Lær om anskaffelsesprosedyrene åpen og begrenset tilbudskonkurranse.
Når benytte tilbudskonkurranse?
Alle anskaffelser som skal følge forskriftens del II, skal gjennomføres etter prosedyrene åpen eller begrenset tilbudskonkurranse, jf. anskaffelsesforskriften § 8-3. Forskriftens del II gjelder for anskaffelser av kontrakter med en anslått verdi på minst 1.3 millioner kroner ekskl. mva., men som ikke overstiger EØS-terskelverdiene i § 5-3.
Tilbudskonkurranse er en fleksibel prosedyre som åpner for dialog med leverandørene om alle sider ved tilbudet.
Forskjellen på begrenset og åpen tilbudskonkurranse
I en åpen tilbudskonkurranse kan alle interesserte leverandører gi tilbud.
I en begrenset tilbudskonkurranse kan alle interesserte leverandører levere forespørsel om å få delta i konkurransen. Det er imidlertid bare de leverandørene som oppfyller kvalifikasjonskravene som oppdragsgiver har satt, som vil bli invitert til å levere tilbud i konkurransen.
Ved bruk av begrenset tilbudskonkurranse har oppdragsgiver anledning til å sette en grense for hvor mange leverandører som skal få levere tilbud. Dersom denne muligheten benyttes, må oppdragsgiver opplyse om det i anskaffelsesdokumentene. Grensen kan ikke settes lavere enn tre tilbydere, jf. forskriftens § 8-9.
Hvis oppdragsgiver skal foreta en utvelgelse blant de kvalifiserte leverandørene, skal dette gjøres etter objektive og ikke-diskriminerende kriterier eller regler som er fastsatt i kunngjøringen. Disse kriteriene kalles vanligvis for utvelgelseskriterier. Les mer om i veiledning om utvelgelse av leverandører.
Når benytte åpen tilbudskonkurranse, og når benytte begrenset tilbudskonkurranse?
En åpen tilbudskonkurranse egner seg best i konkurranser hvor det ikke er for ressurskrevende for leverandørene å utarbeide tilbud og for oppdragsgiveren å evaluere tilbud. En fordel med åpen tilbudskonkurranse er at oppdragsgiver får vurdere tilbudene, og eventuelle alternative løsninger, fra alle kvalifiserte leverandører.
En begrenset tilbudskonkurranse kan være aktuelt å benytte dersom det anses ressurskrevende å utarbeide og evaluere tilbudene. I slike tilfeller kan det være hensiktsmessig å begrense antall tilbud, for å begrense ressursbruken både på leverandørsiden og for oppdragsgiver. Hvor mye tid og ressurser oppdragsgiver trenger for å evaluere tilbudene, beror på det aktuelle leverandørmarkedet, herunder hvor mange potensielle leverandører som finnes. Dette bør oppdragsgiver gjøre seg kjent med før konkurransen kunngjøres.
Dersom det ikke er så mange potensielle leverandører i markedet, kan det likevel være aktuelt å benytte en åpen tilbudskonkurranse. Da overlates leverandørene selv til å vurdere om de ønsker å bruke ressurser på å utarbeide tilbud.
Planlegging av dialogen
Dersom oppdragsgiver planlegger å ha dialog med leverandørene, skal han opplyse om dette i anskaffelsesdokumentene. Oppdragsgiver skal videre angi hva dialogen vil gjelde, og så langt som mulig beskrive hvordan dialogen vil bli gjennomført, jf. anskaffelsesforskriften § 9-3 tredje ledd.
Utgangspunktet er likevel at oppdragsgiver ikke blir bundet av disse opplysningene i anskaffelses- dokumentene. Dette følger også av hovedregelen om at oppdragsgiver først må bestemme om han vil ha dialog etter tilbudsfristens utløp, og at oppdragsgiver kun må informere om hva han «planlegger», jf. §§ 9-2 tredje ledd og 9-3 tredje ledd. Se også KOFA-sak 2019/670 hvor klagenemnda uttaler at oppdragsgiver som hovedregel har rett til å ombestemme seg.
Hvordan gjennomføre en tilbudskonkurranse?
Konkurransen skal kunngjøres i Doffin, jf. anskaffelsesforskriften § 8-17.
Om oppdragsgiver ønsker å ha dialog eller ikke, kan han beslutte etter at tilbudsfristen er utløpt. Etter tilbudsfristens utløp må oppdragsgiver beslutte om kontrakten skal tildeles kun basert på en vurdering av de tilbudene som er mottatt, eller om oppdragsgiver skal ha dialog om ett eller flere tilbud. Oppdragsgiver må altså ikke gjennomføre dialog med alle de leverandørene det er mottatt tilbud fra, jf. § 9-3 andre ledd. Forskriften stiller heller ikke minimumskrav til antall leverandører det må føres dialog med, men utvelgelsen skal skje i samsvar med likebehandlingsprinsippet, jf. forskriften § 9-3 andre ledd.
Dialog med tilbyder kan omfatte alle sider av tilbudet og kan omfatte alt fra korte avklaringer av uklarheter til fulle forhandlinger av alle sider ved tilbudet. En forutsetning er likevel at dialogen gjennomføres i samsvar med de grunnleggende prinsippene i loven § 4, og særlig likebehandlingsprinsippet. Oppdragsgiver kan også utsette avgjørelser om avvisning av tilbud til han har gjennomført en eventuell dialog, jf. anskaffelsesforskriften § 9‑7 andre ledd.
Dialogen kan gjennomføres i perioden fra tilbudsfristens utløp og frem til oppdragsgiver innstiller om valg av tilbud.
Se eksempler på avgjørelser fra KOFA som gjelder tilbudskonkurranse: