Anskaffelsesprosessen steg for steg

eBevis

eBevis er en tjeneste for elektronisk innhenting av dokumentasjonsbevis fra enkelte offentlige registre.

April 2019 ble eBevis lansert, og virksomhetsinformasjon fra Brønnøysundregistrene og opplysninger om restanser fra Skatteetaten ble tilgjengelig for oppdragsgivere via tjenesten. Informasjonen som hentes inn baserer seg på leverandørens ESPD-erklæring, og vil derfor være spesifikt tilpasset den enkelte konkurranse. I løpet av høsten 2021 vil tilgang til utvidede skatteopplysninger i risikoanskaffelser og funksjonalitet for oppslag i Renholdsregisteret fra Arbeidstilsynet.

eBevis-tjenesten er tidsbesparende for oppdragsgiverne fordi bevisene ikke lenger må hentes inn manuelt. Leverandørene slipper å levere skatteattest og firmaattest.

eBevis-tjenesten er tilgjengelig gjennom oppdragsgivers fagsystem, typisk et konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) eller et kontraktsoppfølgingssystem (KAV).

Det vil også være funksjonalitet for at leverandøren via Altinn kan gi fullmakt til at oppdragsgiver henter inn opplysninger. Som oppdragsgiver bør du kreve at ditt fagsystem (KGV) er koblet til eBevistjenesten. 

 

Skatteopplysninger

Opplysninger om betalte skatter og avgifter vil bestå av følgende felter:

  • Arbeidsgiveravgift
  • Forskuddstrekk
  • Ansvarskrav skatt
  • Ansvarskrav merverdiavgift

Disse opplysningene erstatter tidligere skatteattest og danner grunnlaget for oppdragsgivers vurdering av om leverandøren har oppfylt sine forpliktelser til å betale skatter, avgifter og trygdeavgifter.
Dersom alle elementene viser kr. 0,- i rest, indikerer det at forpliktelsene til å betale skatter, avgifter og trygdeavgifter er oppfylt.
Dersom én eller flere av elementene viser restanser, må du sjekke leverandørens ESPD-erklæring. Har leverandøren svart at han:

  1. Ikke har restanser, kontakter du leverandøren for nødvendige avklaringer og hvorfor han er registrert med restanser.
  2. Har restanser, kan du avvise med mindre det vil være klart uforholdsmessig. Du kan lese mer om vurdering rundt avvisning ved ikke betalte skatter, avgifter og trygdeavgifter i NFDs veileder. Vær oppmerksom på at enkelte virksomheter kan være registrert med restanser, selv om de har inngått avtale med Skatteetaten om betalingsutsettelse. I slike tilfeller kan du som oppdragsgiver be leverandør vise frem avtalen med Skatteetaten. Fellesavtaler, som for eksempel generelt fritak knyttet til Covid 19-situasjonen, vil ikke vises som restanse. Du kan lese mer om dette i Regjeringens veiledning om avvisning og manglende betaling
Utvidede skatteopplysninger (kommer høsten 2021)

Disse opplysningene er tilgjengelige for tjenesteanskaffelser der risikoen for arbeidslivskriminalitet (akrim) er vurdert å være høyere. Utvalget er gjort basert på CPV-koder, og består av utvidede opplysninger om:

  • Restskatt
  • Arbeidsgiveravgift
  • Forskuddstrekk
  • Forskuddskatt
  • Merverdiavgift

Disse opplysningene tilsvarer attest RF-1507 fra Skatteetaten som kan bestilles via Altinn [lenke].

Opplysninger om merverdiavgift (mva.): 

Alle virksomheter med en omsetning over 50.000 kroner i løpet av 12 måneder skal være registrert  mva-registeret og levere mva-oppgave til Skatteetaten, vanligvis hver andre måned. i eBevis ser du informasjon fra de tre siste mva- meldingene leverandøren har levert. Les mer om merverdiavgift på Skattetatens nettsider

Hva bør oppdragsgiver se etter?

  • Kontrollér om virksomheten er registrert i mva.-registeret. De aller fleste leverandører til offentlig sektor er registrert, men det finnes enkelte unntak fra registreringsplikten. Dersom svaret er "Nei" bør oppdragsgiver kontakte leverandøren for å undersøke nærmere. Les mer om mva. på Skattetatens nettsider.
  • Feltet "første termin MVA" viser hvor lenge virksomheten har vært registrert i mva-registeret, hvor mye historikk og informasjon som finnes hos Skatteetaten. Dersom virksomheten nylig er registrert, bør oppdragsgiver se denne datoen opp mot registreringsdatoen i Enhets-/foretaksregisteret.
  • Dersom feltet "Siste termin MVA" er angitt med en dato, viser denne til virksomhetens siste mva-rapportering før sletting i mva-registeret. Dette innebærer at virksomheten ikke kan drive aktiv næring og oppdragsgiver må kontakte leverandøren og be om en forklaring.
  • Feltet "Felles registering/ansvarlig for MVA-melding" Vises i de tilfellene der leverandøren er en del av et konsern og morselskapet har levert mva-melding. Dersom detaljerte mva-opplysninger ikke vises kan dette være forklaringen. Dette kan være alvorlig i akrim-sammenheng, og oppdragsgiver må kontakte leverandøren og få en nærmere forklaring. Der statuen er "utenMeldeplikt" og "meldingLevertUnderBehandling" oppfordrer vi også oppdragsgiver til å undersøke nærmere med leverandøren, selv om det kan ligge foreligge legitime grunner til dette. 
  • «Type fastsetting termin 1» betyr at fastsetting er helt eller delvis myndighetsfastsatt og hvorfor. En mulig grunn kan være at leverandøren ikke har levert inn mva-melding og derfor fått en skjønnsmessig fastsettelse av hvor mye mva som skal betales, eller at Skatteetaten mener innrapporterte tall er feil. Her oppfordrer vi oppdragsgiver til å kontakte leverandøren og undersøke. Statusene som kan gis her er «manglendeMvaMelding», «uriktigMvaMelding» eller «annet».
  • Lav, medium eller høy sats gis etter hvilke varer eller tjenester virksomheten leverer. Les mer om fastsetting av mva-sats på Skatetatens nettsider

