X.6.3 Aktivere og deaktivere leverandører
Prosessen beskriver aktiviteter virksomheten må gjøre for å sjekke om varen/tjenesten er egnet for katalog eller punch-out, og om leverandørene kan delta i en elektronisk bestillings- til betalingsprosess.
Prosess Definisjon Dokument (PDD) DFØ ANS
1. Informasjon
| ID og navn | X.6.3 Aktivere og deaktivere leverandører i bestillingsløsning, knyttet til X.4.3.3. Avslutte kontrakt. |
|---|---|
| EHF Prosess | |
| Organisasjon | DFØ-ANS |
| Prosess eier | Wenche Ludviksen |
| Henvendelser | Jan Mærøe |
2. Historikk
| Versjon | Dato | Endring | Forfatter/Rolle |
|---|---|---|---|
| 1.0 | 2021.05.28 | Dokument etablert | Petter Vinje |
3. Definisjoner/forkortelser
Ingen
4. Om prosessen
Prosessen beskriver aktiviteter virksomheten må gjøre for å sjekke om varen/tjenesten er egnet for katalog eller punch-out, og om leverandørene kan delta i en elektronisk bestillings- til betalingsprosess. Hvordan de aktiveres i den digitale samhandlingen. Og hvordan samhandlingen avsluttes ved kontraktens opphører.
5. Brukere og bruksområde
Virksomheten v/kontraktsansvarlig: Har ansvar for å forberede leverandørmarkedet på den digitale samhandlingen, tilrettelegge for mottak av varer/tjenestekatalog eller innleggelse av punch-out lenke og sjekk av punch-out løsningens kvalitet. Fjerne katalog og/eller punch-out lenke ved kontraktens avslutning.
6. Formål
Sikrer at leverandører leverer varer og tjenester ihht avtalt kvalitet, tid og pris.
7. Mål
Tids- og ressursbruk: Leverandøraktiveringen skjer med minst mulig bruk av tid og ressurser.
Kvalitet: Kvalitetssikre at brukerne/bestillerne får et riktig vare-/tjenestesortiment i henhold til kontrakt.
Avtalelojalitet: Legge til rette for 100% avtalelojalitet.
8. Måltall/KPIer
Dersom det er definert måltall eller KPI kan de beskrives her. Dersom det er en direkte sammenheng mellom prosessen og et mål/måltall bør det beskrives. For eksempel «Prosess X er nødvendig for å oppnå mål……».
| Måltall/KPI | Kommentarer |
|---|---|
| Avtalelojalitet. | Avtalelojalitet vil si at man bestiller hos riktig leverandør, bestiller de varer/tjenester man har avtalepriser på. Samt at man sikrer at man kun betaler for de varer/tjenester man mottar. Med elektronisk bestillingsløsning bør avtalelojalitet være 100% som måles og følges opp. |
| Lojalitet til bruk av bestillingsløsning. |
For eksempel obligatorisk bruk av bestillingsløsning i virksomheten. Organisasjonen bør ha mål om 100% bruk av bestillingsløsning, måle, følge opp og iverksette tiltak om nødvendig. |
9. Gevinster
Oppdragsgivers gevinster: Oppfylle kravene i LOA/FOA vedrørende etterlevelse av avtale. Effektivisere virksomhetens prosesser gjennom automatisering av oppgaver. Forenkler arbeidsprosessen for avtaleforvalter og bestillere. Sikrer at man kan realisere de økonomiske gevinstene man kan oppnå gjennom avtalen. Sikrer at kjøpsbeslutningen tas på grunnlag av riktig informasjon – unngå feilbestillinger, reklamasjoner, feilleveranser. Virksomheten har til enhver tid tilgang til egne data – ikke avhengig av leverandøren – raskere og bedre beslutningsgrunnlag. Bestillingssystemet sikrer at bestillinger blir anvist og godkjent, noe som igjen sikrer at man ikke forplikter virksomheten på feil grunnlag.
Leverandørers gevinster: Økt antall avrop på sin avtale. Mulighet for elektronisk prosessering av bestilling fra oppdragsgiver – mulighet til å effektivisere egne interne prosesser. Dersom man lager en god beskrivelse av varen/tjenesten i katalogen reduseres risiko for feil bestillinger som medfører kostbare returer. Implementering av ny avtale er effektiv ved at leverandør slipper å bruke ressurser på å selge inn sitt sortiment til hver enkelt bestiller. Når oppdragsgiver bruker GLN eller andre maskinlesbare identifikatorer blir leveransepresisjonen høyere og enklere – mer effektive leveranseprosesser.
Samfunnets gevinster: Virksomheter som får riktig varer/tjenester til riktig pris, kvalitet og leveransepresisjon vil få reduserte kostnader, frigjøre ressurser til viktigere oppgaver. Miljøgevinst gjennom færre og mer effektiv leveranser – reduksjon av unødvendig transport.
