Statlige fellesavtaler debatteres i media med jevne mellomrom. I dette innlegget presenterer Statens innkjøpssenter hvordan vi konkret jobber med å sikre god og sunn konkurranse i markedene vi operer i.
Det er fem kriterier som skal tilfredsstilles for at det skal kunne etableres en statlig fellesavtale. Et av disse er konkurransesituasjonen: «Avtalene skal innrettes slik at konkurransen i leverandørmarkedet opprettholdes og stimuleres.» Dette kravet legger føringer på om det kan inngås en statlig fellesavtale og hvordan det eventuelt kan gjøres.
De statlige fellesavtalene er ofte blant de største avtalene innen sitt felt i Norge. Vurderingene er sensitive, og konklusjonene i de gjennomførte anskaffelsesprosessene, har vært konservative og forsiktige på dette området.
Markedsanalyse
Noen markeder er internasjonale, andre er lokale. Noen er preget av få og store aktører, andre av mange mindre. Oftest er det kombinasjoner. Som innkjøper kan man være liten og helt uten påvirkningskraft på markedet. Men man kan også være en dominerende innkjøper og ha stor påvirkningskraft på markedet.
En viktig del av foranalysene forut for en mulig anskaffelse for Statens innkjøpssenter, er å analysere og forstå markedet, konkurransesituasjonen og Statens rolle som innkjøper. Hvordan kan vi med en statlig fellesavtale bidra til å opprettholde og stimulere konkurransen? Elementer i disse vurderingene er hvilken andel av markedet vi representerer, og hvordan vi (Staten) påvirker markedet i dag. Hvordan fungerer markedet med en etablert statlig fellesavtale? Vil det eksempelvis gjøre nyetableringer vanskeligere? Svarene på disse spørsmålene er med på å avgjøre om og hvordan en statlig fellesavtale kan etableres.
Kun én statlig fellesavtale er inngått med en eneleverandør (mobiltelefoni). Tildeling av kontrakter til flere leverandører og oppdeling av anskaffelsene gjøres for å bidra til å vedlikeholde konkurransesituasjonen. Enkelte anskaffelsesformer vil i sin natur også kunne bidra til å bedre konkurransen i et marked. Et godt eksempel på dette er dynamiske innkjøpsordninger der leverandører løpende tas opp i ordningen og alle leverandørene kan gi tilbud på det enkelte bestilling. Ordningen egner seg godt for enkle varer/tjenester der den enkelte bestilling er av en viss størrelse. Den enkelte leverandør får raskt og åpen tilgang til å konkurrere om å få levere til det offentlige. Eksempelvis vil kjøp av kurs- og konferansetjenester kunne være godt egnet for en dynamisk innkjøpsordning.
Et annet aspekt av dette er at når en større innkjøper jobber profesjonelt med gode konkurranser, så vil markedet også skjerpe seg. Konkurransesituasjonen for den enkelte aktør kan bedres gjennom sunn konkurranse med en ansvarlig innkjøper som har fokus på leverandørutvikling. Vi mener at Statens innkjøpssenter har lykkes godt med dette. Gjennom omfattende dialog med leverandørmarkedet, både før og etter etablering av fellesavtalene, har vi etablert en god dialog.
Eksempel
Statens innkjøpssenter har inngått statlige fellesavtaler for PCer, skjermer og mobiltelefoner/nettbrett. Veldig mange innkjøpsorganisasjoner velger å samle dette i en kontrakt.
For Statens innkjøpssenter ble det tre ulike konkurranser med tre delkontrakter i hver av dem; totalt ni kontrakter. Bakgrunnen for dette er analysene av markedet. Kontraktene ble små nok til at «alle» leverandører kunne være med i konkurranse.
Oppdelingen i tre konkurranser medførte at nisje-leverandører kunne delta. Techstep, som er statens primærleverandør av mobiltelefoner og nettbrett, er et godt eksempel på dette.
Tilbakemeldingene fra markedet er at denne konkurransestrategien var traff meget godt.
Evaluering av Statens innkjøpssenter
Evalueringen av Statens innkjøpssenter konkluderer med at det ikke er negative virkninger av de statlige fellesavtalene i de aktuelle markedene. Tvert imot peker evaluator på at innkjøpssenteret kanskje har vært for forsiktige i sin tilnærming og kanskje gått glipp av økonomiske besparelser. Fra innkjøpssenterets side er det bevisst gjort forsiktige valg på dette området.
Som innkjøper er vi avhengig av et velfungerende marked både i dag og i morgen. Vi skal fortsatt vise ansvar, gjøre grundige vurderinger og være forsiktige. Vi er stolte over jobben vi har utført så langt, men er ydmyke for at vi alltid kan gjøre ting bedre.