Hvordan skape engasjement for innkjøp

Ledelse + innkjøper = ❤️

Tiltak for å forbedre anskaffelsesfunksjonen kan kreve investeringer i form av f.eks. , kompetansebygging, en ny strategi, nye digitale verktøy, flere ressurser på innkjøpsteamet. For å få gjennomslag for dette, er det viktig at ledelsen ser potensialet i anskaffelser, og hvilke gevinster investeringer i innkjøpsenheten fører til.

Ledelsen har mange temaer på sitt bord, og viljen til å prioritere å investere i en mer strategisk anskaffelsesfunksjon, er avhengig av at de ser tydelige positive effekter for virksomheten.

Hvordan få ledelsens oppmerksomhet?

Alle virksomheter har egne mål, men det er noen overordnede mål som går igjen i de fleste offentlige virksomheter.

I en rapport fra 2019 om topplederbudskap og anskaffelser, identifiseres fire mål som anskaffelser kan bidra til å nå. Målene er:

• kostnadseffektivisering
• virksomhetsmål
• samfunnsansvar
• innovasjon

Disse målene er et godt utgangspunkt når du skal engasjere ledergruppen din.

I midten av modellen ligger organisatoriske ferdigheter. Det handler om at det er visse forutsetninger i organisasjonen for å klare å jobbe strategisk med måloppnåelse.

Kostnadseffektivisering

Anskaffelser utgjør en stor del av virksomhetens budsjett og berører store deler av organisasjonen. Det er derfor ofte rom for kostnadseffektivisering gjennom forbedringer i arbeidet med anskaffelser. Det kan f.eks. være i form av prosesseffektivisering, bedre avtaledekning, færre kjøp utenfor avtale, og bedre kontraktsoppfølging. Konkrete eksempler på hvordan forbedringer i anskaffelsespraksis kan bidra til kostnadseffektivisering, vil ofte vekke engasjement.

Virksomhetsmål

Toppledelsen har ofte ikke kompetanse om eller interesse for detaljer og prosesser i anskaffelsesfunksjonen. De er interessert i å nå virksomhetsmål. Ved å vise potensialet for bedre måloppnåelse ved å jobbe bedre med anskaffelser, kan du få oppmerksomhet. Eksempler på dette kan være bedre brukertilfredshet, bedre kvalitet og bedre omdømme.

Samfunnsansvar (Klima og miljø)

De fleste offentlige virksomheter har mål innenfor klima og miljø, motvirke arbeidslivskriminalitet og ivaretakelse av menneskerettigheter. Anskaffelser er et effektivt virkemiddel for å nå disse målene, dersom man jobber systematisk med å få det til. Her kan du få ledelsens oppmerksomhet hvis du kan vise konkrete eksempler på anskaffelsers bidrag til denne måloppnåelsen, gjennom f.eks. å stille flere miljøkrav, føre klimaregnskap eller følge opp krav til lønns- og arbeidsvilkår. Risikoen for omdømmetap ved å ikke jobbe med dette, kan også virke motiverende.

Innovasjon

Innovasjon er på dagsorden hos mange toppledere i dag. Hvis man kan vise ledelsen hvordan anskaffelser kan bidra til å oppnå innovasjon i virksomheten, kan dette være med å skape interesse for mer strategisk bruk av anskaffelser. Anskaffelser er et viktig virkemiddel for å oppnå innovasjon og virksomhetsutvikling, fordi innovasjon ofte skjer i samarbeid med leverandører. Innovasjon gjennom anskaffelser er også en tydelig kommunisert politisk målsetting.

Undersøk styrende dokumenter

Akkurat hva ledelsen er opptatt av vil variere fra virksomhet til virksomhet. Når du vil finne ut hva som engasjerer akkurat din ledelse, er det lurt å begynne med å undersøke styrende dokumenter.

Hvordan Kystverket fikk med seg ledelsen

Her får du høre mer om hvordan Kystverket fikk med seg sin ledelse på veien mot mer strategiske anskaffelser.

Bli bedre kjent med motivasjon og mål

Gå i dialog med ledelsen. Bruk tid på å forstå utfordringer, mål og ambisjoner. Her handler det om å være nysgjerrig, og utforske hva ledelsen er opptatt av.

Når du senere skal utforske potensialet for gevinster ved å jobbe bedre med anskaffelser, vil du vite hvilke gevinster ledelsen er mest opptatt av. Samtalene kan også bidra til å bygge tillit, og gjøre deg selv mer synlig.

Ta deg tid til å spørre

Denne guiden vil hjelpe deg å holde de gode samtalene med ledere eller andre viktige støttespillere. Sett av tid til en uformell prat og still åpne spørsmål, benytt gjerne strukturen i guiden. Her er det viktigste at du lytter.

Samtaleguide om strategisk bruk av anskaffelser

Kilde: DFØ

Kommuniser verdien av en anskaffelsesstrategi

Bruk det du vet om virksomhetens mål, og ledelsens motivasjon når du skal forankre behovet for forbedring av anskaffelsesfunksjonen, og etablering av en anskaffelsesstrategi. Hvis du snakker et språk ledelsen forstår, og trekker frem gevinster de ser verdien av, er det mer sannsynlig at du får gjennomslag.

Inviter deg selv inn til ledergruppen for å kommunisere potensialet.