenstand for evaluering i motsetning til tildelingskriterier. Leverandøren behøver ikke oppfylle kontraktsvilkårene for å kunne levere inn tilbud, leverandøren forplikter seg bare på å gjennomføre kontrakten på den måten som kontraktsvilkåret regulerer.

Noen kontraktsvilkår kan være enkle å gjennomføre, mens andre kontraktsvilkår kan innebære en forpliktelse til endring i løpet av kontraktsperioden. Det kan være endringer i omfang eller lengde.

Det kan for eksempel være forpliktelser til å ha visse systemer eller kvalitetssikringsrutiner på plass, at alle sjåfører har tatt kurs i «økonomisk kjøring» innen en viss frist, eller at leverandøren skal tilby en høyere andel økologiske produkter på avtalen over tid.

Det kan også være klausuler for å ta høyde for ny teknologi i løpet av kontraktsperioden, for eksempel å stille krav om at alle kjøretøyene skal byttes ut til mer miljøvennlig teknologi, eller at ikt-utstyr som leveres på avtalen, til enhver tid skal være siste modell.

Slike endringsklausuler er som regel kun egnet ved kontrakter av en viss varighet som for eksempel rammeavtaler. Det er en forutsetning at leverandøren rekker å gjennomføre endringen slik at den får betydning for denne leveransen. Hvis det først får betydning for neste konkurranse, vil det være et ulovlig kontraktsvilkår.

Hvis markedet er umodent, kan kontraktsvilkår være egnet for å få til en endring i kontraktsperioden. Et eksempel er at dersom et krav om at avfallsbiler skal oppfylle en viss teknologi, vil medføre at ingen eller et fåtall levererandører kan oppfylle kravet, kan du i stedet stille et kontraktskrav om at bilene skal skiftes ut til mer miljøvennlig teknologi i løpet av kontraktsperioden.

Anskaffelsesforskriften § 7-9 stiller nærmere krav til klima- og miljøhensyn i offentlige anskaffelser. Hovedregelen er at klima- og miljøhensyn skal vektes med minimum 30 prosent, jf. § 7-9 (2).

I anskaffelser hvor oppdragsgiver angir tildelingskriteriene i prioritert rekkefølge, bør klima- og miljøhensyn være blant de tre høyeste prioriterte, jf. § 7-9 (3). Dersom tildelingskriteriene ikke prioriteres i tråd med tredje ledd, skal det stilles klima- og miljøkrav i kravspesifikasjonen, jf. § 7-9 (4) 2. pkt.

Dersom det er klart at det gir en bedre klima- og miljøeffekt å stille klima- og miljøkrav i kravspesifikasjonen, kan tildelingskriterier etter både andre og tredje ledd erstattes, jf. § 7-9 (4) 1. pkt. Dette skal begrunnes i anskaffelsesdokumentene. 

Det kan også være fornuftig å stille krav til klima- og miljø i tillegg til tildelingskriterier dersom det er relevant og gir klima- og miljøeffekt.

Se DFØs veileder om regler om klima- og miljøhensyn i offentlige anskaffelser for nærmere veiledning om disse reglene. 

Se også DFØs kriterieveiviser som inneholder forslag til miljøkrav og -kriterier for ulike produkter og tjenester. Du kan også finne egnede krav og kriterier i 3. parts sertifiseringer som miljømerker og miljøsertifiseringer.