Drømmen om en arrangørvennlig portal

Et lyst hode i Fredrikstad fikk en idé: Hva om det som skal bookes og koordineres, søkes om og godkjennes – som regel av flere etater – kan samles i en logisk rekkefølge i en arrangørvennlig portal?

En ildsjel for kulturlivet

Kulturutvikler i kulturetaten i Fredrikstad kommune, Åshild van Nuys, ivrer for ideen om en slik portal. Selv arrangerer hun blant annet The Tall Ships Races, og hun vet derfor hvor skoen trykker.

- Vi gjorde et stort forarbeid for å finne ut mer om behovene til arrangørene og saksbehandlerne og hva slags anskaffelse vi skulle gjøre for å komme i mål med en arrangørportal. Vi inviterte leverandører, men ingen kunne oppfylle mer enn et par av ønskene våre.

Åshild van Nuys, Fredrikstad kommune

Søknader med håp om midler

Van Nuys og kollegene hennes i Fredrikstad kommune måtte lete videre. Søknader om midler ble sendt i ulike retninger, blant annet til Stimulab. Der ble det avslag, men StartOff fanget opp søknaden. De sjekker jevnlig om avslåtte søknader kan passe i deres prosess der ideer realiseres av gründere – med StartOff som «fødselshjelper». Van Nuys ble kontaktet, og snakk om god timing! Pandemien hadde tvunget teamet hennes til å ta all kontakt med arrangører digitalt, og kommunen trengte derfor en arrangørportal mer enn noen gang.

Markedet utfordres med StartOffs metode

StartOff kobler offentlige oppdragsgivere med oppstartsbedrifter, eller startups på godt norsk, slik at de sammen kan utvikle innovative løsninger som kan være interessante for et større marked. Med utgangspunkt i oppdragsgiverens behov lyses det ut en konkurranse med en varighet på seks måneder og en kostnadsramme på 600 000 kroner.

Prosjekt Arrangørportal

Å skrape sammen de nødvendige midlene til prosessen med StartOff var ikke gjort i en håndvending, men med lobbying oppover i ledelsen og kommunens arrangementsstrategi fra 2020 som argument kom midlene på plass. Van Nuys fikk med seg en kollega fra IT-avdelingen og en nettredaktør som er tett på innbyggerne i kommunen. I oppstartsmøtet med StartOff hadde hun også med seg en intern tjenestedesigner og kultursjefen; van Nuys trengte noen som kunne heie på prosjektet og bli kjent med ordningen.

- Det apparatet som StartOff stilte med, var helt fantastisk. Veiledningen vi fikk for å komme i gang, var unik. Helt annerledes enn det vi var vant til, og veldig lærerikt – også det å jobbe tverrfaglig med problemstillingen. Det var intensivt, spesielt i starten da vi skulle komme frem til en god behovsbeskrivelse. Det var en kjempespennende prosess.

Åshild van Nuys, Fredrikstad kommune

Starthjelp og koordinering

Kommunens prosjektgruppe fikk en egen mentor fra StartOff som fulgte prosessen fra A til Å. I startfasen bisto erfarne rådgivere med å identifisere og beskrive problemstillingen. En startup-koordinator hjalp til med å formulere behovsbeskrivelsen for å få best mulig respons fra markedet.

- Det var mange IT-tekniske forhold som måtte avklares. Derfor var det vesentlig å ha kompetente folk på laget, både fra StartOff og fra kommunen. StartOff hadde også en del eksempler vi kunne se på for å lære av andre

Åshild van Nuys, Fredrikstad kommune

Sprikende resultater

Det kom inn sju idéskisser i konkurransen. StartOff forklarte hvordan disse skulle evalueres, og prosjektgruppen fra Fredrikstad kommune stemte frem sine favoritter. Det samme gjorde StartOff-teamet, som hadde andre navn øverst på listen. Van Nuys fikk derfor flere fra kulturetaten til å vurdere forslagene; det var nyttig å få synspunkter fra kolleger med kulturbrillene på. I den siste evalueringen var det jevnt løp mellom tre finalister, men til slutt trakk Axaz det lengste strået om å få utvikle et minimumsprodukt.

Lærerikt og utfordrende

Ifølge van Nuys har det vært interessant og lærerikt å samarbeide med en startup, men også utfordrende. Tydelig forventningsavklaring og god kommunikasjon underveis er viktig for å lande et minimumsprodukt innen fristen.

- Det beste med prosessen var å få en avtale som forenkler, og som binder deg til å jobbe for å nå fastsatte frister. Når beslutningen først er tatt, er det ekstremt bra hvordan man klarer å mobilisere, sette av tid og tenke at ja, nå jobber vi sånn i noen måneder fremover. Det var fint å jobbe så tett på tvers av fag og tenke at sammen skal vi løse dette med interne ressurser, men også ved hjelp av folk som ønsker å løse dette for oss. Det har vært kjempebra og et viktig springbrett for å komme videre.

Åshild van Nuys, Fredrikstad kommune

Drømmen lever

Pilotversjonen av arrangørportalen mangler fortsatt noen funksjoner for å innfri, og utviklingen av disse må finansieres med nye midler. I tillegg kommer utgifter til enten kjøp eller en form for lisens. StartOff veileder i denne overgangsfasen for å unngå at piloten skrotes, og van Nuys og kollegene hennes er heldigvis ikke de som gir seg så lett. Med friskt mot er de nå ute på frierføtter igjen. Flere kommuner har dessuten meldt sin interesse. Drømmen er å lansere en genialt enkel og arrangørvennlig portal i løpet av et år.