I Steg 3 skal du utarbeide en innkjøpsplan for kommende år for å sikre at planlagte anskaffelser forankres i virksomhetens behov.
Planlegging av kommende innkjøp bør dokumenteres i en innkjøpsplan hvor planlagte aktiviteter og effekter innen anskaffelsesområdet settes opp. Innkjøpsplanen må koordineres med budsjettprosessen for kommende år, samt bygge på den etablerte avtaleoversikten.
Innkjøpsplanen, sammen med avtaleoversikten og spendanalysen, danner grunnlag for å prioritere og planlegge gevinster.
Innkjøpsplanen skal bidra til
- Bedre prioritering av ressurser
- Bedre planlegging og styring av innkjøpsaktivitetene
- Bedre koordinering av anskaffelser på tvers av selskapet slik at eventuelle synergier kan tas ut
- Å hindre ad hoc hasteprosesser
Planen bør utarbeides i et samarbeid mellom økonomifunksjonen, innkjøpsansvarlig og linjen. Hver kostnadspost i budsjettet kontrolleres opp mot avtaledekning. Kostnader og investeringer som mangler avtale bør føres opp som en planlagt anskaffelse. Fornyelse eller utløsing av opsjoner på eksisterende avtaler føres også opp i planen.
Forslag til relevante styringsparametere (KPIer)
- Kostnad / pris pr anskaffelse: Registrere medgått tid pr ansatt involvert, og regnes om i lønn.
- Anskaffelser som gjennomføres i henhold til plan: Måles i % av avsluttende anskaffelser.