Nye løsninger for automatisk arkivering av e-post

Arkivverket

Nye løsninger for automatisk arkivering av e-post

Arkivverket ønsket å ta i bruk ny teknologi for å kunne arkivere den økende mengden digital kommunikasjon, deriblant e-post. Saksbehandlerne måtte gjøre en manuell skjønnsbasert vurdering av om noe skal tas vare på for hver eneste melding. Nå har leverandøren Simplifai utviklet en automatisk løsning som gjør jobben.

Tidsperiode

November 2020 – november 2021.

Utfordringsvideo

Om behovet

Arkivverket ønsket en mest mulig automatisk løsning, som kunne identifisere og vurdere hvilke e-poster og andre meldinger som skulle gjøres tilgjengelig for offentligheten og tas vare på. Det som skulle tas vare på skulle arkiveres i henhold til arkivregelverket.

Løsningen måtte utvikles i tråd med arbeidsmiljøloven og personvernforordningen. E-poster eies ikke av arbeidsgiver, men av arbeidstaker, og arbeidsgiver har som hovedregel bare innsyn i begrensede tilfeller. Dette var rammebetingelser for at en løsning skulle fungere i praksis.

Du kan lese mer om behovet i dokumentet "Vedlegg 1: Behovsbeskrivelse".

Om løsningen

Simplifai vant konkurransen, og har nå utviklet en digital løsning som automatisk arkiverer e-post. Løsningen arkiverer e-mail og vedlegg, ved automatisk klassifikasjon og informasjonsindeksering og etterlever personvern og sikkerhetskrav.

Interessert i løsningen? Ta kontakt med Simplifai.

Demonstrering av løsningen

Dokumenter brukt i konkurransen

Konkurranseregler StartOff: Nye løsninger for automatisk arkivering av e-post
docx 130.17 KB
Vedlegg 1: Behovsbeskrivelse, Nye løsninger for automatisk arkivering av e-post
pdf 138.28 KB
Vedlegg 2: Mal for idéskisse, Nye løsninger for automatisk arkivering av e-post
docx 39.2 KB
Vedlegg 3: StartOffs forsknings- og utviklingsavtale, Nye løsninger for automatisk arkivering av e-post
docx 87.22 KB

StartOff

Arkivverkets prosjekt var en del av StartOff-programmet. StartOff var et program for innovative anskaffelser, hvor offentlige oppdragsgivere fikk utviklet løsninger på sine behov, gjennom en prosess spesialtilpasset oppstartsselskaper. Programmet er nå avsluttet, men denne innovative anskaffelsesmetodikken kan fortsatt benyttes.

Kontaktinformasjon

Ta kontakt via sparretelefonen for mer å få mer informasjon om prosjektet, den offentlige virksomheten eller gjennomføring av innovative anskaffelser.

Sparretelefonen
  • e-post sparretelefon [at] dfo.no (sparretelefon[at]dfo[dot]no)
  • telefon 404 34 830
Oppdatert: 19. januar 2024

Fant du det du lette etter?

Nei

Det beklager vi!

Tilbakemeldingen din er anonym og vil ikke bli besvart. Vi bruker den til å forbedre nettsidene. Hvis du vil ha svar fra oss, ta kontakt på telefon, e-post eller kundesenter på nett.