Riksrevisjonen har gjort greie for kva krav som gjeld til arkivering av anskaffingsdokumentasjon.
Riksrevisjonen har i brev av 27.08.2010 til Difi svart på kor lenge anskaffingsdokumentasjon skal oppbevarast i arkivet til ein statleg oppdragsgivar, og kor langt tilbake Riksrevisjonen kan gå for å forsikre seg om at ei anskaffing er gjennomført i samsvar med gjeldande regelverk, kor lenge avtalar skal oppbevarast og kva lovverk som ligg til grunn for oppbevaringstid for anskaffingsdokument.
Minst 10 år
Eit statleg organ må oppbevare anskaffingsdokumentasjon til Stortinget har behandla Riksrevisjonens rapport.
Riksrevisjonen legg til grunn at revisjonen er avslutta og Stortinget har behandla Riksrevisjonen. Rapportering i Dokument 1.
Det må vidare tas omsyn til kor lenge det framleis vert rekneskapsført transaksjonar på bakgrunn av ein avtale eller gjennomført anskaffing.
Avtalen og grunnlagsdokumentasjon til denne må oppbevarast i minst 10 år.
Avtalar
Avtalar må oppbevarast i minst 10 år og så lenge utgifter kjem til.
Så lenge det kan gjerast tilleggsbestillingar/endringsarbeid og liknande med heimel i ein avtale, må anskaffingsdokumentasjonen oppbevarast i verksemda.
Grunnlagsdokumentasjon for avtalen (t.d. konkurransegrunnlaget eller tilbodet) som gir vesentleg tilleggsinformasjon til avtalen, eller som det vert vist til i avtalen, skal oppbevarast like lenge.
Rammeavtalar
Rammeavtalar må oppbevarast så lenge utgifter kjem til, og minst 10 år.
Dokumentasjon om rammeavtalar må oppbevarast så lenge avtalen varer og så lenge det framleis kan gjerast avrop på avtalen og verte rekneskapsført utgifter.
Grunnlagsdokumentasjon for avtalen (t.d. konkurransegrunnlaget eller tilbodet) som gir vesentleg tilleggsinformasjon til avtalen, eller som det vert vist til i avtalen, skal oppbevarast like lenge.