Slik senket svenske sykehus vikarkostnadene radikalt
Svenske sykehus kuttet kostnadene til lege- og sykepleiervikarer med 35,8 prosent fra 2023 til 2024. Nøkkelen var en ny, felles rammeavtale med faste priser.
Anskaffelsestype: Kombinasjon av rammeavtale og dynamisk innkjøpsordning
Verdi: 38 milliarder svenske kroner
Tilbydere: 74
Leverandører: 32
Om anskaffelsen
Svenske offentlige sykehus er eid av de 21 svenske regionene – tilsvarende våre fylkeskommuner. Regionene har også ansvar for den offentlige primærlegetjenesten. Som i Norge, har det blitt stadig vanskeligere og dyrere å få tak i leger og sykepleiere. I 2023 kostet vikarer i disse to yrkesgruppene nesten ni milliarder kroner. Hver region hadde hver sine avtaler med et stort antall aktører, hvorav en god del var useriøse, og det var mye direktekjøp.
Fra 2024 anskaffer alle regionene gjennom én avtale. Avtalen er delt i ett avtaleområde for leger og ett for sykepleiere og jordmødre. Den kombinerer «det beste» av rammeavtale og dynamisk innkjøpsordning: Avtalen går over fire år. To ganger i året kan vikårbyråer søke om å tilslutte seg avtalen. Etter at et byrå har hatt avtale i ett år på et avtaleområde, må det vise omsetning på minimum 10 millioner kroner for leger og 4 millioner kroner for sykepleiere og jordmødre. Hvis omsetningen er lavere, settes byrået i karantene i seks måneder for avtaleområdet før det slipper inn igjen. Per juni 2025 har regionene avtaler med omkring 70 byråer. Det skjer på grunnlag av kvalifikasjonskriterier og det er ikke satt noen begrensning på antall byråer på de to avtaleområdene.
Oppdragsgiver har satt faste timepriser for vikarene, differensiert etter:
- Stillingskategori
- Arbeidstid
- Geografisk sone: Sveriges kommuner er delt i tre soner, der de mest sentrale kommunene har en lavere sats enn de mer perifere.
Avtalene har også krav til tjenestepensjon, for å unngå priskonkurranse på slikt grunnlag. I stedet skjer avrop basert på to kriterier:
- Andel av avropet, målt i antall timer, som byrået kan dekke
- Kontinuitet, det vil si hvor mange timer vikaren tidligere har jobbet på avdelingen
Avtalene har et strengt forbud mot direkteinnkjøp og oppsøkende virksomhet fra vikarbyråene. De har også detaljerte regler for håndtering og eskalering av avvik, med prissetting av ulike typer avvik.
Framgangsmåte
Utfordringene ved stadig økende bruk og kostnader knyttet til lege- og sykepleiervikarer startet på 2000-tallet. I 2015-16 gikk alle de 21 regionene sammen om prosjektet «Oberoende av hyrpersonal» med mål om at utgiftene til vikarer ikke skulle overstige to prosent av totale personalkostnader. Regiondirektørene (øverste administrative leder i hver region) nedsatte en styringsgruppe for å lede prosjektet. Det viktigste temaet var personalpolitikk, og gjennom regelmessige møter utviklet regionene felles forståelse av utfordringene. Regionene forsøkte å endre situasjonen gjennom nasjonale retningslinjer, uten å nå fram. Tiltakene for å gjøre det mer attraktivt å være ansatt ved sykehusene ga ikke resultater fordi vikarbyråene tilpasset seg ved å tilby stadig høyere lønner. Lave krav til leverandørene og manglende avtaleoppfølging gjorde at 20-30 prosent av byråene var useriøse.
I 2019 bestemte styringsgruppa å avslutte prosjektet for å gå over til å endre driften gjennom en felles vikaravtale. Alle de 21 regiondirektørene gikk til sine folkevalgte (tilsvarende fylkesutvalg i Norge) og fikk i 2020 likelydende vedtak om å gå i gang med en felles anskaffelse. Norske Sykehusinnkjøp, som i mange år har forhandlet felles vikaravtaler for alle helseforetak, var en viktig inspirasjon.
