Signere og arkivere kontrakt
Når karensperioden er gått ut og eventuelle klager er behandla, skal kontrakten signerast og arkiverast.
Kontrakten vert ikkje rekna som inngått før begge partar har signert, jf. FOA §§ 10-1 første ledd og 25-1 femte ledd.
Ein person med fullmakt til å forplikte avtaleparten skal signere kontrakten. I offentlege verksemder ligg det gjerne føre eit fullmaktsregime der storleiken på kontraktens verdi avgjer kven i verksemda som har fullmakt til å signere kontrakten. Kven som har signaturrett for leverandøren, går fram av registrerte opplysningar i Foretaksregisteret og av firmaattesten. Ofte har styreleiar eller to styremedlem i fellesskap signaturrett.
Kontrakten, anskaffingsprotokollen, alle konkurransedokument (konkurransegrunnlag), innkomne tilbod og all skriftleg kommunikasjon mellom oppdragsgivar og tilbydarane bør de journalføre og arkivere.
Oppdragsgivar plikter å oppbevare all dokumentasjon som er tilstrekkeleg til å grunngje viktige avgjersler i anskaffingsprosessen, jf. FOA § 7-1. For anskaffingar over EØS-terskelverdi, til dømes etter del III i forskrifta, er det plikt til å oppbevare slik dokumentasjon i minst 3 år frå tidspunktet for inngåing av kontrakten. Dette er ein god regel for alle anskaffingar uansett verdi, då leverandørar eller andre med klageinteresse kan klage til KOFA i inntil to år etter at kontrakt er inngått, viss dei meiner det har gått føre seg ei ulovleg direkte anskaffing.
Mange har integrert sitt konkurransegjennomføringsverktøy mot arkiv, og dette vert handtert automatisk gjennom anskaffingsprosessen. Alternativt må dette gjerast manuelt.