Kjøp av etisk kaffi, te og kakao

Samfunnsansvar i strategien

Difi vedtok i 2015 ein ny anskaffingsstrategi som seier at miljøvennlege og samfunnsansvarlege produkt skal vurderast og prioriterast. Forankring av miljø- og samfunnsansvar i strategien gjorde det lettare for Difi å ikkje berre fokusere på pris i evalueringa.

Konkurransegjennomføring

Innkjøpsavdelinga hos Difi visste at det fanst økologisk og rettferdig produsert kaffi, te og kakao på marknaden, så det var ikkje ueinigheit om at det var eit rimeleg krav å stille. - Vi såg på konkurransegrunnlag frå andre statlege verksemder som hadde gjort liknande anskaffingar. Av dette materialet kunne vi trekkje noko lærdom.

– Vi ønskte økologisk og rettferdig produserte produkt, men hadde nokre utfordringar med å lage krava. Vi var redde for at prisane skulle verte for høge, kommenterer Pirjo Grüner, seniorrådgivar i Difi. - Til slutt landa vi på å kreve økologiske og/eller rettferdig produserte produkt. Ved tildeling vart det gitt poeng viss leverandøren kunne tilby både økologiske produkt og sertifisering på rettferdig produksjon. Tilboda vart evaluerte på 40 prosent kvalitet og 60 prosent pris. Kaffimaskinar, produktutval, service, vedlikehald og brukarvennlegheit inngjekk i kvalitetsomgrepet.

Konkurransen vart utlyst og seks tilbod kom inn. Av desse kunne berre fire tilby økologisk og/eller rettferdig produsert kaffi, te og kakao. Eit testpanel testa kaffi, og alle i testpanelet var einige om kva kaffi dei likte best. Testing av te og kakao vart ikkje gjort, fordi det vert drukke mykje meir kaffi.

Forhandling

Avtalen var under EØS’ terskelverdi og ga dermed moglegheit til forhandling. Tre leverandørar vart valde til forhandling, sidan maskina til den fjerde leverandøren var for dyr. Leverandørane kunne tilby ganske likt med tanke på pris og kvalitet. Teen til leverandøren av den best likte kaffien var veldig dyr, så innkjøpsavdelinga sjekka priser for tilsvarande varer på nett og peika på at det burde vere mogleg å få ein mykje rimelegare pris. Slik fekk vi forhandla fram ein konkurransedyktig pris for teen.

Leigeavtalen på kaffimaskinane vart sett til 5 år sidan dette var anteken avskrivingstid og derfor ga grunnlag for ein gunstig pris på maskinleiga. I tillegg skulle maskinane ha best mogleg universell utforming. Sidan kaffi, te og kakao kostar like mykje som maskinleige, vart det lagt like mykje vekt på pris på begge områda. Sidan prisen på det beste produktet ikkje var den lågaste, var moglegheita til å evaluere kvaliteten og samfunnsansvar ved produktvalet avgjerande for utfallet av konkurransen.

Oppfølging av avtalen

Innkjøpsavdelinga får berre positiv tilbakemelding frå brukarar om kaffien. Avtalen vart dyrare enn om pris hadde vore det einaste kriteriet, men vi tykkjer vi no har fått til ei betre anskaffing, med kvalitetsprodukt og smakfull kaffi som kan drikkast med godt samvit.

Krava til økologiske og etiske produkt vil verte følgde opp i statusmøte med leverandøren. Der vil vi ta opp service, levering av produkt og kvalitet. I tillegg vil vi sjå etter at bestillarar held fram med å velje dei økologiske og rettferdig produserte varene, i tråd med anskaffingsstrategien.