Til forskjell fra Sykehusinnkjøp, la de svenske regionene viktige premisser til grunn. Avtalene skulle:
- Gi et felles prissystem for å unngå at regionene konkurrerer mot hverandre på lønn
- Senke forskjellene mellom vikarenes timepriser og lønnsnivået for ansatte
- Inkludere felles karenstid mellom tidspunktet ansatte slutter, og tidspunktet de tidligst kan ta vikaroppdrag
- Sikre 100 prosent avtalelojalitet
I 2020 nedsatte regiondirektørene en styringsgruppe bestående av representanter fra viktige ledelsesfunksjoner i regionene, inklusive sykehus, primærhelsetjeneste, HR, økonomi, innkjøp og kommunikasjon for å gjennomføre anskaffelsen. I tillegg ble det definert en rekke ulike referansegrupper med representanter fra regionene. Anskaffelsen fikk et eget prosjektbudsjett, med like bidrag fra hver region, for å finansiere arbeidet til anskaffelsesgruppa. Den ble ledet av en prosjektleder fra Västra Götalandsregionen (VGR) med representanter fra alle de seks sykehusregionene som regionene er delt inn i.
Konkurransen ble publisert i april 2022. En rekke vikarbyråer påklaget lovligheten av ulike punkter. Konkurransen ble avlyst og publisert på nytt i november 2022. Nye klager kom, og disse ble, på grunn av anker fra leverandører, behandlet på alle tre nivåer av de svenske forvaltningsdomstolene, fram til november 2023. Regionene fikk fullt medhold på alle punkter. De inngikk avtaler i januar 2024 med 32 leverandører, av 74 tilbydere.
Regionene har opprettet en avtaleforvaltningsgruppe og et felles nettsted for avtalen.
Interesseorganisasjonen Sveriges Offentliga Inkjöpare (SOI) kåret anskaffelsesgruppas ledere Kathe Mandorff og Catarina Björk Sjöling til «Årets innkjøpere 2025» for arbeidet.
Oppdragsgiverens råd og erfaringer
Avtalen har lyktes fordi regionene har klart å stå sammen. De har klart å få tidligere ansatte tilbake fra vikarbyråene. Utgiftene til vikarer sank med 3,3 milliarder svenske kroner (38,5 prosent) fra 2023 til 2024. Nedgangen for sykepleiere var 51 prosent og leger 23 prosent.
Den viktigste innsparingen skyldes at sykehusene begrenser hvert avrop til maksimalt én måned, mens det tidligere kunne være 6-12 måneder. Denne begrensningen er ikke definert i avtalene, men er resultatet av felles problemforståelse og av at regionene har tett dialog i avtaleforvaltningen.
Avtalen har gjort vikarmarkedet for leger og sykepleiere vesentlig mindre, stilt økte krav til leverandørene og regulert deres inntjeningsmuligheter. Det var derfor lite overraskende at leverandører utøvde et massivt juridisk press for å stoppe konkurransen.
Flere leverandører forsøkte i de to-tre første månedene av avtaleperioden å «sulte ut» sykehusene for å få dem til å anskaffe utenfor avtalen. Det hadde anskaffelsesgruppa forberedt regionene på, og leverandørene ga seg.
Avtaleforvaltningsgruppa var spente på om alle regioner ville få tak i vikarer under avtalen. Gotland har hatt særlig store problemer med å få tak i vikarer om vinteren. Likevel har regionene klart å stå sammen og unngå direkteinnkjøp.
For å klare å stå sammen har det vært avgjørende med den lange og tette dialogen mellom alle regionene siden 2016, tydelige beslutningsveier og forankringen av avtalearbeidet i vedtak av regiondirektørene som kollegium.
Timeprisene er i gjennomsnitt noe lavere enn før, selv om det varierer fra region til region på grunn av overgangen til inndeling av kommunene i tre prissoner. I utarbeidelsen av konkurransegrunnlaget ble det anslått at de nye timeprisene ville være åtte prosent lavere i gjennomsnitt, men avtaleforvaltningsgruppa tror at den reelle gevinsten er større. Den største nedgangen har vært for legespesialister.
Evalueringen av tilbudene i 2023 viste at mange leverandører ikke har hatt noen struktur for å oppfylle krav som også tidligere er blitt stilt, for eksempel til utdannelse for hjerte- og lungeredning, karens og e-legitimasjon.
Avtaleforvaltningsgruppa forventet at flere regioner ville kjøpe helsetjenester (for eksempel radiologi) siden de ikke like lett kan leie inn vikarer som før, men foreløpig er det ikke noe tegn til det.
Tilhørende materiale
Dokumentene er ikke behandlet for universell utforming. Kontakt oss hvis du trenger hjelp til å få tilgang til det som står der.
Kontakt
- 404 34 830 (kl. 9–12)
- kontaktskjema