10. Startkriterier/forutsetninger
| Trigger |
Ny avtale med leverandør av varer og tjenester er inngått. |
|---|---|
| Andre forutsetninger |
Teknologiske:
|
| Andre forutsetninger |
Organisatoriske:
|
11. Input og leverandører
| Input | Avgivende prosess: | Leverandør av input | Referanse |
|---|---|---|---|
| Signert avtale fra leverandør | Leverandør | ||
| Og/eller behov for å bestille varer og tjenester |
X.4.2.2 Bestille varer og tjenester Begge lenken viser til en oversikt over EHF prosesser. |
Oppdragsgiver | Mange har leverandører som må legges inn i bestillingsløsningen selv om de ikke har en formell kontrakt. |
12. Deltakere
| Organisasjon | Rolle | Forkortelser | Kommentarer |
|---|---|---|---|
| Oppdragsgiver | O | O benyttes når man kun ønsker å angi at denne aktivitetene utføres av oppdragsgiver. | |
| Oppdragsgiver | Person | O-per | O-per benyttes når man ønsker å angi at denne aktiviteten utføres av en person hos oppdragsgiver, uten behov for å angi rolle. |
| Oppdragsgiver | Behovshaver | O-beh | O-beh benyttes når man ønsker å angi at denne aktiviteten utføres av en behovshaver. |
| Oppdragsgiver | System | O-sys | O-sys benyttes når man ønsker å angi at aktiviteten utføres av oppdragsgivers system. |
| Oppdragsgiver | Budsjetteier/avtaleier. | O-bud | Den som har budsjettmyndighet. O-bud benyttes når det er behov for å angi at denne aktivitetene utføres av budsjett/avtaleier hos oppdragsgiver. |
| Oppdragsgiver | Innkjøper | O-inn | Person som leder innkjøpsprosessen. |
| Oppdragsgiver | Kontraktsforvalter | O-kon | Den som følger opp kontrakten mot leverandør og brukere etter kontraktsinngåelse. |
| Oppdragsgiver | Fagansvarlig | O-fag | Fagperson som har spisskompetanse sitt fagområde. |
| Oppdragsgiver | Bestiller | O-bes | Den som gjennomfører bestillinger på løpende avtaler med en eller flere leverandører |
| Oppdragsgiver | Mottaker | O-mot | Mottaker av varen eller tjenesten |
| Leverandør | L | Angir at aktivitet utføres av en leverandørorganisasjon | |
| Leverandør | Person | L-per | Angir at aktivitet utføres av en person i leverandørorganisasjon |
| Leverandør | System | L-sys | Angir at aktivitet utføres av et system i leverandørs organisasjon. |
| Systemleverandør | SL | SL benyttes når det er behov for å angi at aktiviteten utføres av en systemleverandør. Som regel er det ikke behov for å angi hvilke rolle som utfører aktiviteten hos systemleverandør. | |
| Publiseringstjeneste | Pub | Pub benyttes når det er behov for å angi at aktiviteten utføres av en publiseringstjeneste, for eksempel Doffin. Her kan man også bytte ut Publiseringstjeneste med organisasjonens navn, for eksempel Doffin. | |
| Ev andre | Ev. andre | Man kan også legge til roller dersom det er hensiktsmessig. |
| Input | Avgivende prosess: | Leverandør av input | Referanse |
|---|---|---|---|
| Signert avtale fra leverandør | Leverandør | ||
| Og/eller behov for å bestille varer og tjenester |
X.4.2.2 Bestille varer og tjenester Begge lenken viser til en oversikt over EHF prosesser. |
Oppdragsgiver | Mange har leverandører som må legges inn i bestillingsløsningen selv om de ikke har en formell kontrakt. |
13. Prosessdiagram
Last med Prosessdiagram:
Dersom du har Visio og ønsker å bruke/redigere diagrammet.
Høyre-klikke på diagrammet
Klikk "Visio-objekt"
Klikk "Rediger" eller Åpne" diagram i Visio.
