SSA består av generell avtaletekst og bilag. Bilagene fylles ut for å tilpasse avtalen til den enkelte anskaffelsen.
Sammenhengen mellom avtaleteksten og bilagene
Avtaleteksten viser til beskrivelser i bilagene, og vil ikke fungere uten at bilagene er fylt ut. Selve avtaleteksten skal du ikke gjøre noe med, men det er noen få felter i avtalen som må krysses av eller fylles ut.
Avtalen henviser til bilag på ulike måter. Noen steder i avtalen er det lagt inn mulighet for å spesifisere noe nærmere i ett og/eller flere bilag. Andre steder er det forutsatt at noe skal være spesifisert i ett eller flere bilag, og at dette danner grunnlag for det avtalen skal regulere og hvordan.
Der avtaleteksten forutsetter at noe skal være beskrevet i et bilag, vil den ikke fungere hvis beskrivelsen mangler. Et eksempel er SSA-T kapittel 2.5.2 tredje avsnitt hvor det står: "Leverandøren er ansvarlig for integrasjon av programvaren med annen programvare som Kunden har beskrevet i bilag 3". Hvis bilag 3 ikke er fylt ut, er det ikke definert hva leverandøren har ansvar for.
Oversikt over bilagene til avtalen, hvem som skal fylle dem ut og når
I kapittel 2.1 i avtalene er det en tabell over alle bilag til avtalen hvor det er angitt om det er kunde eller leverandør som skal fylle ut bilaget. Du skal krysse av i Ja-kolonnen for de bilagene som er lagt ved avtalen, og i Nei-kolonnen for de bilagene som ikke er lagt ved.
Noen bilag må være utfylt før du lyser ut anskaffelsen. Andre skal fylles ut av leverandøren som del av tilbudet. Endringsbilaget (bilag 9), skal ikke fylles ut før etter at avtalen er inngått.
Følgende bilag skal være fylt ut når konkurransen lyses ut:
- Bilag 1 – Kundens beskrivelse av behov og krav
- Bilag 3 – Kundens beskrivelse av sin tekniske plattform
- Bilag 4 – Kundens overordnede føringer når det gjelder Prosjekt og fremdriftsplan
- Bilag 5 – Kundens overordnede føringer når det gjelder Test og godkjenning eller Tjenestenivå og standardiserte kompensasjoner
- Bilag 6 – Kundens overordnede føringer når det gjelder Administrative bestemmelser
- Bilag 7 – Kundens overordnede føringer for hvordan prisene skal oppgis
- Bilag 8 – Kundens eventuelle endringer i den generelle avtaleteksten
Hvis leverandøren skal behandle kundens data og du som kunde ønsker å legge føringer for hvilken databehandleravtale som skal brukes, skal du legge den ved i bilag 11 ved utlysning.
Følgende bilag skal være utfylt i leverandørens tilbud
- Bilag 2 – Leverandørens løsningsspesifikasjon
- Bilag 4 – Prosjekt og fremdriftsplan
- Bilag 5 – Plan for test og godkjenning eller Tjenestenivåavtale
- Bilag 6 – Administrative bestemmelser
- Bilag 7 – Samlet pris og prisbestemmelser
- Hvis relevant: Bilag 10 – Standard lisensvilkår for standardprogramvare (tredjepartsleveranser)
Rangordning mellom avtale og bilag og mellom ulike bilag
Med rangordning menes hvilken rekkefølge avtaletekst og bilag skal tolkes i. Dette er beskrevet i kapittel 1.3 Tolking – Rangordning. Rangordningen skal følges hvis det er inkonsistens eller motstrid mellom det som står i avtaleteksten og det som står i et bilag, eller mellom det som står i ulike bilag.
Bilag 1 har høyest rang etter avtaleteksten. Derfor er det viktig at du skriver inn alle krav til det du skal kjøpe i dette bilaget. Bilag 1 skal, eller kan, vise til andre bilag som for eksempel kundens tekniske plattform (bilag 3), prosjekt og fremdriftsplan (bilag 4) eller administrative bestemmelser (bilag 6).
Hvis du trenger å tilpasse selve avtaleteksten, skal det gjøres i et bilag, endringsbilaget som vanligvis er bilag 8, før du lyser ut anskaffelsen. Du må ikke endre avtalen ved å redigere avtaleteksten.
