Konkurransegjennomføringen starter med den formelle henvendelsen til markedet, vanligvis gjennom en kunngjøring på Doffin eller TED. Formålet er å inngå en eller flere kontrakter som skal bidra til å nå mål og resultater nedfelt i konkurransegrunnlaget.
For veiledning i utarbeidelse av konkurransegrunnlag, se avklare behov og forberede konkurransen.
Roller og ansvar under konkurransegjennomføring
Budsjetteier/ avtaleeier
- Etablere forhandlingsteam
- Avslå/godkjenne tildelingsbeslutning og godkjenne anskaffelsesprotokoll i KGV
- Signere kontrakt (evt. e-signering i KGV)
Innkjøper
- Ansvarlig for sammenstilling av dokumenter i KGV
- Kunngjøring i Doffin/TED via KGV
- Administrere spørsmål og svar i KGV
- Lede tilbudsevalueringen
- Gjennomføre evt. tilbydermøter
- Avvise leverandører og tilbud
- Utarbeide forhandlingsstrategi og evt. mandat
- Lede forhandlingene
- Innstille til valg av tilbud med oppdatert risikoanalyse
- Sende ut tildelingsbrev til deltagere i konkurransen via KGV
- Behandle eventuelle klager
- Sørge for signering av kontrakt (evt. e-signering i KGV)
- Kunngjøre kontrakt i Doffin/TED via KGV
- Arkivere relevant dokumentasjon
Kontraktsforvalter
- Innspill til administrative bestemmelser i konkurransegrunnlaget
- Være kontaktperson for oppfølging av kontrakten
Fagansvarlig
- Godkjenne endelig leveransebeskrivelse
- Evaluere tilbudt leveranse
- Bidra til innstilling av tilbud
God gjennomføring gir vellykket avtale
Selv om selve grunnlaget for en vellykket anskaffelse er lagt i planleggingsfasen, vil en god gjennomføring av selve konkurransen kunne bidra til en vellykket avtale.
Konkurransegjennomføringen kan variere både i omfang og lengde avhengig av hvilken prosedyre som er valgt, antall tilbud som er mottatt og mengden av dokumentasjon som må gjennomgås og vurderes.
Det kan det komme inn spørsmål, være behov for presiseringer og noen ganger også behov for å avlyse konkurransen. Tilbudene skal vurderes og evalueres ut fra den innleverte dokumentasjonen og de konkurranseregler som var satt for konkurransen.
Maler
Malar for meddelelsesbrev (kunngjering) både for konkurransar der det har vore mogleg å konkurrere om delkontraktar, og for konkurransar utan oppdeling i...
Malen er oppdatert ut frå endringane i regelverket for offentlege anskaffingar frå 1. juli 2015.