4.1 Generelt

Effektiv kontraktsoppfølging krever at virksomheten allerede under planleggingen av anskaffelsen vurderer hvordan kontrakten bør følges opp.

Kontrakten bør inneholde bestemmelser som gir mulighet til å:

• innhente nødvendig dokumentasjon
• Innhente statistikk
• eventuelt gjennomføre revisjoner

Det er viktig å tenke igjennom hvilke krav som er nødvendige, også med tanke på ressursbruk hos leverandøren.

Kontraktsoppfølgingen må tilpasses den aktuelle kontrakten. Det har også betydning om det er en varekontrakt, tjenestekontrakt eller en bygge- og anleggskontrakt. Rammeavtaler og enkeltkontrakter krever også ulik tilnærming i kontraktsoppfølgingen.

Det må først avklares hvordan bestilling skal foretas på avtalen. Dette avhenger blant annet av om det er en rammeavtale med en leverandør eller en rammeavtale med flere leverandører hvor det enten er en fordelingsnøkkel for å tildele kontrakter under rammeavtalen, eller når det skal gjennomføres en minikonkurranse. Kontraktsoppfølging av bestilling på rammeavtaler krever gode rutiner og systemer som sikrer at kontraktseier og bestiller samhandler.

Dersom leverandørens egen nettbutikk benyttes for bestillinger, kan en utfordring være at virksomheten bare kan gjennomføre ressurskrevende stikkprøvekontroller og/eller etterkontroller av om kontraktens betingelser er oppfylt. Ved bruk av leverandørens nettbutikk kan for eksempel produkter som ikke omfattes av avtalen promoteres, eller produkter settes som utsolgt uten at tilsvarende produkter tilbys til kontraktsfestet pris. Det kan derfor være en fordel å benytte egne bestillingssystemer fremfor å benytte leverandørens egen nettbutikk.

Enkeltkontrakter for vare- og tjenestekjøp vil ofte ikke være like omfattende som gjentakende avrop på en rammeavtale. I slike tilfeller må virksomheten følge opp kvalitet på leveransen, leveransefrister og pris. Oppfølgingen krever ikke at det etableres et langsiktig samarbeid med leverandøren for å sikre levering i tråd med kontraktens bestemmelser.

Det finnes veiledning for kjøp av ulike varer og tjenester på anskaffelser.no. Veiledningen om kjøp av konsulenttjenester er et eksempel på dette.

4.2 Implementeringsperiode

Når kontrakten er signert, må kontrakten implementeres. Ansvaret for kontrakten overføres nå fra innkjøper til kontraktsforvalter (den som gjennomfører oppfølgingen).

I virksomheter på basisnivå vil ofte den samme ressursen ha ansvar for både gjennomføring og oppfølging av kontrakten. I virksomheter på avansert nivå kan det være ulike ressurser som gjennomfører anskaffelsen og som implementerer og følger opp kontrakten

Avanserte virksomheter med egne kontraktsforvaltere må sørge for erfaringsoverføring fra innkjøper til kontraktsforvalter for å sikre tilstrekkelig kunnskap om kontrakten.

4.2.1 Informasjon om kontrakten

Implementeringsperioden starter med å innhente nødvendig informasjon om leverandør og kontraktens innhold. Dette inkluderer også partenes kontaktinformasjon. Innhenting av kontaktinformasjon innebærer behandling av personopplysninger, og krever derfor at det innhentes samtykkeerklæring fra leverandørens kontaktpersoner.

Det må sendes ut informasjon til de som kontrakten gjelder i virksomheten og eventuelt andre berørte. Slik informasjon bør inneholde opplysninger om kontrakten, priser og andre betingelser. For rammeavtaler må avropsmekanismer og bestillingsløsning avklares. Informasjonen kan for eksempel gis på en nettside eller et Teams-rom eller på en annen hensiktsmessig måte.

4.3 Risikovurdering av kontrakten

Kontraktsforvalter skal kort tid etter kontraktsinngåelse utarbeide en risikovurdering av kontrakten. Hensikten er å avdekke faktisk og fremtidig risiko knyttet til kontrakten gjennom hele kontraktsperioden. Det bør utarbeides en plan med risikoreduserende tiltak. Denne planen bør presenteres for leverandøren på oppstartsmøte, og begge parter bør enes om risikobildet.

