Oppfølging av entreprenøren sine leveransar generelt og ut frå kontrakten spesielt, er avgjerande for å oppdage avvik, få gode leveransar og rask retting av eventuelle feil og manglar i bygg- og anleggssaker.
Kjernen i kontraktsoppfølging er, utanom å sjå til at leverandøren oppfyller sin del av kontrakten, å handtere dei problema og uregelmessige tinga som måtte oppstå og som råkar kontrakten på nokon måte. Det er viktig å ha kontrollrutinar på plass for å sikre at du får det du har betalt for.
Generelle tips til kontraktsoppfølging
- Avtal måletidspunkt eller milepælar allereie i ved oppstart.
- Avtal konkrete rapporteringstidspunkt gjennom heile prosjektperioden.
- Ha faste møte med leverandør. Eventuelt per telefon for å sjekke status
- Skriv referat, sjølv om det berre er telefonsamtalar
- Finn enkle oppfølgingsmetodar på alle krav til leverandøren. Til dømes:
- Forme om avtalen sine krav til sjekkpunkt
- Ha ein fast mal for leverandøren si rapportering undervegs.
- Etablere målekriterium for å sjå framdrift sett i forhold til leveringsdato
- Etablere ei sjekkliste for kontroll av levert materiale i forhold til spesifikasjon
- Om nødvendig: Sikre tredjepart sine kontrollar av levert materiale
- Ha eit godt system for å avklare og dokumentere avklaringar både som ikkje får noko å seie for avtalen og som får noko å seie for avtalen.
- God dokumentasjon av all kontraktsoppfølging gjev erfaringsgrunnlag for seinare innkjøp.
Spesielle oppfølgingspunkt
Utskifting av personell
I nokre tilfelle ønskjer leverandøren å skifte ut personell i løpet av kontraktperioden. Oppdragsgjevar må få skriftleg melding om dette. Det er viktig at oppdragsgjevar kontrollerer kompetansen til ein ny person opp mot kva som krevjast i det enkelte prosjektet, og om timesatsen er tilpassa kompetansenivået.
Kontroll av fakturering
Oppdragsgjevar bør ha internkontrollrutinar for mottak av faktura. Det er viktig å kontrollere at leverandøren fakturerer i høve til kontrakten.
I prosjekt med fastpris vil det vere relativt enkelt å følgje opp faktureringa. Du bør uansett be om å få tilsendt spesifisert faktura, ikkje berre totalsum.
For andre arbeid er det viktig å kontrollere at leverandøren har brukt avtalt einingsprisar, under dette timeprisar og stykkprisar. Vidare må det kontrollerast at fakturaen samsvarar med det som er avtalt og levert.
Oppfølging av kontrakten sin verdi
For rammeavtalar og løpande kontraktar må det etablerast rutinar for kontroll på kor mykje som totalt sett under avtalen er fakturert og betalt. Sjølv om estimert verdi i kunngjeringa ikkje er bindande for oppdragsgjevar, skal du ikkje gå vesentleg utover dei opplyste verdiane. Dette er både av omsyn til forutberegneligheit, og overskriding av terskelverdiar.
Løns- og arbeidsvilkår
Det er viktig at du som oppdragsgjevar har god oppfølging av løns- og arbeidsvilkår. DFØ har utarbeidd eiga rettleiing for kontroll av løns- og arbeidsvilkår i offentlege kontraktar.