Ta imot tilbod
Tilbod skal leverast inn elektronisk.
- Tilbod skal mottas innan fristen som er satt av oppdragsgivar, med dato og klokkeslett.
- Tilbod som mottas etter denne fristen, skal bli avvist.
Det er ikkje rom for å vurdere denne fristen i ettertid av hensyn til det grunnleggjande prinsippet om forutbereknelegheit. Det er leverandøren sitt ansvar å sende inn tilbodet i tide.
Hovudregelen etter dei nye anskaffingsreglane er at tilboda skal leverast inn elektronisk. Det betyr at både oppdragsgivar og leverandørar må ha tilgang til systemløysingar for elektronisk tilbodsinnlevering, sjå veiledninga om kontrakt og kontraktsvilkår.
Det er mogleg i visse unntakstilfelle at oppdragsgivar tillet at tilboda blir levert skriftleg, jf. FOA § 22-4. Dette er ein unntaksheimel der f.eks. filformata ikkje er alminneleg tilgjengeleg eller ikkje kan bli behandla av alminneleg tilgjengeleg programvare, der det er lisensordningar som ikkje kan gjerast tilgjengeleg over internett, der det skal leverast fysiske modeller mv. Tilboda skal vere leverte på den adressa og innan den fristen som er sagt i konkurransegrunnlaget.
Foreligg det avvisingsgrunnar?
Etter at du har mottatt alle tilboda og tilbodsfristen har gått ut, må du før du begynner å vurdere tilboda, vurdere om det ligg føre nokre avvisingsgrunnar, jf. §§ 9-6 og § 28-4. Dette skal gjerast utan ugrunna opphald og så snart du har høve til å oppdage eventuell avvisingsgrunn. Det kan vere avvisingsgrunnar av leverandøren og av tilbodet. Leverandøren skal informerast så snart som råd med ei grunngjeving, jf. forskrift om offentlige anskaffelser §§ 9-7 og § 24-10.
Avvisingsgrunnar av leverandøren:
- Oppfyller leverandøren dei formelle krava og kvalifikasjonskrava du har stilt i konkurransen? For anskaffingar der det er nytta ESPD-skjema, er det nok å sjå kva leverandøren har svart på skjemaet, med mindre noko er uklart og du bør be om utfyllande informasjon.
- Er det andre grunner til å vurdere avvisning av leverandøren? I tillegg til å oppfylle kvalifikasjonskrava kan det være plikt til å avvise leverandørar som ikkje har oppfylt sine forpliktinger til å betale skatt, som er under insolvensbehandling, som har begått alvorlege eller gjentatte brot på bestemmingar om miljø, arbeidsforhold mv. Sjå meir under punktet 3 vurdering av kvalifikasjonar.
Avvisingsgrunnar av tilbodet, jf. FOA § 24-8
Skal-avvisningsgrunnar:
- dersom tilbodet er levert for seint (dvs ikkje levert innan tilbodsfristen)
- dersom tilbodet er levert av ein leverandør som ikkje er invitert til å gi inn tilbod (i avgrensa konkurransar)
- dersom tilbodet ikkje kan ansees bindande
- dersom tilbodet er unormalt lavt av di dei ikkje oppfyll krav til miljø, arbeidsforhold og sosiale forhold mv, jf FOA § 24-9
Valfrie avvisningsgrunnar, bl.a.
- dersom tilbodet inneheld avvik frå anskaffingsdokumenta eller er uklare
- dersom tilbodet er unormalt lavt av andre grunnar
- dersom tilbodet overstig oppdragsgjevers budsjett som er dokumentert fastsett forut for konkurransen
Nokre av forholda lar seg relativt raskt avdekke, mens andre forhold først lar seg avdekke etter å ha lese tilboda grundig, bedt om supplerande/utfyllande dokumentasjon eller fått informasjon frå anna hald. Tilboda kan avvisast heilt fram til kontrakten er underteikna.
Kan leverandørane samarbeide om eit tilbod?
Nei, dersom leverandøren kan levere inn tilbod på heile kontrakta, så kan han ikkje samarbeide med andre leverandører om å levere inn tilbod, f.eks. levere på halvparten kvar.
Dette gjelder også der anskaffinga er oppdelt i delkontrakter. Der leverandøren kan levere inn tilbod på ein eller fleire av delane, så kan han ikkje samarbeide med ein annan leverandør for å gi tilbod på samtlege delkontraktar, dvs. heile prosjektet. Dette gjeld sjølv om partane er heilt åpne om det og kun ønsker å inngi eit så godt tilbod som mogleg. Gode intensjoner frå partane er med andre ord ikkje relevant.
Ulovleg konkurransesamarbeid – blir du lurt?
