Rammeavtale er ikkje ein eigen anskaffingsprosedyre.
Ved inngåing av rammeavtale blir dei vanlege prosedyrane brukte. Rammeavtalar kan nyttast for alle typar anskaffingar.
Ein kan inngå rammeavtalar mellom ein eller fleire oppdragsgjevarar og ein eller fleire leverandørar, men kan berre nyttast mellom dei opphavlege partane i den kunngjorde rammeavtalen.
Det er ei utbreidd misforståing å rekne drifts- og vedlikehaldsavtalar som rammeavtalar.
Lengda på rammeavtalar
Ein kan som hovudregel ikkje inngå rammeavtalar for meir enn 4 år, jf FOA § 11-1 (4) og § 26-1(4).
Rammeavtale med éin leverandør
Rammeavtale med éin leverandør gjev opning for raske og effektive anskaffingar.
Normalt er det tilstrekkeleg å inngå rammeavtale med éin leverandør. Oppdragsgjevar gjer då avrop i samsvar med dei vilkåra som er gjevne i rammeavtalen. Der ikkje alle vilkåra er fastsette, kan oppdragsgjevar i samband med avrop be om ei utfylling av tilbodet.
Det vil normalt vere behov for å avklare konkrete forhold ved den aktuelle leveransen, til dømes leveringsstad, leveringstidspunkt, transport, mv.
Førespurnad om utfylling må gjerast skriftleg, og utfyllinga må ikkje medføre vesentlege endringar i rammeavtalevilkåra. Til dømes må leverandør fylle ut transportkostnadene ved bruk av den avtalte kilometergodtgjersla på distansen til den aktuelle leveringsstaden, noko som kan variere ved det enkelte avropet frå gong til gong.
Rammeavtale med fleire leverandørar
Rammeavtalar med fleire leverandørar blir også kalla parallelle rammeavtalar.
Føresetnaden for at rammeavtalar kan seiast å vere parallelle, er at varene eller tenestene ein inngår avtale om, kan vere substitutt for kvarandre og at avtalevilkåra er like.
Avrop frå rammeavtalar med fleire leverandørar kan skje på to måtar etter forskrifta. Der alle vilkåra er fastsette i rammeavtalen, skal tildeling av kontrakt (val av leverandør) skje ved direkte avrop (utan ny konkurranse) hjå den leverandøren som har det beste tilbodet. Det kan vere naudsynt å vurdere frå gong til gong kva for ein leverandør som har det beste tilbodet opp mot det aktuelle avropet, noko som kan variere avhengig av det volumet som blir avropt, eller kostnader til transport til den aktuelle leveringsstaden.
Det må gå tydeleg fram av skildringa i konkurransegrunnlaget og rammeavtalen av korleis avrop skal skje. (Sjå KOFA-sak 2010/36 (Uninett) der nemnda fann (premiss 54) at ”verken i konkurransegrunnlaget eller rammeavtalen fremkommer noe som trekker i retning av at oppdragsgiver kan eller skal legge til grunn sitt eget, forventede forbruksvolum og multiplisere dette med de tilbudte enhetspriser”.)
Der ikkje alle vilkår er fastsette, skal tildeling av kontrakt (val av leverandør) skje etter ny konkurranse mellom partane, ein såkalla minikonkurranse. Det skal gå fram i konkurransedokumenta korleis avrop skal gjennomførast.
Ved minikonkurranse kan vilkåra presiserast. Har ein til dømes inngått ein rammeavtale for PC og skrivarar og brukt tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelaktige tilbodet vurdert på grunnlag av pris, teknisk verdi og driftskostnad, kan det ved minikonkurranse for levering av skrivarar presiserast at teknisk verdi vil bli vurdert ift sider pr minutt, og at driftskostnad vil bli vurdert ift energiforbruk, levetid og pris på blekkpatronar.