 

Informasjon fra Renholdsregisteret (kommer høsten 2021)

Tilgang til Renholdsregisteret vil komme ila høsten 2021.

Når oppdragsgiver henter bevis fra Renholdsregisteret vises følgende statuser: 

«Godkjent uten ansatte»

Denne virksomheten kan lovlig tilby renholdstjenester, forutsatt at det ikke er ansatte som utfører jobben. Virksomheter med ansatte må oppfylle flere krav, blant annet til lønns- og arbeidsforhold, vernetjeneste og yrkesskadeforsikring.

«Godkjent med ansatte»

Denne virksomheten kan lovlig tilby renholdstjenester.

«HMS-kortbestilling under behandling»

Denne virksomheten kan lovlig tilby renholdstjenester mens de bestiller HMS-kort. Først når virksomheten har fått sine HMS-kort, kan Arbeidstilsynet gi endelig godkjenning. Innkjøpere av renholdstjenester bør abonnere på statusendringer for å følge med på om virksomheten blir godkjent eller ikke.

«Søknad under behandling»

Denne virksomheten kan lovlig tilby renholdstjenester mens søknaden er under behandling hos Arbeidstilsynet. Innkjøpere av renholdstjenester bør abonnere på statusendringer for å følge med på om virksomheten blir godkjent eller ikke.

«Ikke godkjent»

Denne virksomheten har ikke lov til å tilby renholdstjenester. Det er forbudt å kjøpe renhold fra dem. Hvis du allerede kjøper renhold fra denne virksomheten, anbefaler vi at du ber dem søke Arbeidstilsynet om godkjenning, og at du eventuelt avslutter kontrakten dersom de ikke blir godkjent/ikke søker om godkjenning.

«Ikke funnet»

Renholdsvirksomheter som ikke står oppført i registeret, eller som står oppført som «ikke godkjent», kan ikke lovlig tilby renholdstjenester

Les mer om reglene for kjøp og oppfølging av renholdstjenester her.

Opplysninger fra Brønnøysundregistrene om konkurs og insolvens

eBevis vil kunne hente følgende opplysninger fra Brønnøysundregistrene knyttet til avvisning og kvalifikasjon, basert på det oppdragsgiver har bedt om i ESPD-forespørselen.

  • Hvorvidt leverandøren er konkurs

eBevis henter status "ja" eller "nei" på spørsmålet om leverandøren er konkurs.

  • Om leverandøren er under frivillig eller tvungen avvikling eller tvangsoppløsning

eBevis henter statusen "ja" eller "nei" for hvorvidt leverandrøren er under avvikling, og statusen "ja" eller "nei" for om leverandøren er under tvangsoppløsning. Frivillig avvikling av et selskap kan ta tid, men dersom avviklingen ikke er gjennomført ett år etter registreringen om dette i Foretaksregisteret, kan tingretten overta ansvaret for avviklingen, og det er dette som kalles tvangsoppløsning.

Oppdragsgiver kan avvise en leverandør som er insolvent. Å være insolvent innebærer at selskapet er varig ute av stand til å betale sine forpliktelser ved forfall. Dette er en konkret vurdering, basert på en rekke momenter og ikke en enkelt Ja/Nei-status virksomheten får.

Både konkurs og insolvens er frivillige avvisningsgrunner, slik at oppdragsgiver alltid må foreta en skjønnsmessig vurdering i det enkelte tilfellet. Du kan lese mer om avvisning i NFDs veileder.

Firmaopplysninger fra Brønnøysundregistrene

eBevistjenesten henter inn ulike firmaopplysninger fra Brønnøysundregistrene.

