Prioriteringsverktøy

Hvordan bruke prioriteringsverktøyet

Kontraktsvilkår for ivaretakelse av grunnleggende menneskerettigheter må du alltid følge opp, men nivået av oppfølging må være begrunnet og forholdsmessig. Kontraktsoppfølgingen skal baseres på anskaffelsens art, omfang, verdi og kompleksitet. En utfordring for mange kontraktsforvaltere er å ta avgjørelser om hvordan kontraktsoppfølgingen skal gjennomføres på en forholdsmessig måte.

DFØ har i veiledning beskrevet ulike metoder for å sikre at kontraktsvilkårene etterleves.

• Stille krav til at høyrisikoprodukter er sertifiserte med merkeordninger for ansvarlig produksjon  
• Gjennomføre jevnlige kontraktsoppfølgingsmøter der etterlevelse av kontraktsvilkårene er et fast agendapunkt. 
• Gjennomføre egenrapportering og dokumentasjonsrevisjon for leverandør. 
• Gjennomføre egenrapportering og dokumentasjonsrevisjon for stikkprøvprodukter.  
• Gjennomføre stedlige fabrikksrevisjoner gjennom stikkprøver på de produksjonsenheter som tilvirker høyrisikoproduktene til størst avtaleverdi. 

Gjennom å bruke prioriteringsverktøyet får du en indikasjon av hvilken metode for kontraktsoppføling som er forholdsmessig.  I prioriteringsverktøyet sorteres dine avtaler ut ifra hvilke krav – og kriterier du i kombinasjon med avtaleverdien.

Er det krav til merkeordninger stilt på flesteparten av produktene på avtalen, reduseres risikoen på denne avtalen. En avtale der det er brukt tildelingskriterier for antall produksjonsenheter sertifiserte for ansvarlig produksjon, for eksempel SA8000, har også lavere risiko enn en avtale der hverken krav eller kriterier for ansvarlig produksjon blitt stilt.  

"Grønne" avtaler

«Grønne» avtaler betyr at avtalen har en lavere risiko. Oppdragsgiver bør gjennomføre markedsundersøkelser for å få oversikt over hvilke produkter på avtalen som har en 3.partssertifisering for kontroll av ivaretakelse av menneskerettigheter i leverandørkjeden. Dersom minst 3 leverandører kan tilby produkter med 3. partssertifisering bør det stilles krav om slik merkeordning for spesifikke høyrisikoprodukter. Dersom det åpnes for tilsvarende dokumentasjon, må denne dokumentasjonen være godkjent av autorisert revisor.  

"Gule" avtaler

Dersom du har brukt kvalifikasjonskrav for ansvarlig leverandørkjedestyring vil risikoen for brudd på kontraktsvilkårene være mindre. Disse blir derfor «gule» eller «grønne» avtaler fordi du på forhånd har luket ut leverandører som ikke har grunnleggende kontroll over hvor høyrisikoproduktene som tilbys på avtalen er produsert, men til tross for dette undertegnet kontraktsvilkårene. Etterprøvingen av «gule» avtaler kan gjennomføres gjennom å ha menneskerettigheter som et fast agendapunkt ved generelle kontraktsoppfølgingsmøter med leverandør, og i tillegg etterspørre produkter med merke for ansvarlig leverandørkjedestyring. 

"Røde" avtaler

Aller viktigst er å prioritere mer omfattende etterprøving av «røde» avtaler med høy avtaleverdi der det ikke er brukt noe form av krav- og/eller kriterier for ansvarlig leverandørkjedestyring. Her er det størst risiko for at det kan skje uventede brudd på kontraktsvilkårene fordi du har ikke fått noe dokumentasjon fra leverandøren om ansvarlig leverandørstyring på forhånd. 

Om det viser seg at din virksomhet har mange «røde» avtaler med høyrisikoprodukter bør du prioritere å gjennomføre den mest omfattende etterprøvingen i avtalen med høyest avtaleverdi, i henhold til prinsippet om forholdsmessighet. Har du «røde» avtaler med lavere verdi bør du uansett gjennomføre etterprøving, men da for eksempel gjennom å ha menneskerettigheter som et fast agendapunkt ved generelle kontraktsoppfølgingsmøter med leverandør.