Anbudssamarbeid er blandt dei mest alvorlege former for økonomisk kriminalitet. Anbudssamarbeid innebærer at konkurrentar samarbeider om priser og vilkår før dei leverer inn tilbod til oppdragsgivar, eller blir einige om at ein eller fleire ikje inngir tilbod i den konkrete konkurransen fordi dei har avtalt at dei deler marknaden seg imellom. Offentlege anskaffingar utgjer store summar, og det er derfor fristande for nokre leverandørar å profitere på det.
Konkurransetilsynet har utarbeida ein liten veileder med tips om kva du kan gjere og kva du bør sjå etter. Konkurransetilsynet oppfordrar deg til å ta kontakt dersom du har mistanke om ulovleg anbudssamarbeid.
Konkurransetilsynet har også laga ei liste på 10 faresignaler du bør sjå etter:
- Det kjem sjeldan tilbod frå verksemder det er naturleg å forvente at det kjem inn tilbod frå
- Unaturlig høg pris på tilboda
- Vesentleg fall i prisnivået hos etablerte verksemder ved tilbod frå ein ny konkurrent
- Samme verksemd leverer nesten alltid det beste tilbodet sjølv om det ikkje er spesielle grunner til det
- Tilboda frå konkurrerande verksemder er nesten identisk bygd opp
- Ei verksemd avslører detaljkunnskap om tilboda til ein konkurrent før tilbodsfristen
- Berre ein bedrift deltek på tilbodsbefaringa sjølv om fleire bedrifter leverer inn tilbod
- Det er stor prisforskjell og/eller kvalitetsforskjell på det vinnande tilbodet og dei andre tilboda
- To eller fleire bedrifter skifter på å gi det beste tilbodet etter eit fast mønster
- Det vinnande tilbodet bruker stort sett konkurrentane sine som underleverandører
Hva bør du gjere?
Ta kontakt med Konkurransetilsynet dersom du har spørsmål eller mistanke om at "det skjer noko". Konkurransetilsynet har ein tipstelefon.
Ikkje diskuter mistankane dine med nokon av dei involverte verksemdene. Ta vare på skriftleg materiale og kommunikasjon med dei involverte verksemdene.
Kva gjer du om du berre har eit gyldig tilbod?
Om du berre får inn eit tilbod, kan du velje om du vil inngå kontrakt med leverandøren viss du finn tilbodet godt nok. Det same gjeld der du har fått inn fleire tilbod, men berre står att med eit, då resten av tilboda er avviste, jf. FOA §§ 9-4 - 9-6 for del II og kapittel 24 for del III. Det kan vere sakleg grunn for å avlyse ein konkurranse når ein berre har eit tilbod, då ein ikkje kan samanlikne tilbod når det gjeld pris og andre element i tilboda. Konkurransen kan då sjåast på som mislukka, jf. FOA §§ 10-1 og 25-1.
For anskaffingar som er kunngjort etter FOA del III og der alle tilboda er forkasta, kan du og vurdere om det er hensiktsmessig å gå over til konkurranse med forhandling utan kunngjering, jf. FOA § 13-3. Då må du invitere alle leverandørar som er avviste og som oppfylte dei formelle krava i konkurransen, men det er ikkje høve til å gjere vesentlege endringar i kravsspesifikasjonar eller kontraktsvilkåra. Du kan ikkje invitere nye leverandørar når du går over til konkurranse med forhandling utan kunngjering.
For anskaffingar som er kunngjort etter FOA del II, kan du alltid ha dialog om tilboda, med mindre du har avskrive moglegheita i anskaffingsdokumenta, jf. FOA § 9-3.
Kva gjer du dersom du ikkje mottek nokre tilbod?
Dersom du ikkje mottek nokre tilbod på kunngjøringa di, har du høyst sannsynlegvis bomma på kravspesifikasjonen, tidspunktet for kunngjering eller levering/ferdigstilling, tilbodsfrist eller tildelingskriterier.
Her bør du gå i dialog med markedet for å kunne tilrettelegge anskaffingsdokumenta slik at det blir interessant for leverandørar å delta i ein konkurranse. Du kan få viktige innspel som for eksempel
- kravspesifikasjonen hadde for detaljerte og/eller utdaterte krav slik at leverandørane ikkje kunne levere sitt beste tilbod
- kvalifikasjonskrava var for strenge slik at for få eller ingen leverandørar blandt dei som kunne vere interessert, kunne oppfylle dei
- tilbodsfristen var for kort – det var ikkje tilstrekkeleg tid for leverandørane til å utarbeide eit godt tilbod
- tildelingskriteria var ikkje utforma slik at det var interessant å konkurrere om leveransen, f.eks. berre pris som tildelingskriterium der det er nye miljøvennlege løysingar eller innovative løysingar som er ønskt
- tidspunktet for levering/ferdigstilling var uhensiktsmessig – f.eks. der "alle" skal ha levert/utført noko rett før årsskiftet
- du har brukt feil prosedyre, kanskje du skulle ha valgt ein begrensa tilbudskonkurranse eller ein begrensa anbudskonkurranse eller konkurranseprega dialog? Sjå omtale om fleire ulike prosedyrer.