Sjekkliste for utfylling av bilag
Sammen med hver SSA-avtale ligger det et dokument som heter "Bilag". Det har ett kapittel for hvert bilag til avtalen hvor det er listet opp alle stedene i avtalen som viser til beskrivelser i dette bilaget. Sjekklisten bruker du når du skal fylle ut bilagene før du lyser ut konkurransen.
Avtaleteksten i de fleste IT-avtalene (SSA-K, SSA-V, SSA-T, SSA-D, SSA store sky og SSA lille sky) har standardisert struktur og bilagsstruktur. Veiledningen nedenfor er skrevet ut fra denne strukturen.
Bilag 1 – Kundens behovsbeskrivelse og kravspesifikasjon
Fylles ut av deg som kunde.
I bilag 1 skal du beskrive behovet ditt og stille krav til det du skal kjøpe. For å unngå dobbelte beskrivelser, kan du stille krav i bilag 1 som viser til andre bilag for eksempel at leverandørens tilbud skal tilfredsstille krav i andre bilag. Du kan også stille krav om at leverandøren skal legge beskrivelsen av det han tilbyr i et annet bilag, for eksempel at han skal beskrive sin leveranseorganisasjon i bilag 4.
Det er vanlig å bruke kravtabeller og å skille mellom skal- og bør-krav. Kravtabeller er oversiktlige å bruke når du skal evaluere tilbudene, men fungerer best i enklere anskaffelser.
Bilag 2 – Leverandørens løsnings-spesifikasjon / beskrivelse av leveransen
Fylles ut av leverandøren som svar på de krav som du som kunde har stilt i bilag 1.
I bilag 2 skal leverandøren beskrive det han skal levere og svare opp kravene du har stilt i bilag 1. Mange kunder lager en mal for besvarelsen som leverandøren må følge. Dette gjør det lettere å sammenlikne tilbudene, men hvis det leverandøren skal tilby er komplekst og omfattende, bør du være forsiktig med å kreve at de skal beskrive hele tilbudet sitt ved å fylle ut en tabell.
Beskrivelsene i enkelte celler i slike tabeller blir ofte så lange at de går over mange sider, og da blir tabellen vanskelig å lese. Det er også vanskelig å få plass til tegninger og figurer i en tabell. Derfor kan det være hensiktsmessig å gi leverandøren mulighet for å legge ved dokumenter og tegninger og bruke tabeller bare til krav som kan besvares kortfattet.
Bilag 3 – Kundens tekniske plattform
Fylles ut av deg som kunde.
I bilag 3 skal du beskrive det utstyret og de systemene anskaffelsen din skal skal fungere sammen med og være integrert med. Teknisk plattform kan omfatte servere, PC-er, nettverk og annen infrastruktur som systemet skal kjøre på og løsninger det skal integreres med.
Beskrivelsene i dette bilaget er grunnlaget for at leverandøren skal kunne beskrive hvordan det han tilbyr, vil fungere sammen med kundens eksisterende systemer. Hvis leveransen omfatter fysiske komponenter (datanettverk ol.), er det også viktig å beskrive hvor virksomheten din befinner seg geografisk.
Det er viktig at det du beskriver her, er korrekt, oversiktlig og komplett. Det er også viktig at at det kun omfatter de delene av den tekniske plattformen som er relevant for anskaffelsen. Ellers kan du risikere å få tilbudt løsninger som er mye mer omfattende enn det du trenger.
SSA-L har ikke noe bilag for teknisk plattform. Hvis det er behov for å en beskrivelse av teknisk plattform, legger du den som et vedlegg til bilag 1.
Bilag 4 – Prosjekt og fremdriftsplan for etableringsfasen eller for hele leveransen
Fylles ut av leverandøren basert på de overordnede føringene du har gitt som kunde.
Bilag 4 inneholder prosjekt og fremdriftsplan. Det er vanlig at du som kunde lager en mal, og beskriver hvilke overordnede milepæler du ønsker at leverandøren skal ha med i prosjekt og fremdriftsplanen han tilbyr. Leverandørens tilbud inneholder vanligvis datoer for når de ulike milepælene skal nås relatert til en antatt oppstartsdato.
Hvis det du skal kjøpe, er en leveranse (SSA-K eller SSA-T), skal planen for hele leveransen frem til den er akseptert, ligge i bilag 4.
Hvis du anskaffer en løpende tjeneste (SSA-V eller SSA-D), er det planen for etableringsfasen som skal ligge i bilag 4.