Dersom det er stilt krav til lønns- og arbeidsvilkår eller andre seriøsitetskrav i kontrakten, må det gjennomføres en særskilt risikovurdering av disse kravene.  Virksomheten bør involvere fagpersoner, fagetater, SHA-rådgivere og andre i risikovurderingen.

Denne risikovurderingen erstatter ikke kontrollplikten som gjelder for lovpålagte krav til lønns- og arbeidsvilkår [se kapittel 5].

Det er viktig å følge opp og årlig oppdatere risikoanalysen for rammeavtaler.

Eksempel på risikovurdering

Kilde: Elverum kommune

4.4 Administrative forhold

4.4.1 Oppstartsmøte

For å sikre et godt samarbeid med leverandøren(e) er det viktig å så tidlig som mulig etablere en felles forståelse av kontrakten og dens bestemmelser om krav til ytelse, frister, priser, faktureringsbetingelser, leveransebetingelser og eventuelle seriøsitetskrav mv. Dette kan gjøres i et oppstartsmøte med leverandøren.

Praktiske spørsmål rundt forståelsen av kontraktens innhold bør avklares på oppstartsmøtet. Ved rammeavtaler vil det ofte være spørsmål om avrop, bestillingsløsninger og varekataloger og såkalte PunchOut løsninger i leverandørens nettbutikk. Dersom kontrakten gjelder kjøp av en tjeneste, bør partene avklare innhold, kvalitet og eventuelle milepæler for leveransen i et oppstartsmøte. Er det stilt krav om sikkerhetsstillelse eller lignende, bør dette gjennomgås og sjekkes på møtet.

På oppstartsmøtet bør partene bli enige om det identifiserte risikobildet og planen for risikoreduserende tiltak.

Forslag til agenda på oppstarts- og statusmøter

Kilde: DFØ

Dersom kontrakten inneholder krav til lønns- og arbeidsvilkår, anbefaler vi at det innhentes egenrapporteringsskjema fra leverandøren.

Egenrapportering av lønns- og arbeidsvilkår

docx

35.94 KB

I DFØs mal for kontraktsvilkår lønns- og arbeidsvilkår er det kontraktfestet at egenrapporteringsskjemaet skal innleveres senest en måned etter at kontrakten er signert. Egenrapporteringsskjemaet bør gjennomgås i oppstartsmøtet med leverandøren.

Kontraktsvilkår for lønns- og arbeidsvilkår

Kilde: DFØ

4.4.2 Samarbeidsmøter/statusmøter 

For rammeavtaler bør det avholdes jevnlige statusmøter med leverandøren. Det vil også ofte være behov for jevnlige statusmøter under kontraktsperioden for tjenestekjøp, som for eksempel konsulentkjøp, eller andre kontrakter hvor kontraktsperioden strekker seg over tid. Statusmøtene bør også omfatte kontraktsfestede rapporteringsplikter mv. 

Gjennomføring av regelmessige statusmøter bør kontraktsfestes for å gi partene forutsigbarhet. Statusmøtenes omfang og hyppighet bør tilpasses den overordnede risikovurderingen av virksomhetens kontraktsportefølje, se kapittel 3.

Det bør føres referat fra statusmøtene, og det anbefales å ha en fast agenda for å sikre at alle oppfølgings- og kontrollpunkter blir ivaretatt. Virksomheten kan gjennomføre utvidede statusmøter ved behov, for eksempel ved større rapporteringsplikter. Det anbefales å holde statusmøtet uken etter rapporteringsdato.

4.4.3 Krav til rapportering om statistikk for kontrakten

Dersom virksomheten har oppstilt indikatorer, KPI-er (Key Performance Indicators) om for eksempel avtalelojalitet og miljøgevinster for egen virksomhet, må det inntas relevante rapporteringskrav knyttet til KPI-ene i kontrakten. 

4.5 Oppfølging av leveransen

For å sikre at virksomheten får levert kontraktsmessig ytelse på de kontraktsfestede betingelsene, må leveransen følges opp gjennom hele kontraktsperioden.

4.5.1 Kvalitet

Kontraktsforvalter må først avklare de kontraktsfestede kravene til kvalitet på ytelsen. Det kan for eksempel være krav til brukervennlighet på en tjeneste, riktig modell og type av en vare og andre kvalitetskrav. I tillegg inneholder kontrakten bestemmelser om frister og eventuelle andre leveringskrav.  

Ved enkeltkjøp av varer må virksomheten følge opp kvalitetskriteriene i kontrakten ved mottak av varen.

