Leverandør- og kundeaktivering av EHF-katalog, -ordre og -faktura
Tips til oppdragsgjevarar som ønskjer å auke bruken av EHF-katalog, -ordre og -faktura og -kreditnota hos sine leverandørar og kundar.
EHF-katalog og ordre
EHF-katalog er ei liste der eigenskapane til varene eller tenestene er beskrive på ein standardisert måte. Som oppdragsgivar skal du være sikker på at ditt system skal kunne presentere vare- og tenesteinformasjonen til dine bestillarar slik at dei kan ta riktige avgjerder.
Ved at informasjonen kommer på ein einheitleg måte kan innkjøparar sjekke og godkjenne innhaldet, via katalogverkty tilknytta bestillingsløysing, slik at avtalelojalitet blir oppnådd.
Meir informasjon om formatet ligg under EHF-katalog.
Her finner du beskriving av katalogprosessen.
EHF-ordre
For å utføre ein bestilling bør varer og tenester bli henta frå ein katalog inngått via ein rammeavtale.
Verksemda må også vedta grenseverdier for kor stort beløp ein bestiller kan ta avgjerd om. Større beløp enn grenseverdien må da bli sendt til ein godkjenner.
Ved godkjennelse sendes bestillinga til leverandør. Du finn beskriving for nokre prosessar og roller. For at offentlege verksemder skal fremstå som like overfor leverandørmarkedet, er det viktig at systema nyttar EHF-ordre som format. Leverandørene må sørge for at sine system som skal ta imot ein bestilling, er kompatibel med dette formatet.
Dei fleste bestillingsløysingane har funksjonalitet som støttar ein bekrefting av bestillinga/ordren som sendes.
Det er ein fordel for bestiller å få ein bekrefting på linjenivå med status på om varen eller tenesta kan leverast, delvis leveranse ved at noko leverast med ein gong og resten seinare eller ikkje kan leverast.
Å kreve bestilling via ordre vil gi oppdragsgivar god oversikt for alle ordrene som er bestilt og når dei kjem, og det blir enklare å følge opp fakturaen som kjem ved at ordre og faktura er like i antall og pris som er avtalt.
Leverandørane veit at dei får raskare betalt fordi ordren og fakturaen er like, og ein unngår misforståingar.
Meir informasjon om formatet ligg under EHF-ordre og -ordrebekreftelse.
Du kan finne beskriving av EHF-ordreprosess.
EHF-faktura og -kreditnota
Fordelar ved bruk av EHF-faktura og -kreditnota
- Mindre feil i fakturaane
- Sikre innsendelse av fakturaen
- Raskare behandling hos mottakar
- Standard format (EHF) og standard innlevering (CEF eDelivery)
- Standarden blir brukt av dei fleste økonomisystema i Noreg
- Kompatible med fakturaar til og frå EU(PEPPOL BIS)
- Tilfredstillar krava frå offentlege styresmakter
I eksisterande avtalar
Du kan
- Invitere leverandørane og kundane dine til eit møte, og forklare at de ønskjer EHF-faktura og -kreditnota
- Sende brev til leverandørar og kunder, og be dei om å sende/motta EHF-faktura og -kreditnota
- Høyre kva tid leverandøren/kunde kan begynne å levere EHF-faktura
- Vurdere å finne ein annan leverandør/kunde (det er du som har pengane og skal betale for eit produkt/teneste)
Merk! Leverandørar kan krevje betaling for å tilpasse seg EHF-faktura. Vurder om det løner seg å krevje EHF-faktura før neste innkjøp.
I nye avtalar
- EHF-faktura skal nyttast i alle nye avtaler (ingen avvik). Kan ikkje leverandøren levere EHF faktura, så bytt leverandør.
- Du finn informasjon om fakturaprosessen i EHF-fakturaprosess.
- Alle kan sende EHFfaktura enten frå eige økonomisystem, bedriftsnettbank eller ein web-fakturaportal.
Implementering av bestillingsløsning og Leverandøraktivering/deaktivering i bestillingsløsning
Finn lenker til prosess for implementering og forvaltning av bestillingsløysing i verksemda og prosess for leverandøraktivering og deaktivering i ein bestillingsløysing.
Ei digital bestilling til betalingsprosess er viktig for å effektivisere offentlege verksemder og deres prosesser, øke kvalitet og kontroll og stimulere til økt avtalelojalitet.