Hvis du anskaffer en sky-tjeneste og bruker den store eller den lille skyavtalen, skal både planen for etableringsfasen og plan for akseptansetest av det som er etablert, ligge i bilag 4.
Leveranseavtaler (SSA-K og SSA-T)
I leveranseavtalene omfatter prosjekt og fremdriftsplanen hele kontraktsperioden frem til leveransen er akseptert. Da avsluttes kontrakten, og garantiperioden starter.
Det er vanlig å anskaffe vedlikeholdsavtale samtidig med leveransen. Vedlikeholdsavtalen løper så lenge leveransen er i bruk. Den starter vanligvis opp når leveransen er akseptert, men i store anskaffelser med komplekse tilpasninger kan det være hensiktsmessig å starte den opp tidligere for å få tilgang til oppdaterte versjoner av programvaren mens etableringen pågår.
Løpende tjenesteavtaer (SSA-V, SSA-D, SSA-store og lille sky)
I de løpende tjenesteavtalene (SSA-V og SSA-D og SSA-skyavtalene) omfatter prosjektplanen etableringsfasen.
Hvis SSA-V er anskaffet sammen med systemet eller utstyret som skal vedlikeholdes, er det vanligvis ikke naturlig/nødvendig å ha en egen etableringsfase for vedlikeholdet. Hvis vedlikeholdsavtalen gjelder et omfattende system hvor utviklings- , etablerings- og/eller tilpasnings-fasen strekker seg over flere år, vil det kunne være behov for å starte vedlikeholdsavtalen før prosjektet er ferdig, for å få tilgang til oppgraderte versjoner av standardprogramvaren. Leverandørens beskrivelse skal omfatte tidsestimater for når og beskrivelser av hvordan leverandøren vil nå milepælene som kunden har angitt.
I skyavtalene (SSA store sky og SSA lille sky) skal plan for eventuelle godkjenningingsprøver (som i de andre avtalene ligger i bilag 5) inngå i bilag 4.
Når du lager planen i bilag 4, må du beskrive de milepælene du ønsker at planen skal omfatte. I leverandørens svar skal det være angitt tidsestimater for når og beskrivelser av hvordan leverandøren vil nå disse milepælene. I mange tilfeller er ikke oppstartsdato for leveranseprosjektet kjent når anskaffelsen gjøres. Derfor er det vanlig at leverandøren oppgir datoene i prosjekt- og fremdriftsplanen relativt i forhold til oppstartsdato for kontrakten.
Bilag 5 – Testing og godkjenning eller Tjenestenivå
Fylles ut av leverandøren basert på de overordnede føringene du har gitt som kunde.
I leveranseavtalene (SSA-K, SSA-T og SSA-S) inneholder dette bilaget plan for test eller godkjenningsprøve.
I de løpende tjenesteavtalene (SSA-V, SSA-D og SSA store og lille sky) inneholder dette bilaget tjenestenivåavtalen. I SSA-L ligger tjenestenivåavtalen i bilag 4.
Godkjenningsprøve (SSA-K) eller Testing og godkjenning (SSA-T og SSA-S)
Kunden kan stille krav i dette bilaget som begrenser antall feil av ulike kategorier som programvaren kan inneholde ved oppstart av akseptansetesten.
Tjenestenivå med prisavslag eller standardiserte kompensasjoner (SSA-V, SSA-D, SSA-L, SSA store sky og SSA lille sky)
I løpende tjenesteavtaler stilles det krav om at tjenestene skal oppfylle kravene om oppetider m.m. som er beskrevet i tjenestenivåavtalen. Leverandøren skal fylle ut bilaget basert på de overordnede føringene som kunden har gitt i bilag 1 og i dette bilaget.
Hvis leverandøren ikke overholder kravene i tjenestenivåavtalen, har kunden krav på prisavslag eller andre økonomiske kompensasjoner. De skal fremgå av tjenestenivåavtalen i dette bilaget.
Bilag 6 – Administrative bestemmelser
Fylles ut av leverandøren ut fra de overordnede føringene du har gitt som kunde.
I leveranseavtaler er de administrative bestemmelsene knyttet til etableringsprosjektet som løper frem til leveransen er levert og godkjent. Det er derfor viktig å se dem i sammenheng med føringene i bilag 4.
