Korrupsjon i offentlige anskaffelser

Offentlige anskaffelser er særlig utsatt for korrupsjon. Det er et lederansvar å bygge en tydelig kultur i organisasjonen. Felles forståelse av virksomhetens verdier og holdninger gir den enkelte medarbeider ansvarsfølelse for effektiv og etterrettelig forvaltning av offentlige midler. Ledelsen kan forebygge korrupsjon ved:

1. God styring

Etablere målsetninger, prosesser, retningslinjer og rutiner. Organisere arbeidet hensiktsmessig med tydelige roller og ansvar. Utvikle kompetente medarbeidere.

2. Etiske retningslinjer

Tydelige og klare etiske retningslinjer som kommuniserer verdier og holdninger og sikrer integritet og motstand mot korrupsjon når anskaffelser planlegges og gjennomføres. Et etisk arbeid krever en kontinuerlig innsats.

3. Kontrollrutiner

Å innføre kontrollrutiner, oppfølging og resultatrapportering. Behandle avvik og stimulere til forbedringsforslag og læring med mål om kontinuerlig forbedring. Praktisere åpenhet.

Etikk handler om holdninger og verdier som den enkelte og organisasjonen skal følge. Etiske retningslinjer setter normer og prinsipper for riktig handling.

Organisasjonenes etiske retningslinjer skal sette klare grenser og identifisere gråsoner hvor det kan være riktig å klarere med overordnede.

Etiske retningslinjer vil kunne skape forutsigbarhet, trygghet og tillit både for ledere og medarbeidere. Men selv det beste og mest hensiktsmessige system feiler dersom personer bevisst eller ubevist søker å utnytte dette til egen vinning.

Korrupsjon undergraver rettsstaten, fører til ineffektiv levering av offentlige tjenester, bryter ned grunnlaget for demokratiet og gir reduserte skatteinntekter. Korrupsjon har en målbar negativ effekt på produktivitet og økonomisk velstand.

Å forhindre korrupsjon er viktig i kampen mot organisert kriminalitet og for å sikre større rettssikkerhet, noe som igjen bidrar til mer tillit til offentlige institusjoner.

Mangelfull kompetanse og kontroll kan gi økt risiko for både bevisste og ubevisste hendelser som innebærer korrupsjon. Her finner du noen eksempler på situasjoner som gir økt sårbarhet og kan eksponere for korrupsjon.

Konkurranse - forberedelse

• Ulovlige direkte anskaffelser uten kunngjøring og over terskelverdi.
• Detaljspesifisering av kjent løsning som kan virke ekskluderende på andre tilbydere.
• Én leverandør/tilbyder i en anskaffelsesprosess (direkte anskaffelser).
• Manglende involvering av andre i utarbeidelsen av kravspesifikasjonen.
• Liten tid for leverandøren til å utarbeide tilbud, for eksempel kunngjøring i ferie og høytid med korte frister.
• Kun én leverandør som har levert inn tilbud.
• Illojalitet i forhold til inngåtte rammeavtaler eller andre avtaler virksomheten har om innkjøp og anskaffelser. For eksempel ved manglende sjekk mot eksisterende avtaler før oppstart av prosjekt og manglende godkjenning hos innkjøpsfunksjonene før kunngjøring av anskaffelsen.

Konkurranse - gjennomføring

• Mangelfull dokumentasjon, oppfølging og rapportering underveis i prosessen.
• Medarbeidere med nære relasjoner til tilbyder – risiko for deling av innsideinformasjon.
• Feil i gjennomføring av anskaffelsene, for eksempel ved begrunnelsen for avvisning av tilbyder.
• Anskaffelser, eller deler av anskaffelser foretas til privat bruk, varer som anskaffes benyttes privat eller videreselges.

Kontraktsoppfølging og revisjon

• Mangler regler og rutiner for oppfølging av kontrakt og rapportering.
• Uklar bruk av underleverandører - særlig utenlandske.
• Manglende kontroll/revisjon.
• Dårlige rutiner for håndtering av innsideinformasjon.
• Dårlige rutiner for varsling.

• Gjennomfør risikovurdering på hele anskaffelsesområdet. Vurder risikoen for korrupsjon, risikoen for eksponering og risiko i den enkelte anskaffelsen.
• Ha rutiner for å spørre flere tilbydere også ved anskaffelser under terskelverdi, der dette er mulig, for å sikre konkurranse om oppdragene.
• Ha rutiner for innsamling av dokumentasjon og bruk av arkivfunksjoner som sikrer tilgangs- og versjonskontroll.

• Ha god oversikt over inngåtte avtaler slik at det er lett å kontrollere om området er dekket fra før.
• Sørg for å være oppdatert på anskaffelsesregelverket/lov om offentlige anskaffelser - også på unntak fra regelverket.
• Sjekk at anskaffelsesregelverket etterleves. Sett deg inn i anskaffelsesstrategien og følg den.
• Sikre overholdelse av grunnleggende prinsipper, herunder konkurranse om oppdragene.
• Still krav til leverandører i anskaffelsen som også omfatter underleverandører.
• Utfør revisjoner på utsatte områder og tilleggsarbeider.
• Sikre og kontroller kontraktsoppfyllelse, ikke betal før en vare er mottatt.
• Husk å dokumentere hele anskaffelsesprosessen.
• Bruk rutinemessig hjelpemidler som e-handel, e-faktura og KGV-verktøy i anskaffelsesprosessen der det er tilgjengelig. Dette sikrer sporbarhet.
• For å sikre integritet og etterprøvbarhet bør innkjøper ta vare på alle e-poster, møtereferater og annet materiell der det er gjort avtaler på egnet tilgangsbegrenset plass.