14. Aktiviteter
| ID | Aktiviteter i prosesskart | Ansvar | Beskrivelse |
KP (x) |
Kommentar |
|---|---|---|---|---|---|
| Forberede aktivering av avtale og/eller leverandør | |||||
| 1. Internanalyse av egnethet av vare og/eller tjeneste for avrop via egne systemer (bestilling til betaling) Egner seg for katalog eller punch-out? | O-inn | I anskaffelsesprosessen X.2.1 Vurdere behov, se lenke | |||
| 2. Undersøke i markedet – D. | O-inn | ||||
| 3. Analysere funn – O. | O-inn | ||||
| 4. Utfylling av krav i anskaffelsesdokumentene (samhandlingsavtalen) -O. | O-inn | Tekst kravspesifikasjon og kontrakt | |||
| 5. Informere – D. | O-inn | ||||
| 6. Melde seg på leverandørkonferanse – O. | L-per |
|
|||
| 7. X.3.1.1 Kunngjøre konkurranse – P. | O-inn | ||||
| Aktivere avtale og eller leverandør | |||||
| 1. Planlegg leverandøraktivering – D. | O-per | ||||
| 2. Vurder behov for å sende en påminnelse til leverandørene om de krav som er stilt i anskaffelsen som skal understøtte bestilling til betalingsprosessen. F.eks. EHF og andre krav til digital samhandling – O. | O-per | ||||
| 3. Planlegg oppstartsmøte med leverandør basert på de krav som er stilt i anskaffelsen – O. | O-per | ||||
| 4. Forbered oppstartsmøte ved å sjekke status i egen organisasjon angående digital samhandling – O. | O-per | ||||
|
5. Oppstartsmøte Gjennomgå kravene som er beskrevet i avtalen - D. |
O-per | ||||
| 6. Klargjør for katalogmottak – D. | O-per | Bruk brukerveiledning fra din systemleverandør | |||
| 7. Legg inn puch-out lenke i systemet – O. | O-per | Bruk brukerveiledning fra din systemleverandør | |||
| 8. Gjør leverandør tilgjengelig for fritekst ordre og test om ordre kommer frem - O. | O-per | Bruk brukerveiledning fra din systemleverandør | |||
| 9. X.4.2.1 Leverandør og kundeaktivering(EHF katalog prosess) – P. | EHF katalogprosess | ||||
| 10. X.4.2.1. Leverandør og kundeaktivering (EHF katalog prosess) – P. | EHF katalogprosess | ||||
| 11. Kontroll på at innhold er i henhold til avtale – O. | O-inn | Sjekk om varer og tjenester i katalog/punch-out er i henhold til avtale | |||
| Avslutte avtale | |||||
| 1. Deaktiver gjeldende katalog, fjern punch-out lenke eller mulighet til å benytte fritekst – O. | O-per | Bruk brukerveiledning fra din systemleverandør og/«Veileder og sjekkliste» | |||
| 2. Sende melding til leverandør om å sende en katalog med 0 forekomster – O. | O-per | ||||
| 3. X.4.1.2 EHF katalogprosess - P | EHF katalogprosess | ||||
| 4. Importere mottatt katalog – O. | O-sys | ||||
| 5. Kontroller at mottatt katalog har 0 forekomster/varelinjer og slett fra systemet slik at bestiller ikke har tilgang lenger. Og/eller informere om avslutning av ny avtale – D. | O-inn | ||||
15. Kontrollpunkter og målinger
| Aktivitet nr. | Hva som skal kontrolleres, måles | Hvordan det skal gjøres | Hvorfor det er nødvendig |
|---|---|---|---|
| Nei | |||
16. Output og mottaker/bruker
| Output | Mottakende prosess: | Mottaker/bruker | Referanse |
|---|---|---|---|
| Leverandør tilgjengelig i bestillingsløsning | X.4.2.2 Bestille varer og tjenester. | Oppdragsgiver og leverandør. | |
| Leverandørs varer og tjenester og/eller leverandør er fjernet fra bestillingsløsningen | X.4.3.3 Avslutte kontrakt | Oppdragsgiver og leverandør. | |
17. Sluttkriterier
Nei
18. Unntak/spesielle hensyn
| Prosess navn | Dynamisk innkjøpsordning (DPS) |
|---|---|
| Prosess ID |
X.5.1 Dynamisk innkjøpsordning (DPS) https://www.anskaffelser.no/verktoy/veiledere/ehf-prosessoversikt |
| Organisasjon | DFØ-ANS |
| Prosess eier | Wenche Ludviksen |
| Henvendelser | Jan Mærøe |
19. Risiko
| Risiko | Sannsynlighet | Alvorlighet | Metode | Tiltak |
|---|---|---|---|---|
| Aktiverer ikke alle leverandører i bestillingsløsning | Høy | Lav |
>Sikre at systemet er tilrettelagt for 100% bruk. |
>Gå gjennom leverandør-reskontro for å identifisere leverandører som ikke er aktivert i bestillingsløsning. |
| Dersom katalog ikke blir fjernet er det risiko for at man bestiller på feil avtale. | Lav | Høy | >Følge prosessen. | >Følge prosessen. |
20: Behov for støtte
| Prosess navn | Dynamisk innkjøpsordning (DPS) |
|---|---|
| Prosess ID |
X.5.1 Dynamisk innkjøpsordning (DPS) https://www.anskaffelser.no/verktoy/veiledere/ehf-prosessoversikt |
| Organisasjon | DFØ-ANS |
| Prosess eier | Wenche Ludviksen |
| Henvendelser | Jan Mærøe |
20. Tilleggsinformasjon
21. Vedlegg
Last ned veileder utarbeidet på grunnlag av erfaringer fra slike prosjekter:
Kontakt
- ehf [at] dfo.no (ehf[at]dfo[dot]no)