I løpende tjenesteavtaler er de administrative bestemmelsene i tillegg knyttet til gjennomføringen av de løpende tjenestene. Leverandører som leverer løpende tjenester, har ofte standardiserte administrative rutiner som de ikke ønsker å gjøre omfattende tilpasninger i for enkeltkunder. Kunden bør derfor ikke stille detaljerte krav til hvordan leverandørens administrative rutiner skal være utformet hvis ikke dette er av vesentlig betydning for kunden.
Bilag 7 – Pris og prisbestemmelser
Fylles ut av leverandøren ut fra de overordnende føringene du har gitt som kunde.
Du kan lage et oppsett for hvordan leverandøren skal oppgi prisene sine for å gjøre det enklere å sammenlikne tilbudene.
I de løpende avtalene SSA-D, SSA store sky og SSA lille sky skal bilag 7 også omfatte leverandørens tjenestekatalog med prissatte standardtjenester. Endringer og oppdateringer av tjenestekatalogen skal håndteres i henhold til bestemmelsene om endringshåndtering i kapittel 3 i avtalen.
Bilag 8 – Endringer i den generelle avtaleteksten
Fylles ut av deg som kunde hvis du ønsker å gjøre endringer i den generelle avtaleteksten i den SSAen du bruker.
Du skriver først opp referansen til kapitlet og avsnittet i den generelle avtaleteksten som du ønsker å endre på, så gjengir hele avtaleteksten slik den står i avtalen, og så legger du inn den teksten du vil erstatte den med. Hvis du ønsker å gjøre flere endringer, gjør du tilsvarende for de neste kapitler og avsnitt du ønsker å endre.
Du må være veldig bevisst når du gjør endringer. Avtaleteksten i SSA-ene er laget for å fungere som et hele, og det er mange avhengigheter mellom ulike deler av avtalen. Avtaleteksten henviser mye til andre steder i avtalen og til beskrivelser i ulike bilag. Hvis du gjør endringer i avtaleteksten som du ikke helt skjønner rekkevidden av, kan du risikere at avtalen ikke fungerer helt etter hensikten .
Endringer i avtaleteksten må du gjøre før du lyser ut konkurransen. Gjør du endringer etter at du har tildelt kontrakt, blir ikke konkurransevilkårene like for alle (potensielle) tilbydere.
Bilag 9 – Endringer i Avtalen etter avtaleinngåelse
Dette bilaget skal være tomt når du lyser ut konkurransen.
Hva slags endringer du har lov til å gjøre i avtalen etter avtaleinngåelse, er regulert i kapittel 3. Der står også beskrivelsen av selve endringsregimet. Det skal føres katalog over alle endringer som gjøres etter avtaleinngåelse. Endringskatalogen er vanligvis elektronisk, og lenken til den legger du i dette bilaget.
Bilag 10 – Lisensbetingelser/standardvilkår for standard programvare og fri programvare
I dette bilaget kan leverandøren legge inn kopi av eller referanse til lisensbetingelser/standardvilkår som gjelder programvaren han tilbyr.
Når leverandøren baserer tilbudet sitt på standardprogramvare eller fri programvare, begrenser lisensbetingelsene hvilke endringer han gjøre i denne programvaren. Som kunde er det viktig for deg å vurdere om disse lisensbetingelsene er akseptable i den sammenhengen du skal bruke programvaren.
Bilag 11 – Databehandleravtale
Den utfylte databehandleravtaleravtalen skal ligge her. Når du lyser ut konkurransen, kan du legge ved den malen for databehandleravtale som du ønsker å bruke.
I de avtalene hvor det behandles personopplysninger, skal det inngås en databehandleravtale. Den utfylte avtalen skal ligge her.
Kontraktsinngåelse
Det er viktig å være grundig og nøyaktig og få lagt inn alle endringer som er gjort i løpet av anskaffelsesprosessen. I komplekse IT-anskaffelser brukes det ofte prosedyrer hvor det er mye kontakt mellom kunde og leverandør, og da gjøres det gjerne mange små og store endringer og presiseringer i kontrakten som det er viktig å få med.
Hva skal fylles ut i avtalen ved kontraktsinngåelse?
- På side 2 i avtalen må du fylle ut hva avtalen gjelder, navnet på kunden og leverandøren som har inngått avtalen, sted og dato, organisasjonsnummeret til kunde og leverandør og underskrift. Avtalen skal undertegnes i to eksemplarer – ett til hver part.
