Kapittelet viser hvordan virksomheten kan få oversikt over egen kontraktsportefølje og hvordan overordnet risikostyring bør gjennomføres.
Virksomheten bør skaffe seg en oversikt over planlagte anskaffelser og eksisterende kontrakter. Dette gir mulighet for å prioritere virksomhetens ressurser, for eksempel basert på risikonivå i kontraktene eller en vurdering av hvor strategisk viktig kontrakten er for virksomheten.
3.1 Kontraktsregister
DFØ har laget et kontraktsregister som ferdig utfylt gir oversikt over virksomhetens inngåtte kontrakter og varigheten av disse. Verktøyet kan gi informasjon om innholdet i kontraktene og når nye anskaffelsesprosesser bør gjennomføres.
Enkelte virksomheter (avanserte) har etablert kategoristyring av innkjøp som gir en helhetlig oversikt og innsikt for å kunne prioritere kontrakter, men dette er ikke noe krav.
Basis:
- Utarbeide oversikt over den totale kontraktsporteføljen
Avansert:
- Etablere kategoristrategier for ulike kontraktsområder
3.2 Overordnet risikovurdering og oppfølgings- og kontrollplan for virksomheten
Virksomheten bør gjennomføre årlige risikovurderinger av kontraktsporteføljen for å avdekke grunnleggende risikofaktorer som bør håndteres i kontraktsoppfølgingen. Dette inkluderer også risiko for brudd på krav til lønns- og arbeidsvilkår og eventuelle andre seriøsitetskrav. Kontrakter med høyest risiko bør prioriteres slik at de tilgjengelige ressursene benyttes mest mulig effektivt.
Eksempler på prioriteringskriterier:
- Markedssituasjon
- Kontraktens verdi
- Kontraktens strategiske betydning (kritikalitet)
- Risikofaktorer knyttet til bransje, fokus på lønns- og arbeidsvilkår og andre seriøsitetskrav mv.
- Forhold knyttet til leverandør, for eksempel nye leverandører og underleverandører mv.
Basert på den overordnede risikovurderingen og prioriteringen kan det utarbeides en oppfølgings- og kontrollplan for å følge opp seriøsitetskrav.
Oppfølging- og kontrollplanen bør inneholde:
- Risikoreduserende tiltak
- Tidspunkt for gjennomføring av tiltakene
- Status for gjennomføringen
- Ansvarlig for gjennomføring
- Frister for rapportering til ledelsen
| Kontrakt | Prioritet | Begrunnelse for prioritering | Tema for kontroll og oppfølging | Ansvarlig |
|---|---|---|---|---|
Basis:
- Gjennomføre en overordnet risikovurdering av kontraktsporteføljen
- Utarbeide risikoreduserende tiltak
Avansert:
- Utarbeide plan for oppfølging og kontroll av seriøsitetskrav
Eksempel på hvordan risikovurderinger kan gjennomføres
For å sikre oversikt og systematisk planlegging og gjennomføring av oppfølgingsaktiviteter, kan virksomheten utarbeide et såkalt årshjul. Dette vil gi en god visuell oversikt.
Basis:
- Gjennomføre en overordnet risikovurdering av kontraktsporteføljen
Avansert:
- Utarbeide et årshjul for systematisk oversikt over oppfølgingsaktiviteter
- Fastsette kriterier for prioritering av kontrakter
Kontakt
Beste praksis for kontraktsoppfølging
3. Kontraktsoversikt og overordnet risikostyring
3.1 Kontraktsregister
3.2 Overordnet risikovurdering og oppfølgings- og kontrollplan for virksomheten
Eksempel på hvordan risikovurderinger kan gjennomføres
4. Kontraktsoppfølging
4.1 Generelt
4.2 Implementeringsperiode
4.2.1 Informasjon om kontrakten
4.3 Risikovurdering av kontrakten
4.4 Administrative forhold
4.4.1 Oppstartsmøte
4.4.2 Samarbeidsmøter/statusmøter
4.4.3 Krav til rapportering om statistikk for kontrakten
4.5 Oppfølging av leveransen
4.5.1 Kvalitet
4.5.2 Oppfølging av prisbestemmelser
4.5.3 Oppfølging av leveransefrister mv.
4.5.4 Revisjon og stikkprøver
4.6 Endringer i produktsortiment, priser og andre betingelser under kontraktsperioden
4.7 Avvikshåndtering og sanksjonering
4.8 Opsjon på rammeavtaler
4.9 Avslutning av kontrakten
5. Seriøsitet