Kapittel

3. Kontraktsoversikt og overordnet risikostyring

Kapittelet viser hvordan virksomheten kan få oversikt over egen kontraktsportefølje og hvordan overordnet risikostyring bør gjennomføres.

Virksomheten bør skaffe seg en oversikt over planlagte anskaffelser og eksisterende kontrakter. Dette gir mulighet for å prioritere virksomhetens ressurser, for eksempel basert på risikonivå i kontraktene eller en vurdering av hvor strategisk viktig kontrakten er for virksomheten.

3.1 Kontraktsregister

DFØ har laget et kontraktsregister som ferdig utfylt gir oversikt over virksomhetens inngåtte kontrakter og varigheten av disse. Verktøyet kan gi informasjon om innholdet i kontraktene og når nye anskaffelsesprosesser bør gjennomføres.

Enkelte virksomheter (avanserte) har etablert kategoristyring av innkjøp som gir en helhetlig oversikt og innsikt for å kunne prioritere kontrakter, men dette er ikke noe krav.

Basis:

  • Utarbeide oversikt over den totale kontraktsporteføljen

Avansert:

  • Etablere kategoristrategier for ulike kontraktsområder

3.2 Overordnet risikovurdering og oppfølgings- og kontrollplan for virksomheten

Virksomheten bør gjennomføre årlige risikovurderinger av kontraktsporteføljen for å avdekke grunnleggende risikofaktorer som bør håndteres i kontraktsoppfølgingen. Dette inkluderer også risiko for brudd på krav til lønns- og arbeidsvilkår og eventuelle andre seriøsitetskrav. Kontrakter med høyest risiko bør prioriteres slik at de tilgjengelige ressursene benyttes mest mulig effektivt.  

Eksempler på prioriteringskriterier:

  • Markedssituasjon
  • Kontraktens verdi
  • Kontraktens strategiske betydning (kritikalitet)
  • Risikofaktorer knyttet til bransje, fokus på lønns- og arbeidsvilkår og andre seriøsitetskrav mv.
  • Forhold knyttet til leverandør, for eksempel nye leverandører og underleverandører mv.

Basert på den overordnede risikovurderingen og prioriteringen kan det utarbeides en oppfølgings- og kontrollplan for å følge opp seriøsitetskrav.

Oppfølging- og kontrollplanen bør inneholde:

  • Risikoreduserende tiltak
  • Tidspunkt for gjennomføring av tiltakene
  • Status for gjennomføringen
  • Ansvarlig for gjennomføring
  • Frister for rapportering til ledelsen
KontraktPrioritetBegrunnelse for prioriteringTema for kontroll og oppfølgingAnsvarlig
 
     
     
Eksempel på en enkel mal for prioritering av kontrakter og prioritering for oppfølging og kontroll:

Basis:

  • Gjennomføre en overordnet risikovurdering av kontraktsporteføljen
  • Utarbeide risikoreduserende tiltak

Avansert:

  • Utarbeide plan for oppfølging og kontroll av seriøsitetskrav

Eksempel på hvordan risikovurderinger kan gjennomføres

For å sikre oversikt og systematisk planlegging og gjennomføring av oppfølgingsaktiviteter, kan virksomheten utarbeide et såkalt årshjul. Dette vil gi en god visuell oversikt.

Basis:

  • Gjennomføre en overordnet risikovurdering av kontraktsporteføljen

Avansert:

  • Utarbeide et årshjul for systematisk oversikt over oppfølgingsaktiviteter
  • Fastsette kriterier for prioritering av kontrakter
Oppdatert: 14. juni 2024

Beste praksis for kontraktsoppfølging

Skriv ut / lag PDF

1. Innledning

To nivåer, basis og avansert

Veilederens innhold

To sjekklister

2. Organisering

2.1 Roller, kompetanse og kapasitet

2.1.1 Basis nivå for virksomheter med et minimum av kapasitet og kompetanse

2.1.2 Avansert nivå for virksomheter med tilstrekkelig kapasitet og kompetanse

2.2 System og rutiner

3. Kontraktsoversikt og overordnet risikostyring

3.1 Kontraktsregister

3.2 Overordnet risikovurdering og oppfølgings- og kontrollplan for virksomheten

Eksempel på hvordan risikovurderinger kan gjennomføres

4. Kontraktsoppfølging

4.1 Generelt

4.2 Implementeringsperiode

4.2.1 Informasjon om kontrakten

4.3 Risikovurdering av kontrakten

4.4 Administrative forhold

4.4.1 Oppstartsmøte

4.4.2 Samarbeidsmøter/statusmøter 

4.4.3 Krav til rapportering om statistikk for kontrakten

4.5 Oppfølging av leveransen

4.5.1 Kvalitet

4.5.2 Oppfølging av prisbestemmelser

4.5.3 Oppfølging av leveransefrister mv.

4.5.4 Revisjon og stikkprøver

4.6 Endringer i produktsortiment, priser og andre betingelser under kontraktsperioden

4.7 Avvikshåndtering og sanksjonering

4.8 Opsjon på rammeavtaler

4.9 Avslutning av kontrakten

5. Seriøsitet

5.1 System og rutine for kontroll av krav til lønns- og arbeidsvilkår

5.2 Kontrollplikt lønns- og arbeidsvilkår

5.3 Oppfølging av krav til lærlinger, begrensninger i antall ledd i leverandørkjeden og krav om betaling via bank

5.4 Oppfølging av andre seriøsitetskrav

5.5 Personvern

5.5.1 Prinsipper for behandling av personopplysninger 

5.5.2 Krav til virksomheten for behandling av personopplysninger

Behandlingen må være lovlig 

Krav til åpenhet

Formål med behandlingen

Dataminimering

Riktighet

Lagringsbegrensning og sletting

Informasjonssikkerhet

Protokoll over behandling av personopplysninger

Fant du det du lette etter?

Nei

Det beklager vi!

Tilbakemeldingen din er anonym og vil ikke bli besvart. Vi bruker den til å forbedre nettsidene. Hvis du vil ha svar fra oss, ta kontakt på telefon, e-post eller kundesenter på nett.