- Det er også vanlig at partene paraferer ved å skrive initialene sine på alle sider i avtalen og i en del tilfeller også i bilagene.
- I kapittel 1.2 Bilag til avtalen er det en tabell med navn på alle bilagene, en Ja-kolonne og en Nei-kolonne. Det skal krysses av i Ja-kolonnen for alle bilag som ligger ved i avtalen, og i Nei-kolonnen for alle bilag som ikke er med.
Gjennomføring av avtalen
Partenes representanter
Ved oppstart av avtalen skal kunde og leverandør oppnevne en representant som opptrer på vegne av parten i saker som angår avtalen.
Detaljering, tilpasning/utvikling og etablering
Avtalene starter opp med en fase hvor kunden og leverandøren samarbeider om å konkretisere og detaljere det som står i til leverandørens tilbud. I SSA-T, SSA-S, SSA-D og SSA store sky varer denne fasen ofte ett eller flere år. Fasen styres av prosjektplanen, og det kan være en fare for å glemme det som står i avtalen, særlig hvis det gjøres endringer. Avtalen har et formelt regime for endringshåndtering, og det er viktig å sjekke at de dokumentene som lages i prosjektet, stemmer overens med det som ligger i avtalen. Det er også viktig å oppdatere endringskatalogen i bilag 9 ved eventuelle endringer.
Test og/eller godkjenningsprøve
Både i leveranseavtaler og løpende tjenesteavtaler skal det gjennomføres en test eller en godkjenningsprøve før leveransen eller etableringen av tjenesten tas i bruk. Det varierer fra avtale til avtale hvem av partene som skal lage planen og gjennomføre testen eller godkjenningsprøven, men i alle avtalene er det kunden som skal godkjenne resultatet av testen eller prøven.
Testplanen eller planen og kriteriene for godkjenningsprøven er bilag 5 i SSA-K og SSA-T, og inngår i bilag 4 i den store og den lille sky-avtalen.
Overføring fra prosjekt til linjeorganisasjon
I SSA-K, SSA-T og SSA-S avsluttes avtalen etter at testen er godkjent. Dette innebærer vanligvis at anskaffelsesprosjektet avsluttes, at linjeorganisasjonen overtar det som er kjøpt, og at vedlikeholdsavtalen starter opp.
Ordinær drift – oppstart av tjenestenivåavtale
De løpende SSA-avtalene (SSA-V, SSA-D, SSA-L, SSA store sky og SSA lille sky) inneholder en oppstarts- eller etableringsfase som avsluttes med en akseptansetest eller godkjenningsprøve. I større anskaffelser vil det ofte være en egen prosjektgruppe som har vært kundens part i etableringsfasen. Når tjenesten systemet kommer i ordinær drift, overtar linjeorganisasjonen kommunikasjonen med leverandøren. Det er viktig å ha en god prosess for overføring av oppfølgingsansvaret til linjeorganisasjonen.
I de løpende tjenesteavtalene (SSA-V, SSA-D, SSA-L, SSA store sky og SSA lille sky) begynner tjenestenivåavtalen å løpe når systemet/løsningen er etablert og kommet over i ordinær drift. Det er viktig å ha etablert en forvaltningsorganisasjon som følger opp tjenesten overfor leverandøren.
Varigheten på avtalen
Datoen avtalen trer i kraft, skal fremgå av avtalens forside. I leveranseavtaler varer avtalen til leveransen er levert, og leveringsdato fremgår av leverandørens tilbud, enten i form av en dato for levering eller en fremdriftsplan for et leveranseprosjekt.
Løpende tjenesteavtaler starter opp når tjenesten er etablert og akseptert, og løper til de blir sagt opp av kunde eller leverandør. Oppsigelsesfristen varierer fra avtale til avtale, og oppsigelsesfristen er lengre for leverandøren enn for kunden.
Avslutning av avtalen
I leveranseavtalene (SSA-K, SSA-T og SSA-S) avsluttes avtalen når leveransen er akseptert.
De løpende tjenesteavtalene (SSA-V, SSA-D, SSA-L, SSA store sky og SSA lille sky) avsluttes hvis de sies opp av enten kunde eller leverandør. I de løpende tjenesteavtalene er det regulert i kapittel 4 hva kunden har rett på av dokumentasjon og bistand i forbindelse med avslutning av avtalen og eventuell overføring til ny leverandør.