Oppfølging av entreprenøren sine leveransar generelt og ut frå kontrakten spesielt, er avgjerande for å oppdage avvik, få gode leveransar og rask retting av eventuelle feil og manglar i bygg- og anleggssaker.
Utanom å sjå til at leverandøren oppfyller sin del av kontrakten, er kjernen i kontraktsoppfølging å handtere dei problema og uregelmessige tinga som måtte oppstå og som råkar kontrakten på nokon måte. Det er viktig å ha kontrollrutinar på plass for å sikre at du får det du har betalt for.
Generelle tips til kontraktsoppfølging
- Avtal måletidspunkt eller milepælar allereie i ved oppstart.
- Avtal konkrete rapporteringstidspunkt gjennom heile prosjektperioden.
- Ha faste møte med leverandør, eventuelt per telefon, for å sjekke status
- Skriv referat, sjølv om det berre er telefonsamtalar.
- Finn enkle oppfølgingsmetodar på alle krav til leverandøren. Til dømes:
- Forme om avtalen sine krav til sjekkpunkt
- Ha ein fast mal for leverandøren si rapportering undervegs.
- Etabler målekriterium for å sjå framdrift sett i samanheng med leveringsdato.
- Etablere ei sjekkliste for kontroll av levert materiale i samanheng med spesifikasjon.
- Om nødvendig: Sikre tredjepart sine kontrollar av levert materiale.
- Ha eit godt system for å avklare og dokumentere avklaringar, både dei som ikkje får noko å seie for avtalen, og dei som får noko å seie for avtalen.
- God dokumentasjon av all kontraktsoppfølging gir erfaringsgrunnlag for seinare innkjøp.
Spesielle oppfølgingspunkt
Utskifting av personell
I nokre tilfelle ønsker leverandøren å skifte ut personell i løpet av kontraktperioden. Oppdragsgivar må få skriftleg melding om dette. Det er viktig at oppdragsgivar kontrollerer kompetansen til ein ny person opp mot kva som krevjast i det enkelte prosjektet, og om timesatsen er tilpassa kompetansenivået.
Kontroll av fakturering
Oppdragsgivar bør ha internkontrollrutinar for mottak av faktura. Det er viktig å kontrollere at leverandøren fakturerer i høve til kontrakten.
I prosjekt med fastpris vil det vere relativt enkelt å følge opp faktureringa. Du bør uansett be om å få tilsendt spesifisert faktura, ikkje berre totalsum.
For andre arbeid er det viktig å kontrollere at leverandøren har brukt avtalte einingsprisar, under dette timeprisar og stykkprisar. Vidare er det viktig å kontrollere at fakturaen samsvarar med det som er avtalt og levert.
Oppfølging av kontrakten sin verdi
For rammeavtalar og løpande kontraktar må det etablerast rutinar for kontroll på kor mykje som totalt sett under avtalen er fakturert og betalt. Sjølv om estimert verdi i kunngjeringa ikkje er bindande for oppdragsgjevar, skal du ikkje gå vesentleg utover dei opplyste verdiane. Dette er både av omsyn til forutberegneligheit og overskriding av terskelverdiar.
Løns- og arbeidsvilkår
Det er viktig at du som oppdragsgivar har god oppfølging av løns- og arbeidsvilkår. DFØ har utarbeidd eiga rettleiing for kontroll av løns- og arbeidsvilkår i offentlege kontraktar.