  • Registrert i enhets- eller foretaksregisteret
    For norske leverandører kan det kreves at virksomheten er registrert i et foretaksregister (enten Enhetsregisteret eller Foretaksregisteret). eBevis sjekker om oppgitte organisasjonsnummer er registert i et av de nevnte registre og leverer status "Ja" eller "Nei". Se informasjon om foretaksregister-registrering i NFD sin veileder.
  • Stiftelsesdato/etableringsdato
    Datoen er knyttet til kvalifikasjonskravet "Leverandørens etableringsdato" i ESPD. Datoen er relevant for de leverandørene som ikke har vært etablert lenge nok til å kunne levere årsregnskap for det antallet år som oppdragsgiver krever.
  • Næringskode med beskrivelse
    Næringskoden vil angi hvorvidt leverandøren er registrert i Brønnøysundregisteret under det fagfeltet som etterspørres i anskaffelsen.
  • Antall ansatte
    Kvalifikasjonskrav knyttet til leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke knyttet til tekniske og faglige kvalifikasjoner. eBevis vil levere antall ansatte i virksomheten i inneværende år, men ikke gjennomsnitt for de tre siste årene. NFDs veileder på beskrivelse av gjennomsnittlige årlig arbeidsstyrke.
  • Generell informasjon om organisasjonsnummer, navn, organisasjonsform og adresse 
Firmaattest fra Brønnøysundregistrene

Firmaattesten er et standardisert utskrift fra Foretaksregistreret med opplysninger om en virksomhet. Attesten er offentlig tilgjengelig og kommer i et PDF-format, også når opplysningene hentes via eBevis. For oppdragsgiver vil det være enkelte opplysninger som er relevante å hente fra firmaattesten:

  • Navn på foretakets styremedlemmer hvis aksjeselskap
    Dokumentasjon på kvalifikasjonskravet om antall medarbeidere i ledelsen i de siste tre årene i ESPD del IV C.
    Det vil også være aktuelt å ha oversikt over styremedlemmer knyttet til avvisningsgrunnene, da feil eller overtredelser begått av personer i leverandørens ledelse skal sidestilles med feil eller overtredelse av leverandøren selv. Se NFDs veiledning knyttet til identifikasjon mellom leverandør og fysiske personer.
  • Signatur- og prokurabestemmelser
  • Navn på revisor
Regnskapsinformasjon fra Brønnøysundregistrene

De fleste som driver en bedrift må levere årsregnskap, og siste frist for innsending av årsregnskapet er 31.7 for bedrifter som avslutter regnskapet per 31.12.
Enkeltpersonforetak som har under 50 000,- i årlig inntekt og ikke er registrert i Merverdiavgiftsregisteret trenger ikke føre regnskap, men det vil være få av disse som er leverandører i en offentlig anskaffelse.

eBevis kan hente inn årsregnskap for siste tre år, samt dato for sist leverte årsregnskap.

  • Dato for sist innsendte årsregnskap
    eBevis leverer en dato for når siste årsregnskap er levert inn til Brønnøysundregistrene.
  • Inntil siste 5 års regnskap - som PDF-vedlegg
    ESPD har flere alternative krav til økonomisk og finansiell kapasitet, herunder total årsomsetning, gjennomsnittlig årsomsetning, spesifikk årsomsetning, gjenomsnittlig omsetning, finansielle nøkkeltall og øvrige økonomiske og finansielle krav som årsregnskapet kan være dokumentasjon for. Det er oppdragsgiver som kan definere innholdet i disse kvalifikasjonskravene.​​​
    Merk at det kan være år der årsregnskap ikke har blitt levert inn og det kan derfor være "hull".
    Se mer om vurdering og dokumentasjon i NFDs veileder.
  • Stiftelsesdato/etableringsdato
    Datoen er knyttet til kvalifikasjonskravet "Leverandørens etableringsdato" i ESPD. Datoen er relevant for de leverandørene som ikke har vært etablert lenge nok til å kunne levere årsregnskap for det antallet år som oppdragsgiver krever.
Skal du benytte eBevis til kontraktsoppfølging?

Da anbefaler vi at du inkluderer en bestemmelse som regulerer bruken av eBevis i kontrakten. Vi har laget et forslag til en slik kontraktsbestemmelse:

Kunden benytter eBevis til å hente inn dokumentasjon på oppfyllelse av kontraktsforpliktelsene gjennom hele avtaleperioden. Leverandøren har til enhver tid ansvar for at det foreligger et gyldig samtykke som gir oppdragsgiver rett til å innhente opplysningene fra eBevis.

Opplysningene som kan hentes inn bestemmes av de til enhver tid tilgjengeliggjorte opplysningene i eBevis.

Hvis du benytter statens standardavtaler (SSA) kan bestemmelsen for eksempel inntas i kapittelet om Øvrige bestemmelser, men dette er opp til deg som oppdragsgiver. 

Det er viktig at leverandøren også får tilstrekkelig informasjon om hva det innebærer å bruke eBevis. Det står litt om dette ovenfor, men vi anbefaler at du i tillegg opplyser om eBevis i konkurransegrunnlaget. Informasjon om innholdet og rekkevidden av fullmakt til innhenting av opplysninger får leverandøren når han benytter samtykkeløsningen til Altinn. 

Oppdatert: 1. september 2021

Kontakt

eBevis

Fant du det du lette etter

Det beklager vi!

Hva lette du etter? Bruk gjerne stikkord