Korleis lage innkjøpsstrategi og planleggje gjennomføring av drift, service og vedlikehald for byggeprosjekt.
Politiske føringar, innkjøpsstrategi for FDV og vedlikehaldsplan for FDV vil vere styrande for innkjøp av drift-, service- og vedlikehaldstenester. I tillegg vil tilstandsanalysar eller andre rapportar ha noko å seie for kva slags prosjekt som skal prioriterast.
Innhaldet i ein innkjøpsstrategi for FDV
Ein innkjøpsstrategi for forvalting, drift og vedlikehald (FDV) bør innehalde følgande moment:
- Mål, under dette også mål og krav for miljø og sosialt ansvar
- Planlagde tiltak for å nå måla
- Ansvarsfordeling
- Tidsplan
- Kontroll av resultat og måloppnåing
- Revisjon av strategien
Politiske føringar og nye pålegg i regelverk
Kommuneplanar eller politiske enkeltvedtak kan leggje føringar for kva som skal prioriterast i innkjøpsstrategi og vedlikehaldsplan for FDV. Endringar i regelverket kan føre til omprioriteringar og nye oppgåver, til dømes om det kjem nye offentlege pålegg om brannsikring, universell utforming og kvalitet på arkivrom.
Andre tiltak som kan vere politisk eller administrativt styrte, er enkel rehabilitering av toalett, kantine, rasteplass eller busstopp.
Det bør skiljast mellom tiltak som:
- Må utførast på grunn av nytt regelverk
- Ønskast utført for å gje stor trivselsvinst
- Må løysast i høve til leigekontrakt eller funksjonskontrakt
- Vil redusere ein større kostnad om det blir gjort tidleg, i staden for å vente til det oppstår behov for full rehabilitering
Leiinga i verksemda har ansvaret for utarbeiding, godkjenning og oppdatering av innkjøpsstrategien. Strategien bør oppdaterast årleg. DFØ har laga rettleiing om korleis ein etablerer ein innkjøpsstrategi.
Planlegging av konkurransar
Det er viktig å avklare kva slags oppgåver for drift og vedlikehald som kan handterast med interne ressursar eller gjennom eksisterande rammeavtalar, og kva slags oppgåver som må kjøpast inn eksternt etter innkjøpsregelverket.
Om det skal arrangerast ein eigen tilbodskonkurranse, må storleiken, typen og omfanget av innkjøpet avklarast før ein kan velje innkjøpsprosedyre. Du må også vurdere behovet for rammeavtale eller om du kan løyse behovet ved eit enkelt innkjøp. Rammeavtalar er nyttige for mange oppgåver innan drift, service og vedlikehald.
Oppgåver som må løysast ofte, eignar seg best for rammeavtale, medan meir sjeldne og spesielle oppgåver eignar seg best for eit eige innkjøp. Til dømes kan regelmessig vedlikehald av vegar løysast med rammeavtale. Ulike delar av vedlikehaldet kan fordelast på éin eller fleire leverandørar, avhengig av konkurranseforma og resultatet av denne.
Oppgradering og rehabilitering av eit vass- og reinseanlegg kan til dømes utløyse éin eller fleire tilbodskonkurransar.
Det kan vere lurt å gjere ei marknadsundersøking for å få kunnskapar om produkta og marknaden. Ei slik undersøking kan til dømes gjerast for å sjå talet på aktuelle leverandørar og kapasitet eller kva slags avropsmekanismar som er best eigna.
Gjennomføring av konkurransen
For kvart innkjøp må det utarbeidast eit konkurransegrunnlag som bør innehalde:
- Skildring av kva som skal kjøpast inn
- Omfang og frekvens for tenesta
- Rammevilkår, til dømes produktspesifikasjonar, responstid og energikrav
- Driftsoppgåver, til dømes skifte lyspærer, mindre målearbeid og snørydding
- Vedlikehaldsoppgåver, som måling av innvendige og utvendige overflater
- Serviceavtalar, SD anlegg, brannvarslingssystem, heis og grøntanlegg
Krav til sosialt ansvar i konkurransegrunnlaget
Legg inn krav til sosialt ansvar i kravspesifikasjon eller som kontraktskrav. Slike krav kan vere:
- Krav til at materialvalet skal følgje etiske prinsipp
- Krav til at leverandør og underleverandørar skal følgje lovverk knytt til sosial dumping
- Krav til at leverandør skal dokumentere tilhøva nemnt over
- Krav til at oppdragsgjevar eller ein tredjepart skal ha rett til innsyn og eventuelt gjennomføre revisjonar for å kontrollere tilhøva nemnt over
Det er viktig å sikre at krav til sosialt ansvar er moglege å følge opp i praksis sjølv med ein mindre prosjektorganisasjon, og sannsynlegvis også med mindre tid til undersøkingar før innkjøp.