Nye løsninger for automatisk arkivering av e-post
Arkivverket ønsket å ta i bruk ny teknologi for å kunne arkivere den økende mengden digital kommunikasjon, deriblant e-post. Saksbehandlerne måtte gjøre en manuell skjønnsbasert vurdering av om noe skal tas vare på for hver eneste melding. Nå har leverandøren Simplifai utviklet en automatisk løsning som gjør jobben.
Tidsperiode
November 2020–november 2021
Utfordringsvideo
Om behovet
Arkivverket ønsket en mest mulig automatisk løsning, som kunne identifisere og vurdere hvilke e-poster og andre meldinger som skulle gjøres tilgjengelig for offentligheten og tas vare på. Det som skulle tas vare på skulle arkiveres i henhold til arkivregelverket.
Løsningen måtte utvikles i tråd med arbeidsmiljøloven og personvernforordningen. E-poster eies ikke av arbeidsgiver, men av arbeidstaker, og arbeidsgiver har som hovedregel bare innsyn i begrensede tilfeller. Dette var rammebetingelser for at en løsning skulle fungere i praksis.
Du kan lese mer om behovet i dokumentet "Vedlegg 1: Behovsbeskrivelse".
Om løsningen
Simplifai vant konkurransen, og har nå utviklet en digital løsning som automatisk arkiverer e-post. Løsningen arkiverer e-mail og vedlegg, ved automatisk klassifikasjon og informasjonsindeksering og etterlever personvern og sikkerhetskrav.
Interessert i løsningen? Ta kontakt med Simplifai.
Demonstrering av løsningen
Dokumenter brukt i konkurransen
StartOff
Arkivverkets prosjekt var en del av StartOff-programmet. StartOff var et program for innovative anskaffelser, hvor offentlige oppdragsgivere fikk utviklet løsninger på sine behov, gjennom en prosess spesialtilpasset oppstartsselskaper. Programmet er nå avsluttet, men denne innovative anskaffelsesmetodikken kan fortsatt benyttes.