De fleste offentlige virksomheter har stort potensial for å jobbe mer effektivt og målrettet med anskaffelsene sine. DFØs modell viser hvordan du kan starte opp arbeidet.
Anskaffelser utgjør ofte ca. 40–60 prosent av en offentlig virksomhets samlede kostnader.
Samlede utgifter til innkjøp av varer og tjenester for offentlig sektor ligger på ca. 740 milliarder NOK i året.
Det offentlige bruker både mye tid og penger på innkjøp av varer og tjenester. De fleste virksomheter kan gjøre kostnadsbesparelser ved å gjøre bedre innkjøp, og ved å gjøre prosessforbedringer i anskaffelsesprosessen.
Hvordan effektivisere anskaffelsene
For å effektivisere anskaffelsene må alle utgifter til innkjøp sees i sammenheng. Det holder ikke å kun å ha oppmerksomhet på enkeltkonkurranser eller å følge opp en og en avtale.
Figuren viser en 4-stegs modell for arbeidet med effektivisering av anskaffelsesområdet.
Modellen legger til grunn at virksomheten har en etablert anskaffelsesprosess som definerer aktivitetene som skal gjennomføres. Hvis dere ikke allerede har en anskaffelsesprosess, anbefaler vi at dere tar utgangspunkt i DFØs veileder om Anskaffelsesprosessen.
Statens innkjøpssenters fellesavtaler
I snitt regner Statens innkjøpssenter med at etatene vil spare mellom fem og ti prosent ved å benytte seg av fellesavtaler, sammenlignet med i dag. Regelen er at de nye fellesavtalene vil gi lavere eller minst like gode priser som de statlige virksomhetene har hver for seg i dag. Se video om Statens innkjøpssenter.
Digitalisering av anskaffelsesprosessen
For å digitalisere prosessen vil et konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) være nødvendig. En rapport fra Oslo Economics viser at bruk av konkurransegjennomføringsverktøy gir effektiviseringsgevinster.