Dersom det gjelder en tjeneste, må virksomheten sørge for at den leverte tjenesten oppfyller kravene i kontrakten, uavhengig av om det er en rammeavtale eller et enkeltkjøp. Dette fordrer at kontrakten tydeliggjør både tjenesten og krav til kvalitet på ytelsen. Det er viktig at virksomheten følger opp kvaliteten på ytelsen underveis i kontraktsforløpet. I mange tilfeller skal tjenesten leveres etter en fastsatt milepælsplan. Det kan også omfatte krav til kompetanseoverføring.

Ved gjentakende kjøp, for eksempel på en rammeavtale, kan det gjennomføres stikkprøvekontroller for å undersøke at leveransene oppfyller kontraktens krav.

Dersom bestilling på rammeavtalen gjøres av andre enn kontraktseier, bør det etableres gode rutiner for mottakskontroll hos bestillerne. Det er også viktig at det etableres rutiner for informasjonsflyt mellom kontraktseier og bestillerleddet i tilfelle det avdekkes avvik fra kontraktsfestet ytelse.

4.5.2 Oppfølging av prisbestemmelser

Virksomheten må følge opp at leverandøren overholder kontraktens prisbestemmelser. Dette skjer ved kontroll av faktura.

Det anbefales å kontraktsfeste krav til utforming av faktura for å sikre at bestilling kan kobles til kontrakten. Det bør også kontraktsfestes krav om at det skal fremgå av fakturaen hvilken leverandør eller underleverandør som har utført arbeidet eller leveransen, og eventuelt krav om å oppgi lokasjonen hvor arbeidet er utført og dato for arbeidet.  

Fakturakontrollen bør omfatte:

• Kontroll av at faktura er merket i henhold til kontraktens bestemmelser (referansenummer, ordrenummer, eHandel/bestillingsløsning)
• kontroll av beløp på faktura opp mot kontraktens bestemmelser
• undersøkelse av om organisasjonsnummeret på faktura stemmer med leverandørens organisasjonsnummer
• kontroll av at oppgitt kontonummer tilhører kontraktsfestet leverandør
• kontroll av at faktura mottas i EHF

4.5.3 Oppfølging av leveransefrister mv.

Virksomheten må følge opp at levering skjer i henhold til de avtalte frister i kontrakten. Det må etableres rutiner for mottak av varer og tjenester.

4.5.4 Revisjon og stikkprøver

Avanserte virksomheter kan gjennomføre revisjon av om leverandøren etterlever kontraktens ulike krav og stikkprøver av faktura som et ledd i oppfølgingen. Dette kan for eksempel være aktuelt ved gjentatte avvik og/eller ved eventuelle varsler fra bestillere e.l. Revisjoner kan også vurderes i kontrakter med høy risiko for brudd på seriøsitetskrav. Stikkprøvekontroll kan for eksempel gjøres sammen med byggherreplikter etter byggherreforskriften i bygg- og anleggskontrakter. 

Det anbefales å kontraktsfeste rett til å gjennomføre revisjon. Virksomheten kan for eksempel kontraktsfeste rett til å foreta revisjon av leverandørens systemer, rutiner og aktiviteter som er forbundet med leveransen.

Virksomheten kan eventuelt benytte ekstern bistand ved gjennomføring av slike revisjoner. Dette krever at virksomheten har satt av budsjettmidler til dette.

4.6 Endringer i produktsortiment, priser og andre betingelser under kontraktsperioden

Virksomheten må fortløpende godkjenne eller avvise endringer av kontraktens produktsortiment eller tjenester (rammeavtaler). Det samme gjelder endring av kontraktens øvrige bestemmelser. Eventuell prisregulering må skje i henhold til kontraktens bestemmelser om prisindekser og frekvens for dette. Endringer må godkjennes skriftlig.

Virksomheten må påse at rammeavtalens omfang ikke overskrides vesentlig. Det anbefales at det føres en egen oversikt (statistikk) som viser samlet uttak på rammeavtalen. Eventuelle overskridelser bør vurderes juridisk. Dersom endringen er vesentlig, kan virksomheten risikere at det gjennomføres ulovlige direkte anskaffelser.

Det må holdes oversikt over påløpte kostnader på prosjekter slik at ikke budsjettrammene overskrides.

Avtalelojalitet kan vurderes opp mot leverandørreskontro og uttak på avtalen. Dette bør sjekkes regelmessig.

For innkjøpssamarbeid må det utarbeides rutiner for innhenting av data for oppfølging av omsetning og avtalelojalitet.

Eksempel på prisendringsrutine

Kilde: Ålesund kommune

4.7 Avvikshåndtering og sanksjonering

Ved eventuelle avvik fra kontraktsfestede krav til ytelse, priser eller levering, må virksomheten vurdere om det er grunnlag for å sanksjonere i tråd med kontraktens regulering.

Det er forsinkelse dersom ytelsen ikke leveres innen avtalt frist. For engangsleveranser vil det normalt bare være ett leveringstidspunkt. Løpende leveranser, som for eksempel konsulentoppdrag, hvor det er avtalt en fremdriftsplan, eller hvor kontrakten krever delleveranser frem til leveransen sluttføres, krever mer oppfølging underveis. Overskridelser av kontraktsfestede tidsfrister kan være forsinkelser som kan gi grunnlag for dagbøter. Det er bare forsinkelser som leverandøren er ansvarlig for, som er grunnlag for sanksjoner. Det må derfor vurderes om forsinkelsen skyldes forhold virksomheten selv må bære ansvaret for.

Ytelsen er mangelfull hvis den ikke oppfyller kontraktsfestede krav og spesifikasjoner. Virksomheten må undersøke leveransen/ytelsen opp mot kravene i kontrakten. Hvis ytelsen mottas av andre enn kontraktseier, for eksempel en fagetat i en kommune, må det etableres rutiner som sikrer at ytelsen undersøkes så raskt som mulig etter mottak. Kontraktseier må få informasjon om eventuelle avvik ved leveransen. Virksomheten bør forelegge eventuelle avvik for leverandøren som bør få en kort frist for uttalelse.

Dersom avvikene anses som brudd på kontrakten, må virksomheten vurdere om det skal ilegges sanksjoner som følge av kontraktsbruddet. Dette kan for eksempel være retting, omlevering, dagbøter, erstatning og heving dersom kontraktsbruddet (kontraktsbruddene) vurderes som vesentlige. Dette må vurderes opp mot kontraktens bestemmelser, ytelsens strategiske betydning for virksomheten samt alminnelige kontraktsrettslige prinsipper.

Virksomheten må være oppmerksom på eventuelle reklamasjonsfrister i kontrakten. Varekontrakter har noen ganger bestemmelser om garantier i tillegg til reklamasjonsreglene. Det må i slike tilfeller også vurderes om det er grunnlag for å utløse garantien.

Vurdering av sanksjoner skal gjøres skriftlig og dokumenteres på samme sak som kontrakten (arkiveres).  

4.8 Opsjon på rammeavtaler

Virksomheten må vurdere om opsjon skal utløses i god tid før kontrakten utløper. Det anbefales at dette vurderes senest 12 måneder før utløpet av kontrakten. Virksomheten bør også legge til grunn en vurdering av om leverandøren har etterlevd kontraktsvilkårene.

I tillegg må virksomheten beregne den totale verdien av avrop på kontrakten for å sikre at omfanget angitt ved kunngjøring av konkurransen ikke blir overskredet ved utløsning av opsjon.

Vurderingen kan også omfatte resultater fra eventuell brukerundersøkelse, analyse av priser og betingelser, oversikt over markedssituasjonen og en vurdering av samarbeidet med leverandøren. En vurdering av kontraktens strategiske betydning for virksomheten kan også gjennomføres, før det avgjøres om opsjon bør utløses, eller om det skal gjennomføres ny anskaffelse.

4.9 Avslutning av kontrakten

Virksomhetens rammeavtaler blir ved kontraktsperiodens utløp vanligvis erstattet med en ny kontrakt dersom behovet fortsatt foreligger.

Det anbefales at virksomheten utarbeider et erfaringsdokument fra kontraktsoppfølgingen. Erfaringsdokumentet bør foreligge i god tid før kontraktens utløp slik at erfaringene kan benyttes i en ny anskaffelsesprosess. Det bør for eksempel kartlegges hva som fungerte bra og dårlig. Det kan eventuelt gjennomføres en brukerundersøkelse. Det anbefales at erfaringsdokumentet påbegynnes ved oppstart av kontrakten og at det underveis i kontraktsperioden noteres hendelser, forslag til endringer samt gode og dårlige erfaringer.

Det anbefales også at virksomhetene utarbeider et erfaringsdokument for sine enkeltkontrakter. Dette bør også omfatte forhold knyttet til eventuelle krav til lønns- og arbeidsvilkår og andre seriøsitetskrav.